Innoveren met de onderhandelingsprocedure

In 2030 -maar liever nog in 2025- moeten alle bussen in Amsterdam emissievrij zijn. Omdat alle bussen van GVB nu nog op diesel rijden, betekent dit dat er een innovatieslag nodig is. Na aanvankelijke interesse in het innovatiepartnerschap, koos het vervoerbedrijf uiteindelijk voor de mededingingsprocedure met onderhandeling als aanbestedingsprocedure. Hoe kwam het GVB tot dat besluit? Maarten Louwerse licht het toe. (mei 2018)

Praktijkvoorbeeld innovatiegericht inkopen

Technisch is het nu nog niet haalbaar om dieselbussen 1 op 1 te vervangen door elektrische bussen. Er was te weinig draagvlak voor het Innovatiepartnerschap om In Motion Charging verder te ontwikkelen. Daarom koos GVB voor de oplossing Opportunity Charging via de mededingingsprocedure met onderhandeling.

Bijzonder

Innovatiegericht inkopen draait om het inkopen van producten, werken en diensten aankopen die nog niet op de markt beschikbaar zijn of nog slechts in beperkte mate worden afgenomen. De aanbestedingsprocedure van het innovatiepartnerschap biedt bedrijven de kans om hun ideeën en concepten uit te werken tot een bruikbare oplossing, die vervolgens door de aanbestedende dienst kan worden afgenomen. Daar kleeft ook een risico aan: als de innovatie niet van de grond komt, is er geen product. In dit geval zag het GVB af van deze procedure omdat dit risico te groot was. In plaats daarvan koos de vervoerder voor de mededingingsprocedure met onderhandeling.

Doelstellingen

31 elektrische bussen inclusief laadinfrastructuur.

Voor- en nadelen innovatiepartnerschap

  • Voordeel: Je daagt de markt uit vernieuwend te zijn en verkrijgt mogelijk een beter passend product.
  • Nadeel: De kans bestaat dat de innovatie niet van de grond komt. Dan is er geen product.

De uitdaging: alle bussen elektrisch

GVB staat voor een verduurzamingsopgave. In 2016 is afgesproken met de toenmalig staatssecretaris van Infrastructuur en Milieu dat er in Nederland alleen nog maar emissievrije bussen rijden. Dit betekent voor GVB dat het alle dieselbussen waar het nu nog mee rijdt, moet vervangen door bussen die rijden op elektriciteit. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan.

In 2015 begon GVB met de eerste marktverkenningen naar de mogelijkheden over de aanschaf van zero-emissiebussen. Daaruit kwamen twee opties. De eerste mogelijkheid was Opportunity Charging, waarbij de batterij van bussen tussentijds wordt opgeladen, via een laadhub bijvoorbeeld op het eindpunt. Hierbij zou GVB fors moeten investeren in laadpalen en ofwel de dienstregeling aanpassen om de bussen voldoende tijd te geven om op te laden, ofwel extra bussen aanschaffen.

De andere mogelijkheid was In Motion Charging, waarbij de bussen stroom krijgen via een bovenleiding boven een deel van de weg. Daarmee kunnen de bussen rijdend worden opgeladen. Deze techniek is alleen nog niet ver genoeg ontwikkeld om te kunnen invoeren op de gewenste manier: zodat bussen rijdend kunnen aan- en afkoppelen.

“Toen kwam het innovatiepartnerschap in beeld”, zegt Maarten Louwerse. “Daarbij kun je samen met marktpartijen de techniek verder ontwikkelen zodat het aan de gewenste eisen voldoet.”

De aanpak: marktconsultaties en risico-analyse

Dat GVB uiteindelijk toch besloot te kiezen voor een andere aanbestedingsprocedure dan het innovatiepartnerschap heeft verschillende oorzaken. Om te beginnen bleek de markt nog niet echt rijp voor deze manier van aanbesteden, vertelt Louwerse: “We hebben twee grote marktconsultaties gehad. Daaruit proefden we dat de meeste aanbieders op zijn zachtst gezegd niet zaten te wachten op een innovatiepartnerschap. ‘Als het moet, dan doen we het maar’, was een beetje de teneur. Normaal gesproken gaat er aan de inkoop van bussen niet zo’n uitgebreide procedure vooraf. Dus dan is dit wel een heel grote stap in één keer.”

Een tweede punt was dat er, vanwege de ruimtelijke impact, weerstand bestond tegen het idee van In Motion Charging. Boven een groot deel van de busroutes in de stad zouden bovenleidingen komen te hangen.

Wat uiteindelijk de doorslag gaf, was de conclusie dat een innovatiepartnerschap niet zonder risico’s is. “De kans bestaat dat je het traject aangaat, maar dat de innovatie mislukt”, legt Louwerse uit. “Dan heb je wel geld uitgegeven en er tijd aan besteed, zonder dat het een eindproduct oplevert.”

Resultaat

GVB koos daarom samen met de gemeente en vervoerregio uiteindelijk toch voor Opportunity Charging als laadmethode, met de opgave om zo dicht mogelijk bij een 1 op 1 vervanging van dieselbussen te komen. “We spreken nog steeds de innovatiekracht van de bedrijven aan, alleen ligt de focus daar nu iets minder op.”

Als inkoopmethode zet GVB nu een mededingingsprocedure met onderhandeling in. Die bestaat uit het neerleggen van de innovatie-opgave, en vervolgens het optimaliseren van het bestek via een consultatiefase. De leveranciers leggen hun voorstellen neer bij de eerste inschrijving. Deze voorstellen worden alleen beoordeeld op kwaliteit. Na toelichtende gesprekken met de leveranciers volgt dan een definitieve aanbieding waarbij zij ook een prijs neerleggen. Naar verwachting wordt in oktober 2018 de opdracht aan een van deze partijen gegund op basis van de combinatie van prijs/kwaliteit.

Geleerde lessen en tips

GVB heeft in de voorfase vanuit het wensbeeld de innovatieopgave bepaald. Hierbij is echter de omgeving van zowel markt als de ruimtelijke inpassing wat op de achtergrond geraakt. Ook ontbrak het aan alternatieven indien de gewenste innovaties niet gerealiseerd zouden worden.

GVB werkt met een projectstructuur waarin risico’s en alternatieven expliciet gemaakt moeten worden. Deze methodiek voorkomt tunnelvisie en zorgt ervoor dat besluitvormers een compleet beeld hebben van keuzes en mogelijke gevolgen. Deze structuur heeft geborgd dat bovenstaande zaken zichtbaar werden en er uiteindelijk een weloverwogen keuze gemaakt is voor de meest passende techniekkeuze en bijpassende aanbestedingsopzet. Dit soort toetsing in het voortraject is essentieel.

Inzetbaarheid van bussen raakt aan de core business van GVB. Het risicoprofiel van het innovatiepartnerschap lijkt op basis van onze ervaringen minder goed te passen bij kritieke projecten.

Meer informatie

Mededingingsprocedure met onderhandeling 
Innovatiepartnerschap 
Dossier: Innovatiegericht inkopen