Innovatiekracht ministerie van Justitie en Veiligheid ontwaakt

Innovatieve oplossingen binnen het ministerie stimuleren en daarmee adequaat inspelen op maatschappelijke verandering. Dat is in een notendop het doel van het Innovatieteam van het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV). "Er komt steeds meer aandacht voor het thema innovatie; bij steeds meer afdelingen van het ministerie begint innovatie te leven." (april 2019)

Praktijkvoorbeeld innovatiegericht inkopen

Het Innovatieteam jaagt innovatie aan binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid. Het team helpt professionals van het ministerie efficiënter en effectiever te werken. Dankzij het Innovatieteam is er ook meer aandacht voor innovatiegericht inkopen binnen het ministerie. Zo initieerde JenV in 2017 het eerste innovatiepartnerschap van de Rijksoverheid.

Voordelen

  • Innovatiegericht werken stelt het ministerie van JenV in staat mee te veranderen met onze snel veranderende samenleving.
  • Dankzij nieuwe aanbestedingsprocedures, zoals het innovatiepartnerschap, vindt meer samenwerking plaats tussen JenV, bedrijven en kennisinstellingen.

Nadelen

  • Innovatiegericht werken vraagt om een andere werkwijze van JenV-professionals. Die aanpassing vergt tijd en inzet.

De uitdaging: nieuwe vraagstukken het hoofd bieden

"We leven in uitdagende tijden. Technologie ontwikkelt zich razendsnel en globalisering breidt zich steeds verder uit." Aan het woord is Bertwin Lussenburg, programmamanager van het Innovatieteam. "Burgers stellen bovendien hogere eisen aan de overheid. Ze willen weten waarom ze wel 24/7 hun banksaldo kunnen checken, maar niet in één oogopslag kunnen zien wat de status is van hun ingediende bezwaar tegen een verkeersboete. Tel dit alles bij elkaar op, en je beseft dat het ministerie toe is aan een nieuwe visie op het vinden van oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Innovatieve producten en diensten zullen een belangrijke rol spelen bij het oplossen van deze vraagstukken."

De aanpak: innovatie stimuleren

"Als Innovatieteam hebben wij de taak de professionals binnen ons ministerie te ondersteunen bij het vinden van vernieuwende oplossingen", zegt Lussenburg. "Daarnaast willen we het innovatief vermogen van het ministerie versterken. Hierbij gaat het niet alleen om technologische, maar ook om sociale en procesmatige innovatie. Hoe we die allemaal aanjagen? Bijvoorbeeld door professionals via begeleiding en financiering te stimuleren om deel te nemen aan innovatieprojecten. En we dagen het MKB, onderwijs- en onderzoeksinstellingen uit om oplossingen voor onze problemen te verzinnen. Het feit dat een ministerie een actieve rol speelt bij het aanjagen van innovatie, is nieuw."

Anders werken

Het gaat dus om het uitdagen van JenV-professionals om innovatie op hun agenda te zetten. Lussenburg: "Ik ben al tevreden als iemand zich één keer per week afvraagt hoe zijn of haar werk slimmer of sneller kan. Als hij of zij het aandurft om op een nieuwe manier naar werkzaamheden te kijken, en vervolgens een nieuwe aanpak kiest." Een voorbeeld van zo’n nieuwe werkwijze? "Inkoopteams kopen innovatiegerichter in. Ze waren gewend kant-en-klare producten te bestellen. Simpelweg duizend pennen aan te vinken, bijvoorbeeld. Maar die tijd ligt achter ons. Nu stellen we eerst de vraag: wat heeft de aanvrager écht nodig om het probleem wat je hebt op te lossen? Dat kan een pen zijn, maar ook een toepassing die nu nog niet bestaat. Meer en meer zal een inkoopteam binnen JenV marktpartijen – zoals bedrijven en kennisinstellingen – uitdagen een nieuwe toepassing te ontwikkelen die een probleem oplost. We doen in dit kader ervaring op met nieuwe inkoopinstrumenten, zoals het innovatiepartnerschap en de small business innovation research (SBIR)."

Risico accepteren

Innovaties komen niet tot wasdom binnen het ministerie zelf. "We hebben geen research and development-afdeling waar innovatieve toepassingen voor JenV van de lopende band rollen", zegt Lussenburg. "Daarom betrekken we bedrijven en kennisinstellingen al in het beginstadium actief bij de opgaven van JenV. Een mooi instrument hiervoor is het innovatiepartnerschap. Bij deze procedure gaat een overheidsorganisatie via een aanbestedingsprocedure een samenwerking met marktpartijen aan. Daarbij gaat het om één procedure voor de ontwikkeling én aankoop van nog niet bestaande innovatieve producten of diensten."
De rolverdeling is helder, aldus de programmamanager. "De overheidsorganisatie omschrijft een probleem of behoefte, de geselecteerde marktpartijen ontwikkelen – fasegewijs en in onderlinge competitie – innovatieve oplossingen. Oplossingen die de overheidsorganisatie ook daadwerkelijk aanschaft, als ze tenminste voldoen aan de vooraf gestelde specificaties." Lussenburg stelt dat zo’n samenwerking alleen succesvol kan zijn als de overheidsorganisatie het op te lossen vraagstuk eerst haarscherp formuleert: "A problem well-stated, is a problem half-solved."

Stralend falen

"Denk niet dat een scherpe formulering een garantie voor succes is", waarschuwt Lussenburg. "Het ministerie van JenV, bijvoorbeeld, is van oudsher vooral gericht op risicocontrole en risicomanagement. Maar je stimuleert innovatieontwikkeling alleen als je faalkansen toelaat. Daarom pleit ik voor acceptatie van het risico om te falen. Falen gaat hand in hand met innovatieontwikkeling, en die ontwikkeling is hard nodig. Bovendien leer je van elke mislukking en ben je dichterbij het antwoord gekomen op de vraag ‘hoe dan wel?’, en dat is ook waardevol. Stralend falen, wordt dat genoemd."

Het resultaat: innovatie borgen in de organisatie

JenV heeft al een aantal successen op haar naam staan. "Neem het Innovatiepartnerschap van het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV) en Brandweer Nederland", zegt Lussenburg. "Dankzij de inzet van dit innovatiegerichte inkoopinstrument gebruikt de brandweer nu satelliettechnologie om bosbranden te voorkomen." Het succesvolle innovatieproject, waar ook de overheidsorganisatie voor Ruimtevaart NSO (Netherlands Space Office) bij betrokken was, werd financieel mogelijk gemaakt door het Innovatieteam. "Het bijzondere aan dit project", vertelt Lussenburg, "was dat de overheid de gezamenlijk ontwikkelde innovatie direct kon inkopen. Bij veel innovatieprojecten volgt er na de aanbestedingsprocedure voor de ontwikkelfase nóg een voor de inkoop. Dat is een extra drempel die bij een innovatiepartnerschap niet aan de orde is. Bijkomend voordeel is dat zowel bedrijven als de overheid in het project investeren. Dit leidt tot een betere verdeling van de financiële risico’s."

Innovatiegericht werken

"We zijn blij dat de brandweer het experiment met dit innovatieproject aan durfde te gaan. En dat ze dankzij deze nieuwe technologie nu beter haar werk kan doen. Maar we zijn óók blij dat de inkopers van het ministerie en het IFV belangstelling en steun voor het project hadden. Zij waren de eersten ooit die dit innovatiegerichte instrument inzetten. Hun enthousiasme geeft vertrouwen dat we dit instrument vaker gaan gebruiken." Dat past bij wat Lussenburg opmerkt binnen het ministerie. "Onze innovatiekracht ontwaakt. Zo hebben meer en meer JenV-afdelingen tegenwoordig een eigen innovatiemanager en wordt er steeds vaker innovatiebudget gereserveerd. Er is nu een JenV-visie op innovatie. Kennis- en technologieontwikkeling krijgt definitief een plek binnen dit ministerie."

Het Innovatieteam en PIANOo

Het Innovatieteam kwam al vroeg in aanraking met PIANOo. Programmamanager Bertwin Lussenburg: "PIANOo is een club met veel kennis over innovatiegericht inkopen. Zij ondersteunt ons bij de inzet van instrumenten voor innovatiegerichte inkoop. Dankzij deze ondersteuning heeft JenV het eerste innovatiepartnerschap ooit op zijn naam kunnen schrijven."  Hiernaast doorloopt het ministerie ook andere samenwerkingstrajecten met bedrijven. Zo hebben we onlangs ons tweede Start-up in residence programma gelanceerd. Een vruchtbare samenwerking tussen het ministerie en start-ups die we in de toekomst willen intensiveren. "We rekenen er op dat PIANOo ons blijft ondersteunen", zegt Lussenburg. "We denken aan een volgende interdepartementale of internationale innovatiepartnerschap, begeleid door en met cofinanciering vanuit PIANOo". Maar ook de verkenning, uitwerking en ondersteuning van Launching Customership. Hierbij willen we als JenV met onze eigen inkoopkracht de ontwikkeling stimuleren van innovaties voor maatschappelijke uitdagingen van JenV met als nevendoelen succesvolle marktintroductie en opschaling van deze innovaties. "Het ministerie wil sowieso meer interdepartementaal samenwerken als het gaat om innovatiegericht inkopen. Bijvoorbeeld via de recent opgerichte Rijks Innovatie Community. Daar presenteren we binnenkort een stappenplan van ons innovatiepartnerschapstraject. In dit plan hebben we alle stappen uit de praktijk van de afgelopen twee jaar toegankelijk op een rij gezet. Zo kunnen we toekomstige innovatiepartnerschappen beter plannen, uitvoeren en begeleiden. Hiermee dragen we bij aan het innovatieve ecosysteem van ons ministerie en de Rijksoverheid."