Innovatiepartnerschap: slimme combinaties van methoden en technieken

Marktpartijen uitdagen om samen met het waterschap een innovatieve onderzoeksaanpak te ontwikkelen. Dat was het doel van Waterschap Rivierenland met de variant op innovatiepartnerschap voor het monitoren van vismigratieroutes. Ria van Os, Senior Inkoopadviseur bij waterschap Rivierenland begeleidde de aanbesteding en vertelt hoe deze procedure in zijn werk ging. (februari 2018)

Praktijkvoorbeeld Innovatiegericht Inkopen

Waterschap Rivierenland wil monitoren hoe vissen in dit gebied de beschikbare migratieroute(s) gebruiken. Om vernieuwing en samenwerking te stimuleren, maakte het waterschap gebruik van innovatiepartnerschap.

Bijzonder

Bij innovatiepartnerschap kun je producten, werken en diensten aankopen die nog niet op de markt beschikbaar zijn. De procedure biedt bedrijven een kans om hun ideeën uit te werken tot een bruikbare oplossing, die vervolgens door de aanbestedende dienst kan worden afgenomen. Het zorgt ervoor dat specifieke wensen van aanbestedende diensten kunnen worden vervuld. In dit geval zorgde de aanbestedingsprocedure voor een samenwerking tussen vier onderzoeksbureaus die hun expertise bundelen.

Doelstellingen

Beoordelen hoe effectief de vismigratieroutes in de praktijk zijn door gebruik te maken van vernieuwende technieken en samenwerking stimuleren.

Voor- en nadelen

Voordeel: Kennis van verschillende partijen kan worden gecombineerd.
Voordeel: Meer informatie tegen minder kosten.
Nadeel: Voor de betrokken marktpartijen die gaan samenwerken kan het organisatorisch ingewikkelder worden.

De uitdaging: vernieuwing en samenwerking stimuleren

Voor vrijwel alle vissoorten is het cruciaal dat watergebieden aan elkaar verbonden zijn, zodat ze zich vrij van het ene naar het andere gebied kunnen bewegen. Voor een gezonde visstand is vismigratie dan ook een van de voorwaarden. Sinds 2009 werkt waterschap Rivierenland eraan de belangrijkste wateren in de regio zo goed mogelijk op elkaar aan te sluiten, onder meer door oplossingen te bedenken voor obstakels: dit zijn de zogeheten vismigratieroutes. Maar gebruiken vissen deze vismigratieroutes in de praktijk ook? Dat wil het waterschap in kaart brengen. Maar niet op de manier waarop dat tot nu toe gebeurde. "Volgens ons kan dat slimmer en beter", zegt Ria van Os, inkoopadviseur bij waterschap Rivierenland. "Elk onderzoeksbureau heeft ervaring met zijn eigen methode, het is logisch dat zij bij een gewone uitvraag reageren vanuit die ervaring. Maar om tot beter monitoringsresultaten te komen, willen wij juist dat bureaus hun krachten bundelen en vanuit die samenwerking met vernieuwende ideeën komen."

Daarnaast is er ook binnen het waterschap heel veel kennis. Bijvoorbeeld over het waterbeheer, de vispopulatie en het waterpeil; ook deze kennis wil het waterschap kunnen inzetten. "Daarom besloten we voor dit vraagstuk te kiezen voor innovatiepartnerschap, zodat we samen met de inschrijvende partij iets kunnen doen met bestaande kennis en ervaring."

De aanpak: transparant en helder communiceren

Het waterschap zette al eerder het innovatiepartnerschap in om marktpartijen te stimuleren tot het bedenken van vernieuwende technieken. "Toen ging het om waterspanningsmeters", vertelt Van Os. "Dat is een concreet product. Met deze opdracht voor het monitoren van vismigratieroutes hebben we laten zien dat je dit instrument ook kunt inzetten voor abstractere aankopen, zoals een dienst."

Hoe pakte het waterschap dat aan? Allereerst door in de aanbestedingsleidraad expliciet aan de inschrijvende partijen te vragen om creatief gebruik te maken van kennis, ervaring en de mogelijkheden van nieuwe technieken en combinaties van technieken. Van Os: "Je moet het niet moeilijker maken dan het is. We hebben gewoon transparant en helder duidelijk gemaakt dat we zoeken naar vernieuwing en samenwerking. Dat is niet alleen een verantwoordelijkheid van inkoop. Zorg dat je inhoudelijke experts er goed bij betrekt. Daar wordt je uitvraag beter van omdat marktpartijen dan precies begrijpen waar het over gaat."

De 3 fases van innovatiepartnerschap

Het innovatiepartnerschap bestaat uit 3 fases. In de mededingingsfase definieert de aanbestedende dienst het probleem of de behoefte en bedrijven stellen innovatieve oplossingen voor. Dan volgt de onderzoeks- en ontwikkelingsfase. Vervolgens kan de aanbestedende dienst in de commerciële fase het product, werk of dienst inkopen onder de vooraf overeengekomen voorwaarden.

De eerste fase besloeg voor deze aanbesteding nog geen twee maanden. Daarin werd eerst een vooraankondiging gedaan in oktober 2017. Omdat het bij de eerste innovatiepartnerschap relatief stil bleef, zocht het waterschap nu zelf actief de publiciteit. In november 2017 vond een informatiebijeenkomst plaats voor geïnteresseerde partijen die vervolgens vragen konden indienen. De mededingingsfase werd afgesloten met een inschrijving op 1 december 2017 en een gunning later die maand. "Dat was een relatief korte periode", erkent Van Os. "Je moet wel zorgen dat er voldoende tijd is om vragen te stellen en te beantwoorden. Maar uiteindelijk bleken alle partijen voldoende tijd te hebben."

Resultaat: een combinatie van 4 marktpartijen die kennis deelt

De opdracht om te monitoren hoe de vissen in dit gebied de beschikbare migratieroute(s) gebruiken, is gegund aan een combinatie van vier bureaus die hun onderzoeksmethoden en –instrumenten combineren. Daarmee is nu de tweede fase, onderzoeks- en ontwikkeling aangebroken. Nils van Kessel van bureau Waardenburg, dat namens de bureaus optreedt als penvoerder, vertelt waarom dit innovatiepartnerschap vernieuwend is: "Normaal treden bureaus op als elkaars concurrenten, samenwerking komt nauwelijks voor. Maar nu hebben we de handen ineengeslagen en onze kennis bij elkaar gebracht."

Combinatie van monitoringsmethoden

De combinatie gaat het onderzoek uitvoeren door allereerst vissen te zenderen. Daarmee wordt in kaart gebracht van welke routes vissen gebruik maken. Daarnaast passen ze environmental DNA toe; door watermonsters te nemen en te kijken welke sporen er in het water zijn achtergebleven, kunnen onderzoekers vaststellen welke soorten op een bepaalde plek voorkomen. Tot slot zetten de onderzoekers videomonitoring in bij passages, om te kunnen inventariseren hoeveel vissen er passeren. Op basis van deze informatie kan het waterschap vervolgens de vraag beantwoorden hoe effectief de migratievoorzieningen in het gebied zijn.

"Daarbuiten werken we ook aan een online platform waarop we de data interactief beschikbaar maken", vertelt Van Kessel. "Dat maakt het in principe voor iedereen mogelijk om de vissen realtime te volgen." Daarmee zou het ontwikkelde oplossing in de toekomst makkelijk zijn uit te breiden naar andere waterschappen. "Maar het is nog in een heel pril stadium. We weten nog niet precies hoe dit vorm gaat krijgen."

Afspraken over de samenwerking en financiering

De samenwerking biedt voordelen, vertelt Van Kessel: "Als meer mensen ergens over nadenken, dan krijg je uiteindelijk een beter product. Daarnaast kunnen we nu makkelijker kennis delen." Nadelen zijn er echter ook. Zo maakt samenwerking tussen verschillende partijen de uitvoering van het onderzoek organisatorisch iets ingewikkelder. "Maar daarover moet je goede afspraken maken."

Van Os benadrukt dat het van belang is om vooraf vast te leggen wie wat financiert. Concreet hebben de partijen afgesproken dat het waterschap de onderzoeksfase betaalt. "Dat doen we gewoon uit onze eigen begroting. In sommige gevallen is het misschien mogelijk om subsidie aan te vragen, maar dat hebben we hier niet gedaan."

Voor de ontwikkelfase hadden partijen de keuze: of ze namen zelf 50% van de ontwikkelkosten op zich, in dat geval zouden ze het recht hebben het product te vermarkten na de ontwikkelperiode. Maar deze partij heeft daar niet voor gekozen. Dat betekent dat het intellectueel eigendom van de methode bij het waterschap komt te liggen. Slaagt de ontwikkeling, dan kan het waterschap in de derde fase de ontwikkelde oplossing bij de deelnemende partij meerjarig afnemen. Hiervoor is geen nieuwe aanbesteding nodig is. Na afronding van het contract kan het waterschap iedere leverancier vragen de ontwikkelde oplossing toe te passen.

Geleerde lessen en tips

  • Zoek de publiciteit bij de vooraankondiging om te zorgen dat er voldoende belangstellende partijen zijn.
  • Betrek inhoudelijke experts bij het formuleren van de uitvraag, zodat marktpartijen precies begrijpen waar het over gaat en waar je naar op zoek bent.
  • Leg vooraf vast wie wat financiert om te voorkomen dat er een vorm van staatssteun plaatsvindt.