Grondstofneutraal bellen is nu binnen handbereik

Praktijkvoorbeeld MVI

Tien provincies en vier omgevingsdiensten hebben samen een aanbesteding uitgeschreven voor al hun telefonie. Doel is om via inkoop de productieketen van telefonie circulairder, duurzamer en socialer te maken. Met name op het onderdeel mobiele telefoons is dat gelukt.

Bijzonder

Deze aanbesteding leidde tot eerste keer dat een overheid in Nederland grondstofneutrale ICT inkocht. Deze best practice inmiddels is gevolgd door diverse gemeentes en ook het Rijk. De winnende partij, IT-leverancier Centralpoint, werkt nauw samen met social enterprise Closing the Loop. Zij bieden een circulaire compensatie-dienst voor mobiele telefoons aan. Dit werkt simpel maar effectief: koop je een nieuwe telefoon, dan wordt ter compensatie ergens anders een afvaltelefoon gerecycled.

Voordelen

• Marktpartijen krijgen de kans om met de beste oplossing te komen, doordat zij zelf mogen beslissen hoe zij invulling geven aan de wensen van de aanbestedende dienst.
• Er is een deskundig projectteam gevormd met uiteenlopende vakgebieden. Dit maakt het makkelijker om intern draagvlak te krijgen en een goede inschatting te maken over de mogelijkheden op circulair gebied.

Nadelen

• De betrokkenheid van veel stakeholders bij deze aanbesteding maakt het een tijdrovende klus om tot gezamenlijke doelstellingen en onderlinge afspraken te komen, en tot consensus in de uiteindelijke uitvraag.

‘De productieketen van elektronica is niet alleen erg vervuilend, er worden ook veel schaarse grondstoffen gebruikt. Daarnaast is er veel sociaal onrecht.’ Aan het woord is Henk Klaassen, Senior Inkoopadviseur van de provincie Flevoland. ‘Daar wilden we wat aan doen, als provincies en omgevingsdiensten. Het probleem is echter dat die ketens heel complex zijn. Toeleveranciers van elektronica hebben weinig zicht op wat producenten doen. Het is dus lastig om invloed uit te oefenen en zo de keten te verbeteren. Samen krijg je meer voor elkaar, dus vormden we een gezamenlijk projectteam. Dit team schreef een aanbesteding uit voor het hele telefoniepakket – van ons allen samen. Dat pakket verdeelden we onder in verschillende percelen; van mobiele en vaste telefonie tot de levering en dienstverlening rondom toestellen.’

Grondstofneutraal maken

Het verduurzamen van de inkoop van ICT (bij overheden) is notoir lastig. ‘Er moesten veel provincies samenwerken, wat het risico op misverstanden vergroot’, zegt Klaassen. ‘Daarom besloten we om de gezamenlijke doelen vooraf goed te bespreken. En om allemaal een intentieverklaring te ondertekenen. Zo wisten we zeker dat iedereen onder dezelfde voorwaarden zou meedoen.’
Het projectteam maakte ook een inkoopstrategie. ‘Wat is wel én niet haalbaar? Belangrijk in dit proces waren marktconsultaties. Door informatie op te halen uit de markt kwamen we meer te weten. Zo is er op vaste telefonie weinig duurzaamheidswinst te boeken, maar voor het perceel mobiele telefoons des te meer. Onze focus lag op het “grondstofneutraal” maken van telefoons. Dat houdt in dat we de grondstoffen compenseren die nodig zijn om een telefoon te produceren. Zo verkleinen we de negatieve impact van die productie op de planeet.’

Invloed uitoefenen

‘Als aanbestedende dienst hebben wij geen invloed op fabrikanten. Wij kunnen in een aanbesteding niet aan Samsung of Apple om een duurzame telefoon vragen’, vertelt Klaassen. ‘Zo werkt de markt niet. Ook tussenhandelaren – met wie wij als overheid vooral te maken hebben – kunnen weinig invloed uitoefenen op die producenten.’ Hoe Klaassen en zijn team ervoor zorgden dat ze circulariteit wel mee konden nemen in deze aanbesteding? ‘We lieten weten wat onze circulaire wensen zijn, zonder te zeggen hoe die behaald moesten worden, en lieten de oplossing aan de markt. En we vroegen marktpartijen zoveel mogelijk invulling te geven aan onze wens om onze nieuwe telefoons grondstofneutraal te krijgen. Hoe beter ze dat deden, hoe hoger hun score werd en hoe groter de kans dat ze de opdracht kregen.’ De winnende partij, de IT-reseller Centralpoint, zocht de samenwerking op met de Amsterdamse sociale onderneming Closing the Loop om hier een goede invulling aan te geven. Hun oplossing: voor elke telefoon die een provincie inkoopt, zorgt deze start-up ervoor dat er in Afrika voor elke nieuwe telefoon afvaltelefoons worden ingezameld en gerecycled. One for One noemen ze dat. Klaassen: ‘En daarnaast wordt ons afgedankte toestel geschikt gemaakt voor de tweedehands markt.’

Het circulaire gunningscriteria van deze aanbesteding werd opgenomen als ‘wens PLUS’ (een bonuswens, waar punten mee te verdienen zijn). Deze luidde:

“Toon aan hoe u afgedankte, onbruikbare mobiele telefoons uit de markt haalt om deze voor materiaalhergebruik beschikbaar te maken. Dit ter compensatie van het grondstofverbruik van de nieuw geleverde telefoons. Er dient minimaal een zelfde hoeveelheid ‘afvaltelefoons’ uit de markt gehaald te worden als het aantal mobiele telefoons dat nieuw geleverd wordt.

De afvaltelefoons dienen aangeboden te worden aan een gecertificeerde recycler. Van deze levering dient inzicht (rapportage waarin vermeld staat dat het om mobiele telefoons gaat, die gerecycled worden en wat er met de afvalstroom gebeurt) te worden verschaft.”

Daarnaast werd over afvoer geëist:

“Inschrijver geeft inzicht in zijn recycle of circulaire afvoer proces, waarbij hij specificeert hoe de aangeboden gebruikte mobiele telefoons zijn verwerkt. In een rapportage wordt bijgehouden hoeveel oude mobiele telefoons zijn aangeboden, welke gerecycled zijn en wat er met de afvalstroom is gebeurd. Deze rapportage wordt periodiek overlegd.”

Halsstarrige houding

Wat is er, naast onderlinge afspraken, nog méér nodig om een ‘circulaire aanbesteding’ tot een succes te maken? Klaassen: ‘Enerzijds is het van belang dat je voortdurend in gesprek bent met de markt. Via marktonderzoek en -consultatie ontdek je wat er allemaal mogelijk is. Anderzijds helpt het ook om een halsstarrige houding aan te nemen; om niet te veel te luisteren naar de beperkingen die de markt opwerpt en simpelweg te proberen of iets werkt. Je bewandelt een nieuw pad. Om resultaten te behalen, moet je initiatief durven nemen. Iets doen wat nog niet eerder is gedaan. Het risico is dat je geen aanbiedingen krijgt en dat je aanbesteding opnieuw moet doen.’

Dit risico minimaliseerde Klaassen en zijn team door te werken met een Wens PLUS. ‘Als niemand mee zou gaan in onze wensen, hadden we nog steeds een partij, maar geen invulling gegeven aan onze ambitie. De Wens PLUS zorgde er juist voor dat partijen die dit wel konden bieden zich konden onderscheiden.’ Wat ook hielp was de brede kennis en ervaring binnen het projectteam. ‘We hadden deskundigheid op allerlei vlakken, van mobiele tot vaste telefonie en van contractmanagement tot inkoop’, zegt Klaassen. ‘We konden immers putten uit de expertise van meerdere provincies en omgevingsdiensten.’

Concrete resultaten

Het mooist van de aanbesteding vindt Klaassen dat er bij overheden nu veel aandacht is voor duurzaamheid en circulariteit. ‘Een goede ontwikkeling. En dat we bij dit project concrete resultaten kunnen laten zien, is een bonus. Zo kunnen we precies aangeven wat onze inkoop aan grondstofbesparing oplevert. Hopelijk is dat een extra reden voor andere inkoopteams om ons voorbeeld te volgen.’
Een gedreven team is essentieel, zegt hij. ‘Wij wilden met deze aanbesteding iets toevoegen in lijn met de ambities die wij als provincies hebben. Dit is zowel voor het grondstofneutraal van onze mobiele hardware als ook met SROI op het perceel mobiele telefonie goed gelukt. Dat dit gelukt is, zie ik als een gezamenlijke prestatie.’

‘Je afgedankte telefoon is goud waard’

Het grondstofneutraal maken van telefoons bij deze aanbesteding is de verdienste van Closing the Loop. De circulaire diensten van Closing the Loop werden opgenomen in de inschrijving van de hoofdaannemer van de aanbesteding, IT-reseller Centralpoint. Wat Closing the Loop doet? ‘We maken het mogelijk voor organisaties om mobiele telefoons grondstofneutraal in te kopen’, vertelt Joost de Kluijver, oprichter en directeur. ‘Voor een nieuwe mobiele telefoon die een organisatie in gebruik neemt, zamelen wij een defecte telefoon in en recyclen die, op duurzame en sociale wijze. Zo compenseer je het grondstofgebruik van de nieuwe telefoon. Bij deze aanbesteding doen we dat inzamelen in Afrika.’

Daarnaast maakt Closing the Loop het afvoerbeleid van telefoons circulair. Zo krijgen afgeschreven telefoons een tweede leven. ‘Onze klanten willen niet dat hun afgedankte spullen bijdragen aan groeiende afvalbergen in ontwikkelende landen’, zegt Joost. ‘En dat hoeft ook niet. Closing the Loop bouwt sinds 2014 lokale inzamelnetwerken op in verschillende Afrikaanse landen. Die netwerken redden minstens net zo veel kapotte telefoons van de vuilnisberg – bijvoorbeeld in Ghana of Kameroen – als het aantal gebruikte telefoons dat onze klanten die kant op sturen. Zo sluiten we die hergebruikketen en maken we hergebruik ‘afvalvrij’.

In afgedankte telefoons zitten waardevolle grondstoffen, zoals goud en kobalt. ‘We betalen mensen in Afrika voor de inzameling van dit afval’, vertelt Joost. ‘Zo zetten we elektronisch afval om in lokale banen, herbruikbare grondstoffen en concrete circulaire resultaten voor onze klanten.’

Geleerde lessen en tips

• ‘Zorg voor ruimte in je aanbestedingsproces om dingen uit te proberen. Je zal misschien af en toe falen, maar het is een goede manier om stappen te zetten op relatief onbekend terrein, zoals verduurzaming of circulariteit.’
• ‘Zorg ervoor dat je de expertise van de markt maximaal gebruikt. Dus zet in je aanbesteding wát je wilt bereiken, niet hóé je vindt dat dit bereikt moet worden. De markt weet meer dan je denkt.’
• ‘Het hebben van een bevlogen team is cruciaal bij een complexe aanbesteding als deze. Iedereen moet achter het doel staan de wereld een beetje beter te maken, anders wordt het niets.’
• ‘Vraag informatie op bij spelers die kennis hebben van jouw circulaire doel, ook als deze mensen nog niet bekend zijn bij jouw organisatie. Als je alleen informatie ophaalt bij bekende bedrijven, krijg je ook alleen bekende informatie.'

Meer informatie

Aan de slag met circulair inkopen? Het Dossier Circulair Inkopen biedt tools, handreikingen en inspiratie.