Gemeenten nemen drempels voor zonnepanelen weg

Zonnepanelen op 20 procent van de huizen in de gemeente: hoe krijg je het voor elkaar dat bewoners daar zelf voor gaan zorgen? Door de drempels weg te nemen, natuurlijk. Dat is dan ook precies wat de 12 gemeenten in Metropoolregio Eindhoven willen bereiken met De Groene Zone. Albert Burggraaff, Frank Weerheijm en Coenraad op den Kamp vertellen meer over dit ambitieuze aanbestedingsproject. (juni 2018)

Update

Praktijkvoorbeeld

Voor de 12 gemeenten in de Metropoolregio Eindhoven zijn de energietransitie en klimaatverandering belangrijke thema’s. In regionaal samenwerkingsproject ‘de groene zone’ werken deze gemeenten samen om inwoners laagdrempelig toegang te verlenen tot zonnepanelen waarmee zij hun woning verder kunnen verduurzamen. Hierdoor moet het ook voor bewoners met een kleine beurs (sneller) mogelijk zijn om zonnepanelen aan te schaffen.

Opdracht

De gemeenten zijn verantwoordelijk voor de voorfinanciering van de panelenaanschaf en de randapparatuur voor inwoners die instappen in het project. De provider zorgt voor het leggen en aansluiten van de panelen, het onderhoud en service bij defecten. De administratieve afhandeling ligt ook bij de provider.

Contractduur

Het contract voor de verkoop van zonnepanelen loopt 2 jaar, maar na die periode loopt de administratieve afhandeling nog 15 jaar door.

Bijzonder

Deze aanbesteding biedt de 12 deelnemende gemeenten de kans om de CO2-emissie in de regio te reduceren en duurzaamheidsdoelstellingen te behalen. Daarbij kost het de gemeenten naast de tijdsinvestering weinig extra, omdat de bewoners de leningen voor het aankoopbedrag terugbetalen.

De uitdaging: zonnepanelen voor 7000 huishoudens

De provincie Noord-Brabant streeft ernaar om in 2050 energieneutraal te zijn; dat is nog ambitieuzer dan de afspraken in het nationaal energieakkoord. Brabantse gemeenten stimuleren hun inwoners dan ook duurzame maatregelen te nemen, zoals zonnepanelen op het dak. “Dat is nog niet zo makkelijk”, zegt Albert Burggraaff, beleidsadviseur milieu en duurzaamheid bij de gemeente Waalre. “Dat wil zeggen: een aantal mensen stapt wel over op zonnepanelen, maar veel anderen nog niet. Ze vinden het lastig om te kiezen of hebben er geen geld voor. Maar uiteindelijk moet er op 20% van de daken zonnepanelen komen te liggen. Nu is dat nog maar 3%.”

Makkelijker zonnepanelen aanschaffen

Het project De Groene Zone moest daar een oplossing voor bieden. Het was een idee van de Waalrese wethouder Paul van Liempd. Om het mensen makkelijker te maken zonnepanelen aan te schaffen, wilde hij de drempel verlagen door het succesvolle zonnepanelenproject in Parkstad Limburg te vertalen naar de regio Eindhoven.

Dat zonnepanelenproject werkt als volgt: bewoners kunnen via de gemeente zonnepanelen aanschaffen met een lening die de gemeente verstrekt. Dat bedrag betalen de bewoners in maandelijkse termijnen terug in maximaal 15 jaar inclusief rente van 1,35%. Dat maandelijkse bedrag is vaak lager dan de maandelijkse besparing op energiekosten. “De truc is dat we de inwoners hiermee een kant-en-klare oplossing bieden”, legt Burggraaff uit. “We nemen de financiële drempel weg én mensen hoeven zich niet meer zelf te verdiepen in hoe en wat.”

12 samenwerkende gemeenten

Wethouder van Liempd wist 12 gemeenten in de regio Eindhoven te enthousiasmeren om zich aan te sluiten bij het initiatief. Behalve Waalre gaat het om de gemeenten Asten, Best, Cranendonck, Deurne, Eindhoven, Geldrop-Mierlo, Gemert-Bakel, Laarbeek, Someren, Son en Breugel en Valkenswaard. In totaal betekent dit dat 7000 huishoudens, verdeeld over deze 12 gemeenten de kans krijgen om zonder eigen investering vooraf zonnepanelen te kopen via de gemeente.

De aanpak: Gunnen op waarde

De onderwerpen van de aanpak zijn: provider is verantwoordelijk, geen marktverstoring, parkstad als voorbeeld en gunnen op waarde.

Provider verantwoordelijk

Ook voor de deelnemende gemeenten valt de investering best mee. Eigenlijk zijn voorbereidingstijd en voorfinanciering de enige investeringen die daadwerkelijk voor rekening komt van de gemeenten. De gemeenten zijn zelf geen eigenaar van de panelen, maar selecteerden via een aanbesteding een provider die de panelen aan de bewoners levert. Die provider is verantwoordelijk voor het leggen en aansluiten van de panelen, het onderhoud en herstel bij eventuele defecten. Ook de administratieve afwikkeling van de lening ligt bij de provider.

Voor de voorfinanciering was in totaal een bedrag van 35 miljoen nodig. “Dit bedrag kwam deels uit eigen middelen van de gemeenten, sommige gemeenten leenden een deel bij de provincie Brabant, die het project op deze manier steunt”, vertelt Burggraaff.

Geen marktverstoring?

Het klinkt allemaal mooi, maar wanneer gemeenten voor hun inwoners kiezen voor een provider van zonnepanelen, verstoren zij dan niet de markt? Sommige leveranciers van zonnepanelen vonden bij de aanbesteding rond Parkstad van wel en spanden een kort geding aan. “Maar de rechter oordeelde dat dit niet het geval was omdat het project het algemeen belang diende”, weet Burggraaff. “Bij ons is dat ook het geval. We willen geen zonnepanelen verkopen, maar we willen dat er zonnepanelen komen te liggen. Dat is iets heel anders.”

Daarbij verwachten de samenwerkende gemeenten dat het initiatief niet alleen handel oplevert voor de winnende partij, vertelt hij: “We hopen dat het project ook zorgt voor meer bewustwording. Dan neemt ook buiten het project de vraag naar zonnepanelen toe. Denk aan mensen die liever zelf onderzoeken welk soort zonnepaneel zij het liefste willen hebben, of mensen die geen lening nodig hebben om zonnepanelen te kunnen kopen. Dan levert het project ook extra vraag op voor andere leveranciers.”

Parkstad als voorbeeld

Niet alleen het idee voor de Groene Zone kwam uit Limburg. Ook de aanbesteding om een provider te selecteren, kreeg vorm volgens het voorbeeld in Parkstad. Coenraad op den Kamp was als projectmanager betrokken bij die aanbesteding. Met de ervaring die hij daar opdeed, adviseerde hij de Brabantse gemeenten bij de aanbesteding van de Groene Zone. “De uiteindelijke aanbesteding was voor een deel hetzelfde als de aanbesteding in Parkstad”, bevestigt hij. “Gezien de grootte van het project waren we aangewezen op een Europese aanbestedingsprocedure om een geschikte aanbieder te selecteren. We kozen net zoals in Parkstad voor de gunnen op waarde-variant. Alleen de criteria die we hebben gesteld, zijn iets anders. Daar hebben we kritisch naar gekeken met het gemeentelijke inkoopbureau van Zuidoost-Brabant (Bizob).”

Gunnen op waarde

Namens Bizob bracht inkoopdeskundige Frank Weerheijm procesmatige en juridische expertise in. “Daarnaast let ik in de projecten ook op de commerciële aspecten. Ik stel doorlopend de vraag wat een bepaalde specificatie betekent voor de inschrijving. Daarbij let ik erop dat er een goede balans ontstaat tussen enerzijds de vrijheid die inschrijvers krijgen om hun eigen kennis en expertise in te brengen en anderzijds het borgen dat er een oplossing wordt geboden die ook echt aansluit op de vraag van de opdrachtgever.”

In totaal duurde de aanbesteding ongeveer een jaar. Op basis van de ervaringen in Parkstad kon de marktconsultatie worden overgeslagen. “We wisten dat er voldoende interesse was”, zegt Weerheijm. “De aanbestedingsprocedure Parkstad was nog vrij actueel. Daarmee was het opnieuw valideren van die gegevens voor dit project voldoende.” Wel waren er twee vragenrondes voor de geïnteresseerde marktpartijen.

Wat de aanbesteding bijzonder maakte was vooral de omvang en de samenwerking met de 12 gemeenten. “Die moesten allemaal op één lijn zitten”, vertelt Burggraaff. “Naarmate het proces vorderde zijn we daar ook wat strenger in geworden. Om te voorkomen dat er eindeloze afstemmingsronden nodig waren, kwam er een mandaatregeling. Die regeling hield in dat er een projectgroep werd samengesteld die bevoegd was om beslissingen te nemen namens alle gemeenten, op basis van de inkoopstrategie waaronder de gemeenten hun handtekening hadden gezet. “Zo konden we zorgen dat de vaart in de procedure bleef”, licht Weerheijm toe.

Het resultaat: gunnen op basis van 4 criteria

Er schreven vier partijen in, waarvan 2 inschrijvingen ongeldig bleken te zijn. De gunning vond uiteindelijk plaats op basis van 4 criteria. De provider moest zorgen voor een goede prijs, verder vonden de gemeenten het belangrijk dat de provider doorloopgarantie kon geven, de gemeenten zoveel mogelijk ontzorgt en eventuele defecten binnen 8 uur kan repareren. Op basis van die criteria kwam de combinatie tussen Solar Centrum Noord uit Groningen en Pfalz Solar uit Ludwigshafen (Duitsland) als winnaar uit de bus, vertelt Weerheijm: “Deze partij had scherp ingeschreven, kon een kleine meerwaarde bieden op de doorloopgarantie en het ontzorgen van de deelnemende gemeenten. Ook op de gevraagde hersteltijd wist de winnende partij extra punten te scoren, door te beloven reparaties binnen 6 uur uit te voeren, in plaats van de gevraagde 8 uur.”

De gunning van de opdracht in februari was de lakmoesproef van het project. Zouden genoeg mensen interesse hebben om op deze manier zonnepanelen aan te schaffen? Voorlopig lijkt het erop van wel: “Het gaat heel hard”, zegt Burggraaff. “De eerste 1400 geïnteresseerden hebben zich al aangemeld.” Dat is nog niet genoeg om de gewenste 20% te bereiken, maar de projectgroep werkt door om nog meer mensen te overtuigen. De komende tijd zijn informatie-avonden gepland in de deelnemende gemeenten.

Geleerde lessen en tips

  • U hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Leer van degenen die u zijn voorgegaan. De relevante stukken zijn in de raad besproken en zijn dus openbaar.
  • Denk voor de weging van de gunningscriteria goed na over de balans tussen prijs en kwaliteit.
  • Werkt u met meerdere gemeenten samen, zorg dan vooraf voor mandatering, zodat u niet voor elke verandering toestemming hoeft te vragen.
  • Als er meerdere gemeenten samenwerken, voorkom dan dat er verschillen zijn in aanpak.
  • Zorg dat de opdracht niet zo groot is dat alleen heel grote partijen erop kunnen inschrijven. Maak het mogelijk om de opdracht op te delen zodat het MKB ook op percelen kan inschrijven.
  • U krijgt te maken met partijen die niet zo vaak meedoen aan aanbestedingsprocedures. Zorg ervoor dat zij alle informatie krijgen die zij nodig hebben.
  • Goed marktonderzoek is erg belangrijk.

Update - een jaar later

Een jaar geleden was het nog onduidelijk of genoeg mensen interesse zouden hebben om op deze manier zonnepanelen aan te schaffen. Is het inmiddels gelukt om de gewenste 20% te bereiken en hoe liepen de informatieavonden in de deelnemende gemeenten voor bewoners? Albert Burggraaff en Frank Weerheijm: “Er was heel veel interesse in het project. Informatieavonden waren bijna allemaal druk bezocht. Inmiddels zijn wij aardig op stoom en zijn wij voorbij de 20%. Nu is de uitdaging om richting 100% te gaan. Dat doen wij door diverse communicatiekanalen in te zetten (krant, social media, informatieavonden). Wij zien dat deze inspanningen meteen leiden tot nieuwe aanmeldingen en daarmee dus ook nieuwe zonnepaneleninstallaties.” (augustus 2019)

Ook zijn er nieuwe lessen geleerd:

  • Besteed meer aandacht aan de schaalbaarheid van het project, eventueel door te onderzoeken of het uitrollen binnen zo’n groot areaal gefaseerd kan om capaciteitsproblemen te voorkomen;
  • Omschrijf het gunningscriterium ‘doorlooptijdgarantie’ nauwkeuriger, vraag ook om concretere toezeggingen. Het bleek dat de praktijk een ander verloop liet zien dan de inschrijving beloofde. Dit was mede het gevolg van het grote aantal aanmeldingen in de beginfase;
  • Loop voor de start van de werkzaamheden de uitvraag, inschrijving en overeenkomst (nog) een keer helemaal door, haal eventuele onduidelijkheden er vooraf uit;
  • Bespreek voor de daadwerkelijke start van de werkzaamheden alle processen en deelprocessen (met de bijbehorende communicatie naar inwoners) met de opdrachtnemer. We zijn geconfronteerd met de gevolgen van het laat inzetten van deze acties en/of met haperende communicatie;
  • Schenk vanaf het begin veel aandacht aan contractmanagement. Je kan beter in het begin heel precies zijn en later de teugels wat laten vieren dan dat je hier minder aandacht voor hebt en op een later moment moet bijsturen;
  • Kijk naar mogelijkheden om partijen nóg beter te informeren over hoe ze een rechtsgeldige inschrijving indienen. Uit onze aanbesteding bleken er meerdere inschrijvingen niet goed of niet tijdig te zijn ingediend.