Innovatievraagstukken nu sneller en beter beantwoord

Innovatievraagstukken aanpakken met een team experts uit diverse disciplines. ProRail heeft daar sinds 2 jaar de innovatieHUB (iHUB) voor, de opvolger van haar innovatieloket. "Zie onze iHUB als een taskforce die innovatie-initiatieven van marktpartijen begeleidt en test", zegt programmamanager Michelle Spaas. "Samenwerking tussen verschillende afdelingen leidt tot een snellere aanpak van innovatievraagstukken." (december 2018)

Praktijkvoorbeeld organisatie innovatiegericht inkopen

ProRail heeft als grote opdrachtgever een belangrijke rol in het stimuleren van innovatie. Ze vervulde die rol eerder via haar Loket voor Unsolicited Proposals. De mensen achter het loket gingen vervolgens met het voorstel langs verschillende afdelingen binnen de organisatie om daar de mogelijkheden te onderzoeken. Opvolger de InnovatieHUB (iHUB) is een nieuwe aanpak: Initiatieven worden direct door een multidisciplinair team bekeken en besproken met de markt. Hierbij kan een netwerk van experts betrokken worden. Daarnaast begeleidt en test het team kansrijke innovatie-initiatieven, samen met de markt.

Bijzonder

De iHUB is geen speciale afdeling maar een taskforce van experts van verschillende afdelingen. Het team bestaat uit medewerkers van Procurement, Juridische zaken, Innovatie en Assetmanagement. Al die afdelingen zijn gezamenlijk verantwoordelijk.

Voordelen

  • Vraagstukken worden nu direct vanuit meerdere invalshoeken benaderd.
  • Als er een vraag áchter een vraagstuk zit, wordt die sneller gevonden.
  • Er komt beter en meer inzicht in de mogelijkheden voor innovatie-initiatieven.
  • Er zijn sneller oplossingen voor innovatievraagstukken.

Nadelen

Bij innovaties blijft het soms lastig om alle belangen van de betrokken partijen scherp op tafel te krijgen.

Verbinden, verbeteren, verduurzamen

ProRail is verantwoordelijk voor het spoorwegnet van Nederland. Zij draagt eraan bij dat reizigers en goederen veilig en op tijd op hun bestemming komen. Hiervoor moet ze rekening houden met een groeiend aantal reizigers en treinbewegingen, zonder dat daar extra investeringen bij mogelijk zijn. Daarbij is er de noodzaak om storingen te voorkomen en wil ProRail bovendien zo duurzaam mogelijk zijn. Dat alles vat zij samen in drie doelen: verbinden, verbeteren en verduurzamen. Die doelen vormen een behoorlijke uitdaging, waarvoor ze innovatieve oplossingen goed kan gebruiken. De iHUB zoekt die oplossingen namens haar organisatie – en betrekt hierbij marktpartijen en andere partners zoals vervoerders, Railcenter, TU Delft en Rijkswaterstaat.

Multidisciplinair samenwerken

Michelle Spaas, programmamanager Innovatie bij ProRail, vertelt hoe iHUB werkt. "Vroeger – tussen 2010 en 2016 – hadden we het Loket voor Unsolicited Proposals. Marktpartijen konden hier innovatieve ideeën aandragen om onze doelen dichterbij te brengen. De mensen van het loket gingen dan in gesprek met andere afdelingen en keken naar de mogelijkheden van een initiatief. Die manier was niet altijd even snel en leidde vaak tot aanvullende vragen op meerdere terreinen. Twee jaar geleden startte ProRail daarom de iHUB: een multidisciplinaire samenwerking tussen onder meer de afdelingen Procurement, Juridische zaken, Innovatie en Assetmanagement. Daarmee kunnen we sneller een initiatief op waarde inschatten en de mogelijkheden voor samenwerking bepalen. Die samenwerking verloopt erg prettig", zegt Spaas. "We krijgen als team steeds meer inzicht in de belangen van alle betrokkenen. Daarmee verbeteren we de werkwijze ook nog voortdurend. We komen nu sneller tot betere uitvoering van de innovaties. Zo hebben we bijvoorbeeld meerdere testen met smart sensoren uitgevoerd. Daarmee kunnen we realtime de data van het spoor verzamelen. Problemen aan het spoor kunnen zo vroegtijdig gesignaleerd worden."

Van ontmoetingen tot testtrajecten

De iHUB is geen afdeling, maar een taskforce, vertelt Spaas. "Daarin proberen verschillende afdelingen de samenwerking voor innovatie-inkoop te optimaliseren, zodat ProRail een beter en sneller innovatieproces doorloopt." De iHUB is daar op vier manieren leidend in. "Ten eerste stimuleren we ontmoetingen tussen ProRail, partners en marktpartijen rondom innovatievraagstukken. Want als je elkaars belangen begrijpt, werk je makkelijker samen. Ten tweede stimuleren we de ProRail-medewerkers om vaker de innovatievraag te stellen. We kijken dan op welke punten innovatie mogelijk kan zijn. We kijken dan ook naar de juiste manier om deze vraag te stellen en de juiste mensen bij de aanpak te betrekken." De iHUB faciliteert daarnaast ook innovatie in de spoorsector. Spaas: "Marktpartijen kunnen met vrijwel alle vragen over innovatie voor de spoorsector bij iHUB terecht. Is een voorstel interessant? Dan kijken we of we het samen met die partij kunnen oppakken en hoe we eventuele obstakels kunnen wegnemen."

De laatste manier om samenwerking voor innovatie-inkoop te stimuleren, is het bieden van meer testfaciliteiten, aldus de programmamanager. "We hebben een testende aanpak die erg is gericht op het snel uitvoeren in de praktijk. In de praktijk zie je eerder of iets werkt dan op papier. Bij het testen staan we open voor alles, van kleine sensoren tot het automatisch rijden van treinen; want innoveren is vaak nieuwe dingen uitproberen en leren in stappen." Elke uitwerking van een innovatietest is weer anders. Maar ieder eerder testtraject helpt de daaropvolgende test verder. "Uit een test kan ook blijken dat iets niet werkt. Maar ook dat is een geslaagde test: zo weet je wat je de volgende keer beter of anders moet doen."

Vast team met korte lijntjes

De iHUB begeleidt de vraagstelling in het innovatie-inkooptraject. "Hierbij is het belangrijk dat zowel ProRail als de betrokken marktpartijen weten wat we willen en weten waar innovatie nodig is. De vraagstelling moet daarom juist geformuleerd zijn. Intern checkt de iHUB of er achter een aanvankelijke inkoopvraag niet nog een andere vraag zit; een diepere behoefte die eígenlijk aandacht moet krijgen." Bij deze begeleiding is goede samenwerking tussen afdelingen essentieel, stelt Spaas. "Daarmee komt de juiste vraag sneller op de juiste plek." Eén reden waarom de samenwerking binnen de iHUB zo goed is, is dat de taskforce een vast team is, waarvan de leden van verschillende afdelingen elkaar goed kennen, elkaars belangen snappen en snel kunnen schakelen. Spaas: "Ieders bijdrage is belangrijk in innovatietrajecten. Juridische zaken vertelt bijvoorbeeld wat er binnen de aanbestedingswetgeving juridisch mogelijk is. Procurement kan de vraagstelling en relatie met de marktpartijen begeleiden en Assetmanagement helpt te begrijpen waar de vraag vandaan komt en hoe die mogelijk in verband staat met andere vragen of trajecten."

In één keer overzicht

Spaas: "De iHUB werkt steeds beter. Door vanaf het begin met de verschillende afdelingen naar de innovatievraag te kijken, lopen we in latere fases minder vaak tegen knelpunten aan die anders alsnog moeten worden opgelost. Die knelpunten nemen we nu direct weg – of we kunnen er beter mee omgaan. We proberen alle relevante invalshoeken en disciplines in een vroeg stadium samen te brengen en zo in één keer zo veel mogelijk zicht te krijgen op alle kansen en mogelijke obstakels. Het blijft innoveren, dus risico’s en onzekerheden zijn er altijd. Dat bespreken we ook met de marktpartijen waar we mee samenwerken. We gaan samen een uitdaging en blijven hierin leren. Je moet jezelf ook toestaan veel te leren en samen risico aan te durven gaan. Dat resulteert in betere samenwerkingen en is ook nodig voor een innovatieve aanpak van de uitdagingen."

Lessen en tips van ProRail

In de twee jaar dat de iHUB nu actief is, heeft het team veel geleerd in zowel samenwerking als de innovaties zelf. "We hebben ruimte gekregen om te leren" zegt Spaas. "Om het risico aan te gaan, om te kijken wat werkt. Daar is durf voor nodig, een acceptatie van risico’s en heldere communicatie om de noodzaak van die ruimte voor het voetlicht te brengen." Spaas zet enkele lessen van de afgelopen twee jaar op een rij:

  • "Elke afdeling is nodig in deze multidisciplinaire aanpak. Met de kennis en input van alle afdelingen krijgen innovaties meer kansen."
  • "Zorg voor heldere communicatie tussen alle betrokkenen. Vragen en onzekerheden moeten open uitgesproken kunnen worden, het liefst zo snel mogelijk. Dat voorkomt knelpunten in een later stadium."
  • "Een innovatieproces is niet vooraf uit te schrijven. Het hoort bij innoveren dat er ook wel eens iets niet lukt. Of dat er in het proces verkeerde inschattingen worden gemaakt. gemaakt. Die zijn nuttig om van te leren. Sta jezelf die fouten en lessen toe."
  • "Praat ook met andere organisaties die innoveren. Wij wisselen bijvoorbeeld informatie uit met andere aanbestedende diensten, zoals Rijkswaterstaat en Defensie. Heel leerzaam."