Handreiking Hoe biedt u start-ups betere kansen op overheidsopdrachten?

Omschrijving probleem of behoefte

Voor een open vizier is het goed om eerst te omschrijven wat de behoefte is of welk probleem de inkoop moet helpen oplossen. Een beschrijving moet dan niet direct inzoomen op de oplossing, maar eerst moet helder worden wat het probleem is, wanneer het probleem uit de wereld is of op welke wijze aan een behoefte is tegemoet gekomen.

Type procedures

Om start-ups beter in positie te brengen, is het vaak verstandig uw opdrachten niet op een traditionele manier aan te besteden. Zo hebben jonge ondernemers veelal geen ervaring in het doorlopen van een openbare of niet-openbare procedure, en geeft dit hen ook niet de kans om te laten zien wat ze kunnen. Er zijn meerdere procedures die de mogelijkheden van start-ups vergroten.

Prijsvraag

Het organiseren van een prijsvraag biedt voor start-ups meer mogelijkheden om alles uit de kast te halen, en de meer ervaren concurrenten op de inhoud te overtreffen.

SBIR

In sommige gevallen biedt ook de SBIR-aanpak (Small Business Innovation Research) een waardevolle kans voor start-ups. Bij de SBIR-aanpak gunt een overheid meerdere bedrijven een betaalde opdracht om, in onderlinge concurrentie, een specifieke oplossing te ontwikkelen voor het maatschappelijke probleem. Er zijn verschillende rondes, waarin steeds bedrijven afvallen. Na de laatste fase zijn er minimaal 2 prototypes ontwikkeld en getest. Hierdoor kan, anders dan bij een pilot met één individueel bedrijf, een leveranciersmarkt ontstaan met verschillende oplossingen voor een specifiek maatschappelijk probleem. De aanpak vergroot de slagingskans van het innovatietraject en reduceert risico's. Met alleen een SBIR bent u als opdrachtgever nog geen launching customer, de eerste afnemer van een nieuw product of oplossing die door een start-up is ontwikkeld. Dat komt pas na het doorlopen van een aanbestedingsprocedure, waar vanzelfsprekend geen barrières worden opgeworpen voor start-ups.

Innovatiepartnerschap

De nieuwe procedure van het Innovatiepartnerschap lijkt sterk op de SBIR-aanpak maar geeft naast het ontwikkelen de opdrachtgever ook de mogelijkheid om de oplossing in de praktijk daadwerkelijk af te nemen. Er is bij deze procedure en de SBIR-aanpak enig risico op het bereiken van een goed resultaat, maar het biedt ook zeker kansen om stappen te zetten op het gebied van nieuwe technologische ontwikkelingen, duurzaamheid, milieubescherming, of welke nieuwe oplossingen dan ook voor bestaande problemen.

Start-ups in Residence

Indien een prijsvraag, SBIR-aanpak of de procedure van het innovatiepartnerschap niet tot de mogelijkheden behoort, kan gekozen worden voor een andere optie. Start-ups in Residence is bijvoorbeeld een concept waarbij overheden 'urban challenges' bij start-ups neerleggen. Via dit programma kunnen start-ups meedoen in een (potentieel grote) aanbesteding terwijl ze werken aan hun eigen product of service én een maatschappelijk probleem oplossen.

Belemmeringen voor deelname

Aanbestedende diensten stellen regelmatig eisen die de deelname van start-ups aan overheidsopdrachten belemmeren.

Het vragen van referenties

Een ander punt waarop start-ups duidelijk in de min staan ten opzichte van de meer ervaren ondernemers, is het kunnen aantonen van eerdere ervaring en van technische en beroepsbekwaamheid, door middel van referenties. Een startende ondernemer kan deze niet leveren. U moet zich daarom serieus de vraag stellen of het vragen naar referenties niet meer vanuit gewoonte gebeurt en of het noodzakelijk is om in dit geval referenties te vragen alvorens een verbintenis aan te kunnen gaan met een nog onbekende ondernemer. Door referenties te vragen sluit u immers een grote groep jonge minder ervaren ondernemers uit en ook voor de ervaren ondernemers geldt dat resultaten uit het verleden geen garanties voor de toekomst bieden.

Geschiktheidseisen

Ditzelfde verhaal geldt voor de geschiktheidseisen die in een aanbestedingsprocedure aan de ondernemer gesteld worden. Hoe hoger de eisen die gesteld worden, hoe minder kans een start-up maakt. Een mogelijkheid om dit probleem op te lossen is duidelijk meegeven in het beschrijvend document (offerte-aanvraag) dat het vormen van een combinatie is toegestaan. Het praktische probleem dat zich daarbij voor kan doen is dat start-ups de goede partners (nog) niet kennen. Het risico bestaat dat andere ondernemingen de ideeën van de start-up overnemen, en zich het intellectueel eigendom toe-eigenen.

Intellectueel eigendom

Het is niet ongebruikelijk, en vaak ook verstandig, om als betalende opdrachtgever tenminste een (overdraagbare) licentie op het intellectueel eigendom van de oplossing te claimen. Voor start-ups geldt dat ze een businessmodel willen bouwen rondom de oplossing die ze leveren. Wanneer een opdrachtgever het intellectueel eigendom volledig claimt, kan de start-up niet voortborduren op hetgeen hij of zij heeft ontwikkeld en is het onmogelijk hierop een businessmodel op te bouwen.

Zeker als de oplossing voor een opdrachtgever slechts eenmalig afgenomen zal worden en de start-up mogelijkheden heeft voor verder ontwikkeling valt het aan te bevelen af te zien van het volledige intellectuele eigendom. Vaak betaalt u als opdrachtgever overigens een lagere prijs omdat de start-up op andere manieren de ontwikkelkosten kan terugverdienen. Is de geboden oplossing niet geschikt om verder te ontwikkelen door een start-up, dan kan in sommige gevallen het claimen van het volledige intellectueel eigendom door de opdrachtgever verstandig zijn. Ga ten slotte doordacht om met digitale gegevens. Deze hebben vaak een uniek karakter waarbij een aanbestedende dienst digitale gegevens vaak in eigendom wilt hebben/houden. Ook dit element komt aan de orde bij een doordachte aanpak van de verdeling van het (intellectueel) eigendom.

Eisen ten aanzien van personeel

Eisen stellen aan de mogelijkheid van het vervangen van personeel, of eisen dat een ondernemer een divers personeelsbestand heeft, is een duidelijke belemmering voor start-ups. Zoals eerder gezegd, combinaties vormen, ook als zzp-ers onderling, kan een oplossing lijken, maar werkt in de praktijk discriminerend omdat een start-up veel meer moeite moet doen dan een grote onderneming met veel personeel, om vervanging te bieden voor werknemers.

Gunningsfase

Ook in de gunningsfase kunt u rekening houden met start-ups en hun mogelijkheden. Wanneer duidelijk is wat het probleem is of aan welke behoefte voldaan moet worden, kan de ruimte voor innovatieve oplossingen worden beperkt als u het probleem beschrijft in conservatieve (technische) specificaties. Ziet u hiervan af en biedt u meer oplossingsvrijheid dan kunt u een start-up meer uitdagen om met nieuwe oplossingen te komen. Als opdrachtgever wint u zo aan creatieve inbreng.

Meer informatie: Specificeren

Laagste prijs

Wanneer door oplossingsvrij specificeren de nadruk komt te liggen op de creativiteit en originaliteit, moeten de gunningscriteria hier een afspiegeling van zijn. De nadruk leggen op de prijs verhoogt de kans op teleurstellingen, omdat het makkelijker is om op basis van een bestaande oplossing een prijs te maken, dan op iets dat zich nog niet bewezen heeft. Gunnen op basis van laagste prijs is voor een nog niet bewezen oplossing dan ook geen bruikbaar gunningscriterium.

Meer informatie: Gunningscriterium-subgunningscriteria

Contract

In het bijbehorende contract moet de mogelijkheid geboden worden om bijvoorbeeld op basis van nacalculatie te factureren en niet op basis van een vooraf vastgestelde prijs. Denk ook goed na over de verdeling van de risico's. Legt u alle risico's neer bij de ondernemer, dan zal deze eerder geneigd zijn voor zekerheid te kiezen. Dit maakt een opdracht opnieuw minder interessant voor een start-up.

Conclusie

Kortom, er zijn voldoende mogelijkheden om het voor start-ups aantrekkelijk te maken om mee te doen aan een aanbestedingsprocedure en zo een overheidsopdracht in de wacht te slepen, maar dat vraagt wel van u als opdrachtgever, dat u vooraf bereid bent om ook meer creativiteit aan de dag te leggen, en een uitdaging niet uit de weg te gaan. Aan opleidingsinstituten zoals universiteiten mag de eis gesteld worden de toekomstige start-ups en potentiële publieke opdrachtgevers beter voor te bereiden op de aanbestedingspraktijk, en op zijn minst instrumenten mee te geven waarmee zij aan de slag kunnen, zoals weten waar zij opdrachtformuleringen (bijvoorbeeld TenderNed) en informatie over inkopen en aanbesteden (bijvoorbeeld PIANOo) kunnen vinden.