Er bleek meer innovatie mogelijk dan we dachten

Het Nederlandse wegverkeer wordt drukker en drukker. Voor de optimale doorstroming en veiligheid van dit verkeer gebruikt Rijkswaterstaat geavanceerde ICT-systemen. Enkele jaren geleden startte ze 2 aanbestedingsprogramma’s om een nieuw, toekomstbestendig systeem te vinden. ‘Voor alle betrokken partijen leverde dit winst op.’ (december 2018)

CHARM en CHARM PCP voor innovatiepartnerschap

Rijkswaterstaat startte twee aanbestedingsprogramma’s: CHARM en CHARM PCP. Dit deed ze samen met de Highway Agency uit Engeland. Doel: een geavanceerd verkeersmanagementsysteem verkrijgen. Dat lukte. Via CHARM vonden de aanbesteders het ICT-systeem DYNAC, een open en modulair platform. Via CHARM PCP vonden ze innovaties die ze als modules aan DYNAC kunnen koppelen. Elke module is een oplossing voor een specifieke verkeerskundige uitdaging.

Bijzonder

Om innovatie mogelijk te maken, trokken Rijkswaterstaat en Highways Agency marktpartijen aan uit ongebruikelijke hoek, zoals de mijnbouw.

Voordelen

  • Uitgebreide innovatie en kennisuitwisseling door open marktconsultatie.
  • Supervisors aangewezen voor elke marktpartij brachten voordeel.
  • Rijkswaterstaat werd gestimuleerd om over haar huidige en toekomstige rol na te denken.

Nadelen

  • De lange projectlooptijd kan voor problemen zorgen.
  • Een lang en complex programma zorgt voor een grote administratielast.

De uitdaging: Een nieuw verkeersmanagementsysteem

Om het Nederlandse verkeer in goede banen te leiden, zijn verkeersmanagementsystemen cruciaal. Jacco de Kok was bij Rijkswaterstaat projectleider van de aanbestedingsprogramma’s CHARM en CHARM PCP, die tot een nieuw verkeersmanagementsysteem moesten leiden. ‘CHARM staat voor Common Highways Agency Rijkswaterstaat Model, PCP voor Pre-Commercial Procurement’, zegt hij. Hij vertelt waarom een nieuw systeem nodig is. ‘In de afgelopen decennia zijn er steeds nieuwe systemen geïmplementeerd die los van elkaar draaien. Inmiddels hebben we er wel dertig! Onnodig complex en duur in onderhoud. Daarom gingen we op zoek naar iets nieuws, passend bij de eisen van nu: één systeem ter vervanging van vele.’

De Aanpak: Duurzame samenwerking

Hoe pak je de zoektocht naar zo’n vervangend systeem aan? Om de aanbesteding voor het nieuwe verkeersmanagementsysteem te realiseren, startte Rijkswaterstaat in 2015 in samenwerking met Highways Ageny de CHARM- en CHARM PCP-programma’s. Het uiteindelijke doel? ‘Toekomstbestendig verkeersmanagement’, aldus De Kok.

Modulair systeem

‘De aanbesteding liep via de Europese Commissie. Zij verstrekten ons ook subsidie – eigenlijk voor twee programma’s. De Kok: ‘Allereerst CHARM, dat zich richtte op het vinden van de ICT-basis voor een nieuw verkeersmanagementsysteem. We vonden dit uiteindelijk in DYNAC, een hightech softwarepakket dat ontwikkeld is door het Oostenrijkse bedrijf Kapsch TrafficCom. DYNAC is een modulair systeem, wat wil zeggen dat we er te allen tijde modules kunnen afhalen en op aansluiten.’ De Kok leidde daarnaast het CHARM PCP-programma. ‘Hiermee daagden we bedrijven uit om die modules te máken: innovatieve oplossingen voor specifieke problemen, bijvoorbeeld een systeem dat slechte doorstroming verhelpt.’

Unieke samenwerking

‘Omdat DYNAC een open en modulair systeem is, konden partijen uit allerlei industrieën deelnemen aan de aanbesteding’, stelt de Kok. ‘Ook partijen uit onverwachte hoeken, zoals de mijnbouwindustrie. Die hebben geen verstand van netwerkmanagement en doorstroming, maar wél van logistiek. Zo ontstond een samenwerking waar we veel van elkaar leerden – meer dan we hadden kunnen voorspellen. Zo vergeleek de mijnbouwer verkeersmanagement met het managen van kolen op een lopende band. Dat leverde interessante inzichten op.’

Uitgebreide marktconsultatie

‘Toen we begonnen in 2015 wisten we nog niet wat technisch mogelijk was en wat andere landen gebruikten. Daarom deden we, voordat we de aanbesteding definitief formuleerden, een uitgebreide marktconsultatie. Hier reageerden veertig marktpartijen op, waarmee we een-op-een gesprekken voerden.’ Er bleven twaalf over, vertelt De Kok. ‘Met hen gingen we meer de diepte in. Zo moesten zij aantonen dat het door hen ontwikkelde systeem écht draaide op DYNAC en dat we elkaar goed begrepen. In de volgende fase van de consultatie presenteerden ze hun innovatieve functies op locatie. Waarna wij feedback gaven. Zo kregen we steeds beter zicht op welke modules we uiteindelijk wilden gaan aanbesteden.’

Samenwerken met de Europese Commissie

De Kok benadrukt dat een complexe aanbestedingsprocedure veel administratie vergt. ‘We moesten bijvoorbeeld al onze uren bijhouden, dat waren we niet gewend. En er komt natuurlijk veel contractwerk bij aan te pas. Daarom is het belangrijk om managers aan te stellen die ervaren zijn in projectbeheersing.’ Omdat de contracten in het Engels zijn, is het ook praktisch als die managers deze taal goed beheersen. De Kok: ‘Nu hielpen onze collega’s van Highways Agency ons gelukkig om technische termen in contracten te begrijpen. En de samenwerking met de Europese Commissie was goed, door het regelmatige contact wat we met ze hadden. Dus wanneer wij risico’s aan zagen komen, konden we dit tijdig bij hen aangeven. En in mijn ervaring geldt: hoe vroeger je ze in Brussel bij die risico’s betrekt, hoe meer hulp je van ze krijgt.’

Altijd een aanspreekpunt

Rijkswaterstaat en Highways Agency hebben voor elke marktpartij supervisors aangesteld, een soort coach voor de marktpartij om te helpen bij de complexe aanbestedingsprocedure.  ‘Dit werkte als een trein’, aldus De Kok. ‘Het contact tussen marktpartijen, Rijkswaterstaat en Highways Agency verliep zo veel soepeler. Deze supervisors hadden veel kennis en ervaring, over de marktpartij waarvoor ze aangesteld zijn maar ook over het CHARM-programma.’

Het resultaat: Meer innovatie dan verwacht

‘CHARM PCP is vorig jaar afgerond. We kregen van de Europese Commissie een excellente beoordeling, ondanks diverse tegenslagen. Zo liepen we vertraging op, met name doordat het DYNAC-systeem nog niet live is. Onze goede beoordeling is mede te danken aan hoe we met tegenslagen wisten om te gaan; we hadden daar goede project- en risicobeheersing voor. Daar zijn we trots op. En we zijn erg tevreden over de innovaties die dit project voortgebracht heeft. Dit project leverde voor alle betrokken partijen winst op: de marktpartijen, de Europese Commissie, Highways Agency én Rijkswaterstaat. Als DYNAC in 2019 live is, verwachten we dat de meeste in CHARM PCP ontwikkelde modules ook daadwerkelijk afgenomen zal worden. En dat het Nederlandse verkeersmanagement een flinke stap vooruit maakt.’

Nadenken over de toekomst

De Kok geeft aan dat de aanbestedingsprogramma’s een bijkomend voordeel hadden. ‘Ze dwongen ons bij Rijkswaterstaat na te denken over onze rol. Voor nu en in de toekomst. We beseften dat er technisch zóveel mogelijk wordt. Moeten wij bijvoorbeeld nog matrixborden op snelwegen plaatsen, als auto’s ons alle info geven die we nodig hebben? En kunnen we niet meer overlaten aan de auto-industrie, die zich meer en meer bemoeit met dit speelveld en steeds autonomere auto’s maakt?’
Vooralsnog is de conclusie dat Rijkswaterstaat een essentiële rol heeft, stelt De Kok. ‘Met name op het gebied van veiligheid zijn onze gesloten informatiesystemen belangrijk – een cyberaanval voer je daar niet zomaar op uit. Daarom zijn we heel voorzichtig met oude systemen afstoten – zeker niet als er nog geen goedlopend alternatief is. Je gooit oude schoenen ook niet weg voordat je nieuwe hebt.’

Geleerde lessen en tips

Met welke aandachtspunten moet je rekening als je innovatieve partners wilt krijgen via een complex en langlopend aanbestedingsprogramma?

  • ‘Er komt veel administratief werk bij kijken. Zorg ervoor dat er mensen in je projectteam zitten die daar goed mee om kunnen gaan.’
  • ‘Je kunt van tevoren alles plannen, maar dingen lopen toch anders dan je denkt. Breng je risicomanagement daarom op orde.’
  • ‘Zie je risico’s? Zorg ervoor dat je alle betrokkenen daar zo snel mogelijk over informeert. Dat helpt die risico’s te voorkomen.’
  • ‘Contracten zijn goed, maar spijker niet alles dicht. Flexibiliteit is nodig wanneer zaken anders lopen dan verwacht.’
  • ‘CHARM en CHARM PCP waren qua resultaat niet aan elkaar gekoppeld. Daardoor kon CHARM PCP gewoon doorlopen toen CHARM vertraging opliep.’
  • ‘Ga open het gesprek aan met de markt. Bijvoorbeeld via een marktconsultatie. Maak je ambities duidelijk en zorg dat alle mogelijke innovatieve oplossingen optimaal aan bod komen.’

Meer informatie

Innovatiepartnerschap 
Innovatiegericht inkopen