Markt betrekken bij specificatie - marktkennis

Toon pagina in menu

Het verzamelen van marktkennis is een intensieve, tijdrovende en soms ook prijzige activiteit. Hoe intensief en in welke vorm u marktkennis gaat verzamelen is afhankelijk van de aard en omvang van een individuele aanbesteding. Bij risicovolle en/of complexe aanbestedingen gaat u intensiever te werk dan bij routinematige aanbestedingen. Echter elke keer start u met eigen inzichten, het raadplegen van openbare bronnen, de consultatie van vakgenoten en eventueel het bezoeken van beurzen en congressen. Op basis van alle verzamelde marktkennis maakt u een inschatting of het raadplegen van externe adviseurs of marktpartijen van toegevoegde waarde is. 

De markt kan meehelpen om de oplossing voor uw inkoopvraag te vinden en inzicht te verkrijgen in de marktstructuren en prijzen. U kunt de markt inschakelen in het voortraject bij het opstellen van de specificaties, bijvoorbeeld door het inschakelijken van een adviseur of door het houden van een marktconsultatie.

Adviseur inschakelen

Een aanbestedende dienst kan bij het specificeren een externe deskundige inschakelen om de oplossing voor zijn probleem helder te krijgen en de opdracht te specificeren. De externe deskundige kan zelf werkzaam zijn in de markt.

Let op wanneer u een deskundige consulteert. Deze kan verbonden zijn aan een potentiële leverancier. In dat geval moet u die leverancier en/of adviseur in beginsel uitsluiten van deelname aan de aanbestedingsprocedure. Tenzij u de kennisvoorsprong grotendeels ongedaan kunt maken door in het aanbestedingsdocument de opdracht op een wijze te specificeren, die het voor alle aanbieders mogelijk maakt een goede inschrijving te doen. Alle aanbieders moeten zoveel mogelijk gelijktijdig over dezelfde informatie kunnen beschikken.

Marktconsultatie

Ook kunt u een marktconsultatie houden voor het specificeren van uw opdracht. U nodigt geïnteresseerde bedrijven uit om voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure mee te denken over de haalbaarheid en de randvoorwaarden van uw voorgenomen opdracht. U verkent de structuur van de markt en onderzoekt welke ideeën er in de markt zijn om de opdracht op een meest passende wijze in de markt te zetten. De informatie-uitwisseling met belanghebbende partijen kan u zicht geven op mogelijke oplossingen voor een probleem, de specificatie van de opdracht en de meest passende aanbestedingsprocedure.

De uitkomsten van de marktconsultatie worden openbaar gemaakt. De gekregen adviezen gebruikt u bij het opstellen van de opdrachtspecificatie (beschrijvend document of bestek), de aanbestedingsstrategie en de keus voor de te volgen aanbestedingsprocedure.

Marktpartijen kunnen geen rechten ontlenen aan de informatie die hun is verstrekt in de marktconsultatie. Het honoreren van claims van marktpartijen over het gebruik van informatie of vertrouwelijkheid is niet mogelijk. Een marktconsultatie maakt geen onderdeel uit van de formele aanbestedingsprocedure.

U moet ervoor zorgen dat een marktpartij, die deelneemt aan de marktconsultatie, niet in een bevoordeelde of benadeelde positie komt op het moment van aanbesteding. Daarom moet u alle informatie die u aan de deelnemers aan een marktconsultatie heeft verstrekt, ook tijdig bekend maken aan andere (potentiële) gegadigden en inschrijvers. Raakt een deelnemer aan de marktconsultatie toch in een onevenredige voorsprongpositie, dan moet u het bedrijf uitsluiten van deelname aan de aanbestedingsprocedure. 

Dossier: Markten

Technische dialoog

Wanneer u de uitgewerkte specificaties voor uw opdracht in concept klaar heeft, kan het zijn dat u niet zeker weet of de markt uw specificaties, eisen en criteria voldoende begrijpt. U kunt dan in een technische dialoog een aantal marktpartijen om een reactie vragen.

Deze eventueel te zetten stap volgt na een marktconsultatie, maar voor de aankondiging van de opdracht en wordt eigenlijk alleen toegepast bij complexe opdrachten. Ook bij deze bijzondere vorm van marktconsultatie geldt dat u een partij door het raadplegen niet in een voorsprongpositie mag brengen.

Tijdens aanbestedingsprocedures

Tijdens het doorlopen van het aanbestedingsproces heeft u ook nog mogelijkheden om de markt te betrekken bij het specificeren van de opdracht. Zo kunt in specifieke gevallen en onder bepaalde voorwaarden kiezen voor flexibelere aanbestedingsprocedures zoals de concurrentiegerichte dialoog, een onderhandelingsprocedure of een prijsvraag. Hiernaast kunt u altijd de vragen uit de inlichtingen- en vragenrondes gebruiken om uw specificaties verder te verduidelijken en eventueel (marginaal) te wijzigen. Let er wel op dat als u de belangrijkste voorwaarden van de opdracht wijzigt, u hiervoor een rectificatie publiceert waarbij u (potentiële) inschrijvers een redelijke termijn biedt om hun inschrijving te wijzigen om alsnog een reële inschrijving te kunnen doen. Bij een wezenlijke wijziging na de uiterlijke termijn van inschrijving, zult u de aanbesteding moeten afbreken en de gewijzigde opdracht opnieuw in de markt moeten zetten.

Meer informatie:
Concurrentiegerichte dialoog
Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging
Medededingingsprocedure met onderhandeling 
Prijsvraag 
Inlichtingen- en vragenrondes
Wezenlijke wijzing

Altijd de markt betrekken?

Het is niet altijd nodig de markt te betrekken bij het specificeren van de opdracht. De toegevoegde waarde van het betrekken van de markt is mede afhankelijk van de inkoop- en materiedeskundigheid binnen uw eigen organisatie en de complexiteit van de opdracht. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt tussen eenvoudige, inhoudelijk complexe en omgevingscomplexe opdrachten.

Eenvoudige opdrachten

Bij eenvoudige opdrachten hoeven marktpartijen slechts beperkt betrokken te worden, bijvoorbeeld alleen in de inlichtingen- en vragenronde van de aanbestedingsprocedures. Het aanvullend betrekken van marktpartijen in het voortraject of de aanbestedingsprocedure verhoogt voor eenvoudige opdrachten onnodig de benodigde inspanning voor u en de markt. De kosten zullen stijgen zonder dat de kwaliteit van de aanbiedingen voldoende wordt verhoogd.

Inhoudelijk complexe opdrachten

Bij inhoudelijk complexe opdrachten betrekt u de markt bij het specificeren van de opdracht door het uitvoeren van marktconsultaties, het inschakelen van externe adviseurs en het toepassen van flexibelere aanbestedingsprocedures. Als u de markt betrekt, zult u duidelijk in het consultatiedocument dan wel de aanbestedingsdocumenten moeten aangeven dat de specificaties van de opdracht op basis van de verstrekte informatie kunnen wijzigen. Bovendien is het verstandig te vermelden dat de markt geen rechten kan ontlenen ten aanzien van de door hen verstrekte informatie.

Omgevingscomplexe opdrachten

Omgevingscomplexe opdrachten zijn opdrachten met veel en/of moeilijk te beheersen externe raakvlakken. Dit zijn niet alleen de raakvlakken met de (eind)gebruikers, omwonenden en de interne opdrachtgever, maar ook alle (fysieke) raakvlakken tussen het voorwerp van de opdracht en de context waarbinnen deze moet worden gerealiseerd. Denkt u hierbij aan raakvlakken met ICT-systemen, gebouwen, infrastructuur en bedrijfsprocessen. Bij omgevingscomplexe opdrachten is het verstandig de markt vroegtijdig te betrekken om de raakvlakken en de aanwezige oplossingsruimte uitgebreid te bespreken met de markt. Blijkt de oplossingsruimte te klein, dan heeft u nog voldoende tijd om de opdracht zo aan te passen, dat deze wel gerealiseerd kan worden. De meest passende procedure voor omgevingscomplexe opdrachten is een marktconsultatie.

Informeel marktcontact

Het komt in de praktijk veelvuldig voor dat marktpartijen u buiten de aanbestedingsprocedure op informele wijze benaderen met (inkooptechnische) vragen. Indien u vervolgens per abuis informatie over specifieke aanbestedingen verstrekt aan een marktpartij kan deze (tijdelijk) een informatie voorsprong krijgen boven andere marktpartijen. Dit is een situatie, die u beter kunt voorkomen en in voorkomend geval zo snel mogelijk ongedaan moet maken. Daarom is het verstandig om bij vragen over uw vraagspecificatie in een zo vroeg mogelijk stadium een marktconsultatie te organiseren en zowel tijdens de voorbereiding van de opdracht als tijdens de aanbestedingsprocedure informele contacten met betrekking tot de vraagspecificatie zoveel mogelijk te voorkomen.