Gemeente Den Haag lanceert innovatieprogramma

Nederlandse overheden staan doorlopend voor grote uitdagingen. Complexe onderwerpen als mobiliteit, duurzame energie en sociale opgaven vragen om slim en innovatief inkopen. Om innovatiegericht inkopen te bevorderen richtte de gemeente Den Haag een innovatieprogramma op. ‘Wij zijn vooral faciliterend; uiteindelijk moet men het zélf doen.’ (augustus 2019)

Doel: innovatiegericht inkopen aanjagen door meer samenwerking van de gemeente met de markt, kennisinstellingen en de interne organisatie te stimuleren.

Bijzonder

De gemeente Den Haag zet met dit programma bewust innovatiegericht inkopen in om een meerwaarde met haar inkoop te bewerkstelligen. De aanpak is heel eigen, en van binnenuit de organisatie opgezet. Dat onderscheidt het van andere aanpakken die meer front-office georiënteerd zijn.

Voordelen

  • Door collega’s bewust te maken dat ze meer kunnen bereiken met een beroep op de inventiviteit van de markt, ontstaat intrinsieke motivatie.
  • Met de inzet van ambassadeurs en het verspreiden van kennis en tools leren we collega’s innovatiever inkopen. Zo verspreidt deze werkwijze zich als een olievlek.
  • Bij ons event “Meeting the Market” wordt aan den lijve ondervonden wat het oplevert als je ondernemers bij het oplossen van je vraagstuk betrekt.

Nadelen

  • Enthousiasme en kennis alleen is niet genoeg. Om innovatie de ruimte te geven moet je vaak dwars door bestaande structuren en werkprocessen heen. Dat vraagt wat van de organisatie als geheel.

‘Onze traditionele manier van inkopen biedt weinig ruimte voor innovatieve oplossingen.’ Aan het woord is Eva Kroonenberg, Programmamanager Innovatie bij de gemeente Den Haag. ‘Dat komt doordat we van oudsher kant-en-klare oplossingen aan de markt voorlegden. Stel bijvoorbeeld dat we als gemeente meer veiligheid op straat wilden. Dan schreven we een aanbesteding uit voor veiligheidscamera’s. We lieten marktpartijen niet met eigen oplossingen komen, terwijl zij juist bij uitstek in staat zijn om betere ideeën op tafel te leggen. Denk bijvoorbeeld aan een systeem om buurtbewoners in te zetten.’

Tot de kern van het probleem komen

Vanuit het vorige coalitieakkoord was er budget om innovatie hoger op de agenda te zetten. Kroonenberg: ´Ik werd aangesteld als programmamanager van een programma dat ik in alle vrijheid mocht opzetten. In het begin was deze vrijheid wennen, want tot dat moment werkte ik vooral vraaggestuurd en dienstverlenend.’
Hoe ze begon? ‘Ik praatte eerst met heel veel mensen, binnen én buiten de organisatie.

Dat hielp om tot de kern van het probleem te komen. Namelijk dat we als inkopers veel te snel naar een oplossing grijpen, zonder ruimte te scheppen voor alternatieve mogelijkheden. Ook ontdekte ik veel raakvlakken met andere programma’s en projecten. Dat bood kansen om samen te werken en elkaar te versterken. Innovatiegericht inkopen gaat voor mij over gebruik maken van de inventiviteit van de markt. En over je blik verbreden. Ga verkennen: praat bijvoorbeeld met burgers om erachter te komen wat ze belangrijk vinden.’

Ruimte scheppen voor nieuwe ideeën

Kroonenberg ontwikkelde een programma dat rust op vier pijlers. Ten eerste de blik verruimen van collega’s. Ten tweede deze collega’s laten leren door middel van trainingen, presentaties en ondersteuning van projecten. Ten derde samenwerken – zowel intern als extern. En ten slotte inbedden van innovatiegericht inkopen in de organisatie.
Een belangrijk besef was dat inkoop niet begint bij de inkoopafdeling. ‘Het begint bij beleid. Dáár worden bepalende keuzes gemaakt. Vervolgens gaan achtereenvolgens opdrachtgevers, projectmanagers en inkopers met die keuzes aan de slag.’

Vaak wordt al op beleidsniveau vanuit één oplossingsrichting gedacht, stelt Kroonenberg. ‘Dat geeft later in het traject weinig of geen ruimte om nog met andere ideeën te komen. Ons programma stimuleert om eerst goed uit te diepen wat je wilt bereiken en voor wie, welke ontwikkelingen een rol spelen en welke mogelijkheden er zijn.’
Niet dat ze mensen vertelt hoe ze hun werk moeten doen. ‘Ik kan niemand opleggen de markt uit te dagen om met vernieuwende ideeën te komen. Mensen moeten zelf inzien en ervaren dat ze daar hun voordeel mee kunnen doen. Maar wij stimuleren dit wel, bijvoorbeeld met presentaties, workshops en trainingen. Om collega’s te overtuigen van de noodzaak van innovatie.’

Kroonenberg ziet vaak angst voor risico’s. ‘Die zijn er ook wel, maar vaak wordt vergeten dat hetzelfde blijven doen ook niet risicovrij is. Want de samenleving verandert; oude oplossingen zijn daardoor lang niet altijd meer effectief.’

Markt- en kennisinstellingen betrekken

‘Inkoop is van een administratief proces in een strategisch proces veranderd’, vertelt Kroonenberg. We zetten ons inkoopkapitaal steeds meer in om maatschappelijke doelen te bereiken. ‘De opgaven zijn complex, dus gaan we veel eerder naar marktpartijen en kennisinstellingen toe met vragen. Niet alleen voor het vinden van een oplossing maar ook voor nieuwe perspectieven op de vraag.’

Zo nodigen we ondernemers uit voor ons event Meeting the Market. Eerst halen we in de organisatie vragen op: welke opgaven hebben we als stad? Daarna organiseren we sessies waarin we die opgaven met ondernemers bespreken en mogelijke oplossingsrichtingen verkennen.’
Deze aanpak levert naast inzicht in technische mogelijkheden ook sociale innovaties op. ‘De eerste Meeting the Market in 2017 was daar een mooi voorbeeld van. Toen onderzochten we hoe we mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt permanent aan het werk konden krijgen. Daar kwamen goede ideeën voor op tafel, zoals het gebruikmaken van afstudeerprojecten van studenten. Met hun bedrijfsplannen konden mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een eigen bedrijfje starten.’

Iedereen enthousiasmeren over innovatie

Het team van Kroonenberg heeft vooral een faciliterende en ondersteunende rol. Uiteindelijk zijn het de opdrachtgevers zélf die innovaties moeten gaan benutten. ‘Het idee was niet om een losstaande club te zijn die voor innovatie zorgt’, zegt Kroonenberg. ‘Ons doel is dat innovatie iets van iedereen wordt. Wij maken mensen enthousiast, bieden kennis en ondersteuning maar men moet het zelf doen.’

Het team van Kroonenberg krijgt het steeds drukker. ‘We hebben gezaaid en nu ontkiemen de zaden. Steeds meer mensen gaan zélf aan de slag met innovatie. En velen vinden dat best ingewikkeld. Inkopers moeten soms tegen bestaande werkprocessen en cultuur ingaan; daar kunnen ze onze hulp goed bij gebruiken.’ Om iedereen te kunnen ondersteunen, zoekt Kroonenberg samenwerking met andere “innovators” binnen de organisatie en een vaste locatie, zodat mensen met vragen op inloop kunnen komen.

Daarnaast heeft ze een ambassadeursnetwerk opgezet: elke gemeentelijke dienst draagt iemand aan die verantwoordelijk is voor innovatie en in nauw contact staat met het innovatieteam.

Relatief verantwoord risico nemen

Kroonenberg spreekt regelmatig innovatiecollega’s uit andere gemeentes. ‘Daardoor leer ik bijvoorbeeld meer over circulair inkopen en over samenwerking met de markt binnen aanbestedingsrechtelijke kaders.’ Ze ziet ook veel overeenkomsten. ‘Bijvoorbeeld ieders pogingen om interne samenwerking te verbeteren. Binnen de gemeente Den Haag groeit het besef dat een gezamenlijke aanpak meer oplevert. Collega’s betrekken elkaar eerder en zoeken naar mogelijkheden om kosten en risico’s verdelen. En hier en daar komt ook meer ruimte om – afgewogen en relatief verantwoord – risico’s te nemen, een vereiste voor innovatie.’
Geduld is nodig, weet Kroonenberg. ‘Zoals veel grote organisaties, is de gemeente verkokerd. Als er in de stad een weg opengebroken wordt, wordt er niet direct gedacht: ook handig om meteen warmteleidingen aan te leggen voor de energietransitie. Het is lastig om iedereen mee te krijgen om aan the bigger picture denken, en nog lastiger om dat in praktijk te brengen. Maar ik heb goede hoop dat het ons gaat lukken. Als programma worden we vanuit steeds meer plekken in de organisatie benaderd om mee te denken. Daar ben ik best trots op.’

Geleerde lessen & tips

  • Zorg dat je een goed plan hebt om je collega’s te overtuigen dat innovatiegericht inkopen ze verder helpt. Met trainingen, workshops en presentaties krijg je mensen mee die ook elkaar weer “aansteken”.
  • Om innovatie mogelijk te maken is het onvermijdelijk om risico te nemen bij projecten. Dat hoort nu eenmaal bij nieuwe dingen proberen. Zorg ervoor dat er ruimte is voor falen. Leer ervan en deel je ervaringen.
  • Organiseer momenten waarop jouw organisatie en de buitenwereld – zoals grote bedrijven, kleine ondernemingen en kennisinstellingen – elkaar ontmoeten. Ook als het niet direct tot oplossingen leidt, levert het altijd een rijker beeld en nieuwe perspectieven op.