E-factureren in het inkoopbeleid

E-factureren heeft voordelen op het gebied van betrouwbare informatievoorziening, verhoging van efficiency en verbeterde digitale dienstverlening en betaalgedrag. Dit klinkt aantrekkelijk, maar deze voordelen bereikt u alleen als veel van uw toeleveranciers daadwerkelijk overstappen op e-factureren. Toeleveranciers hebben soms een duwtje nodig om te starten met het sturen van e-facturen. Op deze webpagina leest u hoe u via uw inkoopbeleid kunt bijdragen aan het succes van e-factureren zodat u als organisatie daarvan de vruchten plukt.

De rol van inkoop bij de groei van e-factureren

Inkoop kan hier aan bijdragen door enerzijds bij de bestaande contractpartijen het e-factureren voor het voetlicht te brengen en te stimuleren. Dit is het zogenoemde “onboarden” van toeleveranciers. PIANOo heeft hiervoor een onboarding-toolkit samengesteld. Anderzijds kan de inkoop tijdens het inkoopproces nieuwe toeleveranciers tijdig en duidelijk informeren over e-facturatie. Onderdeel van deze informatievoorziening is het borgen van e-facturatie in de inkoopvoorwaarden (algemene voorwaarden) en de aanbestedingsdocumenten (offerteaanvraag en overeenkomst). Ter ondersteuning kunt u een verzendspecificatie e-factureren opstellen: een document met informatie die uw toeleverancier nodig heeft om e-facturen naar u te kunnen versturen. Dit document is ook bruikbaar voor onboarding activiteiten.

Toolkit onboarding e-factureren

Hieronder vindt u uitleg over en voorbeelden hoe u e-facturatie kunt borgen in:

De verzendspecificatie e-factureren  
De (model) inkoopvoorwaarden 
De (model) overeenkomst  
De offerteaanvraag

De verzendspecificatie e-factureren

“De wetgever adviseert alle aanbestedende diensten om aan hun leveranciers duidelijk kenbaar te maken dat zij gereed zijn om e-facturen die voldoen aan de EU-norm te ontvangen en op welke wijze zij deze graag willen ontvangen. Dit kunnen aanbestedende diensten eenvoudig realiseren door bijvoorbeeld een instructie (verzendspecificatie e-factureren) in hun inkoopovereenkomsten op te nemen of door zich in het adresboek van het PEPPOL e-Delivery netwerk te (laten) registreren als een ontvanger”. Deze informatie kunt u terug vinden in de Nota van Toelichting van het Besluit van 6 september 2018 tot wijziging van het Aanbestedingsbesluit en het Aanbestedingsbesluit op defensie- en veiligheidsgebied in verband met de implementatie van richtlijn 2014/55/EU van het Europees Parlement en de Raad van 16 april 2014 inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten.

Nota van Toelichting  op officielebekendmakingen.nl

Nut verzendspecificatie e-factureren

PIANOo onderschrijft het nut van de ‘verzendspecificatie e-factureren’. Het document is van waarde als onderdeel van de aanbestedingsdocumenten voor (potentiële) toeleveranciers. Tevens past het in de onboarding informatie om uw bestaande toeleveranciers op de hoogte te brengen van uw intentie om te gaan e-factureren. Daarnaast is het betrekkelijk eenvoudig om de verzendinstructie e-factureren te wijzigen wanneer een aanpassing moet plaatsvinden. Bijvoorbeeld wanneer de te gebruiken e-factuurnorm zou veranderen.

Inhoud verzendspecificatie e-factureren

In de verzendspecificatie e-factureren vermeldt u:

  • welk factuurformaat u wilt ontvangen,
  • welk factuurkanaal u gebruikt / hoe u de e-factuur wilt ontvangen,
  • de gewenste factuuropbouw: de aanvullende bepalingen over de opbouw van het bericht inclusief de noodzakelijke informatie (welke factuurvelden dienen te worden gebruikt op een e-factuur) om deze zonder vertraging te kunnen verwerken. Denk hierbij aan inkoopordernummer of referentie of andere voor u noodzakelijke informatie om de factuur te kunnen verwerken. Feitelijk wijken de aanvullende bepalingen inhoudelijk weinig af van de bestaande informatie-eisen die worden gesteld bij facturen op papieren of in PDF-formaat.
Voorbeelden opstellen verzendspecificatie e-factureren
Facturatiemethode Facturen op
papier of in PDF formaat
E-factureren via e-mail E-factureren via Simplerinvoicing
Factuurformaat

PDF / XLS / DOC, Papier

UBL (bijvoorbeeld SI-UBL) SI-UBL
Factuurkanaal

E-mailadres
Postbus

E-mailadres

Vermelding Simplerinvoicing- identificatienummer
(OIN / KVK / BTW)

Factuuropbouw(informatie noodzakelijk voor verwerking factuur)

Bijvoorbeeld: Inkoopordernummer / Orderreferentie / Kostenplaats /
Routecode /
Anders.

U verwijst naar de NL-CIUS en vermeldt welke aanvullende gegevens eventueel noodzakelijk t.b.v. de verwerking van e-facturen.

De NL-CIUS is in de standaard opgenomen en u vermeldt alleen welk factuurveld noodzakelijk is t.b.v. de verwerking:
inkoopordernummer, of, orderreferentie (zoals routecode)

NL-CIUS

Voorwaarde is wel dat de factuuropbouw passen binnen de Nederlandse gebruiksinstructie voor e-facturen (NL CIUS). Zo blijft u gegarandeerd binnen de kaders van  de Europese Norm voor e-facturen (EN-16931). Een uitgebreide uitleg over de verzendspecificatie e-factureren, de relatie met de NL-CIUS, en een uitgewerkt voorbeeld vindt u in de onboarding toolkit van PIANOo.

Toolkit onboarding e-factureren

De (model) inkoopvoorwaarden

In de (model) inkoopvoorwaarden beschrijft u dat u bij voorkeur of verplicht e-facturen wilt ontvangen. Het is toegestaan om een verplichting tot e-factureren op te leggen aan uw toeleveranciers. Dit is juridisch getoetst door de Commissie Bedrijfsjuridisch Advies (CBA) voordat de Rijksoverheid de verplichting tot e-facturatie zou invoeren op 1 januari 2017. Het CBA zag geen bezwaar inzake proportionaliteit en discriminatie van toeleveranciers en is dientengevolge akkoord met deze bepaling.

Vindt u dat een verplichting niet past of wilt u een uitzondering kunnen toestaan, dan heeft u de mogelijkheid om:

  • een ‘voorkeur’ voor e-factureren uit te spreken in de inkoopvoorwaarden,
  • een uitzondering expliciet te vermelden in de overeenkomst en offerteaanvraag.

Hieronder vindt u bepalingen met betrekking tot e-factureren uit Model Inkoopvoorwaarden zoals die voor gemeenten, waterschappen, provincies en andere aanbestedingsplichtige organisaties vanuit hun koepelorganisaties worden aangedragen (stand per oktober 2018). PIANOo adviseert om altijd kennis te nemen van de meest actuele editie van de beschikbare Model Inkoopvoorwaarden.

Gemeenten

De Model Algemene inkoopvoorwaarden voor gemeenten worden opgesteld door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). De VNG heeft e-factureren op 2 verschillende manieren verwerkt. Deze zijn vermeld in de:

  • Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) - december 2016
  • Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten - maart 2018

De GIBIT spreekt een voorkeur uit om e-facturen te ontvangen. Dit opent de mogelijkheid om andere facturatiemethoden toe te staan aan toeleveranciers die nog niet gereed zijn voor e-factureren:

Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) - december 2016

Artikel 9.5
 “Leverancier verzendt de factuur elektronisch overeenkomstig de geldende eisen voor facturatie zoals opgenomen in de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen, tenzij anders tussen partijen overeengekomen.”
GIBIT  op vngrealisatie.nl

In de VNG-Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten is geen directe verwijzing opgenomen naar e-factureren. In de Toelichting bij de Algemene inkoopvoorwaarden is een zinsnede geformuleerd die aangeeft dat een gemeente het ontvangen van e-factureren. ‘mogelijk en wenselijk’ acht. In dat geval kan deze zinsnede worden toegevoegd aan artikel 18.1 van de Algemene Inkoopvoorwaarden. VNG vindt dat gemeenten zelf moeten besluiten of zij deze Toelichting opnemen in de Algemene inkoopvoorwaarden.

Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten – maart 2018

Toelichting bij artikel 18
“De Gemeente ontvangt bij voorkeur elektronische facturen. Deze facturen moeten voldoen aan door de Gemeente te stellen aanvullende eisen voor elektronische verwerking.”
Meer informatie: VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten

Waterschappen

De Model Algemene inkoopvoorwaarden voor waterschappen worden opgesteld door de Unie van Waterschappen (UvW). De UvW heeft in de eigen Algemene inkoopvoorwaarden de verplichting tot e-factureren al opgenomen.

Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden voor leveringen 2018 (AWIV-2018)

Artikel 10.3
“Leverancier  verzendt  de  factuur  elektronisch  zodat  deze  met  inachtneming  van  de  door Koper gegeven specificaties elektronisch kan worden ontvangen en verwerkt.”
Meer informatie: AWIV-2018

Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten 2018 (AWVODI-2018)

Artikel 15.2
“Opdrachtnemer verzendt de  factuur elektronisch zodat  deze met inachtneming van de  door Opdrachtgever gegeven specificaties elektronisch kan worden ontvangen en verwerkt.”
Meer informatie: AWVODI-2018

Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden bij IT-overeenkomsten 2016 (AWBIT-2016)

Artikel 14.3
“Wederpartij verzendt de factuur elektronisch zodat deze met inachtneming van de door Opdrachtgever gegeven specificaties elektronisch kan worden ontvangen en verwerkt.”
Meer informatie: AWBIT-2018

Provincies

Voor provincies geldt dat de model Algemene inkoopvoorwaarden worden opgesteld door het Inkoop Platform Provincies (IPP). Het IPP heeft in 2017 besloten dat het verplicht opleggen van e-factureren geen plaats heeft in de Algemene inkoopvoorwaarden. Indien een provincie e-factureren wil formaliseren, dient zij zelf de formulering aangaande e-factureren vorm te geven in de Algemene inkoopvoorwaarden.

Andere aanbestedingsplichtige organisaties

Raadpleeg hiervoor uw sector-, branche-, of koepelorganisatie. Een aantal Model Inkoopvoorwaarden is opgenomen op de website van PIANOo. Indien uw koepelorganisatie geen Model Inkoopvoorwaarden ter beschikking stelt, kunt u als voorbeeld de Model Inkoopvoorwaarden van de Unie van Waterschappen of de GIBIT raadplegen. Als alternatief zijn ook de Algemene inkoopvoorwaarden van de Rijksoverheid als voorbeeld beschikbaar.

Meer informatie: Inkoopvoorwaarden

De (model) overeenkomst

In een (model) overeenkomst geeft u een nadere, concrete beschrijving van de wijze van factureren. Er zijn enkele mogelijkheden om e-factureren kenbaar te maken

Optie 1:
U neemt in uw eigen (model) overeenkomst een verwijzing op naar de verzendspecificatie e-factureren.

Optie 2:
Wanneer u geen verzendinstructie e-factureren heeft opgesteld, neemt u in de (model) overeenkomst met de toeleverancier de minimale eisen op waaraan een e-factuur moet voldoen. Vergelijkbaar met de gegevens uit de verzendinstructie e-factureren betreft dit onder andere:

  • de overeengekomen facturatiemethode (e-factureren),
  • het factuurformaat,
  • het factuurkanaal waarop de e-factuur kan worden ingestuurd,
  • de factuuropbouw: aanvullende bepalingen voor het kunnen verwerken van e-facturen.

Optie 3: 
U kunt in de Overeenkomst verwijzen naar de Offerteaanvraag, mitsdien u in de Offerteaanvraag heeft beschreven hoe u facturen wenst te ontvangen.

Ter illustratie is onderstaand voorbeeld overgenomen uit de Model Overeenkomst behorende bij de ARIV-2018.

Artikel 4.5
'Leverancier factureert elektronisch op de in de Offerteaanvraag voorgeschreven wijze.'
Meer informatie: ARIV-2018

Wanneer u e-factureren als verplichting heeft opgenomen in uw Inkoopvoorwaarden en een uitzondering wilt toestaan, dan vermeldt u dit in de Overeenkomst en de Offerteaanvraag.

Indien uw koepelorganisatie geen Model Overeenkomst ter beschikking stelt, kunt u als voorbeeld de Model Overeenkomst van de Rijksoverheid raadplegen.

Meer informatie: Inkoop- en leveringsvoorwaarden Rijksoverheid

De offerteaanvraag

Over het algemeen neemt u in een offerteaanvraag een verwijzing op naar de van kracht zijnde Inkoopvoorwaarden. Zoals aangegeven in de tekstvoorbeelden bij de (model) inkoopvoorwaarden is de omschrijving van e-factureren algemeen van aard. U vermijdt eventuele discussies achteraf door bij de start van het aanbestedingsproces uw potentiële opdrachtnemers expliciet te informeren over een verplichting tot of voorkeur voor e-factureren.

Dit doet u door in de offerteaanvraag een verwijzing op te nemen naar de verzendspecificatie e-factureren.

Wanneer u kiest om geen verzendinstructie e-factureren op te stellen, neemt u in de offerteaanvraag de minimale eisen op waaraan een e-factuur moet voldoen. Vergelijkbaar met de gegevens uit de Verzendinstructie e-factureren betreft dit onder andere:

  • de overeengekomen facturatiemethode (e-factureren),
  • het factuurformaat,
  • het factuurkanaal waarop de e-factuur kan worden ingestuurd,
  • de factuuropbouw: aanvullende bepalingen voor het kunnen verwerken van e-facturen.

Wanneer u e-factureren als verplichting heeft opgenomen in uw inkoopvoorwaarden en een uitzondering wilt toestaan, dan vermeldt u dit in de offerteaanvraag en de overeenkomst.