Inschrijving niet ontvangen in systeem van CTM (week 22)
Te laat indienen
De Staat heeft een aanbesteding georganiseerd voor mediation voor de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen (Nationale aanbesteding Inzet Mediation UHT). Cander was voornemens een inschrijving op de aanbesteding in te dienen. Cander heeft ook geprobeerd haar inschrijving in te dienen maar die poging tot verzending heeft niet geleid tot ontvangst van de inschrijving binnen het systeem van CTM. De rechter vindt dat mede gelet op de duidelijke bewoordingen in het Beschrijvend document, een inbreuk zou worden gemaakt op het gelijkheidsbeginsel, en er een schijn van favoritisme zou worden gewekt, als de Staat na sluiting van de inschrijvingstermijn nog een inschrijving van Cander zou accepteren. (ECLI:NL:RBDHA:2023:7571, Rechtbank Den Haag, Datum uitspraak 12 mei 2023, Datum publicatie 5 juni 2023)
Feiten en omstandigheden
De Staat heeft een aanbesteding georganiseerd voor mediation voor de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen (Nationale aanbesteding Inzet Mediation UHT). Voor communicatie binnen de aanbesteding wordt gebruik gemaakt van een e-aanbestedingstool: Complete Tender Management (CTM). Cander was voornemens een inschrijving op de aanbesteding in te dienen. De termijn voor het indienen van een inschrijving sloot op 20 februari 2023 om 12.00 uur. Blijkens het logboek van CTM is mevrouw [A] verbonden aan Cander, vanaf 17 november 2022 regelmatig ingelogd geweest in CTM om aanbestedingsdocumenten te bekijken. Op 20 februari 2023 is met de gegevens van [A] ingelogd in CTM en zijn vanaf 09.27 uur diverse documenten (totaal 28) geüpload. Het laatste document is geüpload om 11.55 uur. Daarna zijn er gaan handelingen door [A] of iemand anders namens Cander in CTM in het logboek geregistreerd. Om 12.02 uur is met de inloggegevens van [A] binnen CTM een bericht gestuurd aan de Staat inhoudende dat verzending van de inschrijving van Cander niet lukt. Om 12.06 uur is vanuit CTM – waarin nog steeds was ingelogd met de gegevens van [A] – het volgende bericht aan de Staat gestuurd:
“Wij hebben enorm ons best gedaan en maanden lang gewerkt om mee te doen met de tender. Alle documenten staan klaar maar toen wij op verzenden wilden drukken kregen wij een foutmelding. Nu kunnen we niet opnieuw verzenden. Kun jij ons vertellen wat wij kunnen doen om dit op te lossen? Met vriendelijke groet, Cander”
Op 20 februari 2023 in de middag heeft telefonisch contact plaatsgevonden tussen Cander en de in aanbestedingsprocedure aangewezen contactpersoon van de Staat. In dit contact is namens de Staat aangegeven dat de door Cander geüploade documenten niet in de aanbesteding meegenomen kunnen worden. Dit standpunt is door de Staat later per e-mail van 21 februari 2023, die is verzonden in reactie op een brief van Cander, herhaald.
Cander vordert, zakelijk weergegeven, dat de Staat wordt veroordeeld om de inschrijving van Cander te betrekken in de aanbestedingsprocedure en te beoordelen en/of de Staat te gebieden een verzoek in te dienen bij de beheerder van CTM om de inschrijving van Cander beschikbaar te maken voor de aanbestedende dienst. De rechter zegt:
Geen ontvangst van de inschrijving in CTM
“Cander heeft op 20 februari 2023 voor 12.00 uur 28 documenten in CTM geüpload. Tussen partijen is niet in geschil dat Cander heeft geprobeerd haar inschrijving in te dienen door die geüploade documenten te verzenden. Die poging tot verzending heeft niet geleid tot ontvangst van de inschrijving binnen het systeem van CTM.”
Beschrijvend document
“Het Beschrijvend document is duidelijk over de wijze van indiening van een inschrijving en waar (potentiële) inschrijvers bij inschrijving rekening mee moeten houden. Er staat dat een inschrijver tijdig moet beginnen met het uploaden van de documenten en dat de inschrijving wordt ingediend met de blauwe knop ‘Verzenden’, waarbij ter verificatie nog de inloggegevens moeten worden ingevuld. Het uploaden van de documenten die onderdeel zijn van de inschrijving in CTM is dus niet gelijk te stellen met het indienen van een inschrijving. Uit het Beschrijvend document blijkt verder ook duidelijk dat bij het indienen van de inschrijving de inloggegevens nog moeten worden ingevuld. Alleen klikken op de blauwe knop ‘Verzenden’ is dus evenmin voldoende om de inschrijving in te dienen. Cander beschikt over de benodigde inloggegevens, maar haar inschrijving is blijven steken op het moment dat de inloggegevens na het klikken op de knop ‘Verzenden’ moesten worden ingevuld.”
Storing bij CTM onaannemelijk
“Omdat niet aannemelijk is dat sprake is geweest van een storing bij CTM zal tot uitgangspunt genomen moeten worden dat de Staat niet gehouden is alsnog een inschrijving van Cander te accepteren. Cander heeft nog gesteld dat het disproportioneel is om geen inschrijving van haar te accepteren. Die stelling baat haar niet. De Staat stelt terecht dat, mede gelet op de duidelijke bewoordingen in het Beschrijvend document, een inbreuk zou worden gemaakt op het gelijkheidsbeginsel, en er een schijn van favoritisme zou worden gewekt, als de Staat na sluiting van de inschrijvingstermijn nog een inschrijving van Cander zou accepteren.”
Slotsom is dat de vordering van Cander wordt afgewezen.
(VdLC publishers/consultants BV, 7 juni 2023)
Lees de volledige uitspraak op rechtspraak.nl