Drie Hoogheemraadschappen ontvangen al 16% e-facturen

Voor sommige decentrale overheden is het toekomstmuziek, maar 3 Hoogheemraadschappen – in de volksmond waterschappen – bewijzen dat het kan: ruim vóór de wettelijke verplichting van 18 april 2019 ontvangen de Hoogheemraadschappen Schieland/Krimpenerwaard, Rijnland en Delfland samen al ruim 16% van alle facturen als e-factuur. Zo’n overtuigend aantal vraagt om nadere toelichting. PIANOo had een interview met Arjen Looijenga. Hij is de overall verantwoordelijke projectleider e-invoicing bij de Financiële Eenheid van de 3 genoemde hoogheemraadschappen. (februari 2019)

Kick off

We trappen het interview af met de vraag hoe en wanneer de Hoogheemraadschappen startten met het realiseren van de technische voorzieningen. Looijenga: “Eigenlijk waren we al eind 2017 technisch gereed voor de drie Hoogheemraadschappen. Als Gemeenschappelijke Financiële Eenheid rollen we dit project voor alle 3 tegelijk uit. Dat is wel zo efficiënt natuurlijk. Door de integratie van billing serviceprovider eVerbinding in de door de Hoogheemraadschappen gebruikte ERP-software van AllSolutions, was het ontsluiten op Simplerinvoicing (PEPPOL) een fluitje van een cent. De eerste e-factuur werd succesvol ontvangen en verwerkt binnen één uur na start van de eerste registratie op het e-facturatie netwerk.”

Techniek geen issue

Maar als het zo simpel is, waarom neemt e-factureren dan niet sneller bij veel andere decentrale overheden een grote vlucht? Looijenga: “Het zit ‘m niet in het realiseren van de ICT-voorzieningen. Ook al zou dat bij organisaties iets complexer kunnen liggen dan bij ons, dan nog is dat eigenlijk geen issue. Het realiseren van een doorlopende, werkende stroom e-facturen kan wel een knelpunt zijn. Feit is dat wij zien dat je toeleveranciers continu moet informeren en stimuleren. Een eenmalige actie heeft nauwelijks zin. Geloof het of niet, maar ik ruim elke week, bij voorkeur op de maandagmiddag, een paar uur in om toeleveranciers te bellen met het e-facturatie verhaal. Je moet als het ware de mind-set veranderen. Keer op keer belicht ik de voordelen en ook de praktische kant van de zaak. Want het technisch in staat zijn een e-factuur te verzenden en te ontvangen, betekent lang niet altijd dat het goed gaat. Er hoeft maar één veldje verkeerd te zijn ingevuld en een factuur wordt geweigerd. Dat is vervelend en stimuleert helaas ook niet, maar dat soort fouten zit nu eenmaal in een opstartfase. En daar begeleiden mijn collega’s en ik onze toeleveranciers dus bij”.

Business as usual

Het enthousiasme van Looijenga is aanstekelijk. Gevraagd naar een aantal namen van kleine en grote toeleveranciers die inmiddels e-facturen sturen, lepelt hij ze als een waterval op: “Bekende, landelijk e-facturerende partijen, ook naar ons, zijn bijvoorbeeld Stedin, Sweco (de voormalige Grontmij, red.), en Suez afvalverwerking. Maar ook toeleveranciers hier uit de regio zoals Vijverberg Juristen en een fotograaf, Hans Tak, sturen ons e-facturen. Die laatste doet dat dan ook gewoon vanuit zijn boekhoudpakket via Simplerinvoicing. Zo eenvoudig kan het zijn.

Een ander mooi voorbeeld is een adviesbureau waar wij diensten van afnemen. Langzaam maar zeker kon ik ze overtuigen van het nut en misschien wel de noodzaak om e-facturen te gaan sturen. Want het is immers de toekomst. Op korte termijn verwacht ik van hen de eerste e-factuur. Daar zullen misschien eerst nog wat haken en ogen aan zitten, maar zodra die opgelost zijn, volgt er vast en zeker een continue stroom e-facturen en wordt het business as usual.”

Collega’s op de werkvloer

“Ik merk het helaas wel eens bij andere organisaties: een beetje een vergeten groep zijn je eigen collega’s die de binnenkomende e-facturen moeten verwerken. Het veranderen van de mindset die ik net noemde voor toeleveranciers, moet ook bij hen plaatsvinden. Om die reden, maar ook vanuit heel praktisch oogpunt werden bijvoorbeeld ook de collega’s van de afdeling Inkoop betrokken. Zij zijn degenen die inmiddels alle brieven en documenten hebben aangepast die met inkoop en aanbesteden te maken hebben. De verplichting om e-facturen te gaan sturen is er niet in opgenomen, maar wel een dringende wens daartoe, aldus Looijenga.”

Ambities 2019

We vragen Looijenga wat 2019 aan ambities en plannen met zich meebrengt. “Het onder de aandacht brengen en stimuleren van e-factureren bij toeleveranciers is blijvend noodzakelijk. Daar moet je gewoon structureel aan werken en dat gaan we in 2019 dan ook doen. Daarnaast willen we nog voor de zomer onze eerste e-facturen kunnen verzenden. Dat zit weliswaar niet in de wettelijke verplichting, maar vinden we aan onze stand verplicht. We beginnen met het onderling tussen onze 3 hoogheemraadschappen verzenden van e-facturen. Het mooie daarvan is dat we natuurlijk het hele proces nauwlettend in de gaten kunnen houden. Van verzending tot ontvangst en de verwerking daarna. We zijn op dit vlak immers één organisatie. We leren van wat er fout gaat en kunnen dat vervolgens aanpassen. En dat maakt de weg vrij om ook succesvol buiten onze 3 organisaties e-facturen te gaan verzenden. En zo gaat e-factureren echt vliegen en kunnen steeds meer organisaties de voordelen benutten. Daar doen we het allemaal voor, toch?”