Inventarisatie opleidingsaanbod: Tekort aan goed opgeleide publieke inkopers

(Semi-)publieke organisaties kampen met een tekort aan goede inkopers. PIANOo sprak in 2018 met inkoopmanagers bij 24 aanbestedende diensten om een beeld te krijgen van dit probleem en mogelijke oorzaken hiervan te achterhalen. Wat maakt eigenlijk een goede inkoper, sluit het huidige opleidingsaanbod aan bij de behoeften van publieke organisaties en hoe staat het met het imago en het carrièreperspectief van de publieke inkoper? Dit artikel bespreekt puntsgewijs de belangrijkste uitkomsten van deze inventarisatie.

Probleemschets
Gevolgen en oplossingen inde praktijk
Concluderend: visie PIANOo

Probleemschets

Waar zoekt men naar?

Een goede inkoper is een schaap met 5 poten, aldus het merendeel van de respondenten. Men zoekt bij het vervullen van inkoopfuncties een combinatie van specifieke materiedeskundigheid én inkoopervaring. Daarnaast vinden sommige respondenten kennis van het aanbestedingsrecht een must. Anderen verwachten dat die kennis gemakkelijk na indiensttreding ontwikkeld kan worden. Het opleidingsniveau dat gevraagd wordt is bij het Rijk vooral universitair (WO), maar op decentraal niveau (provincies, waterschappen, gemeenten) vooral middelbaar en hoger beroepsonderwijs (MBO,HBO). Vooral de functies met een HBO/WO-profiel lijken moeilijk in te vullen.

Vrijwel alle respondenten geven aan competenties en persoonlijkheid veel relevanter te vinden dan een specifieke opleiding. Desondanks wordt in vacatures bijna altijd ‘NEVI of gelijkwaardig’ gevraagd. De meerderheid geeft echter aan deze eis in de beoordeling van ontvangen sollicitaties vaak te laten vallen, omdat er eigenlijk niet echt een opleiding is die aansluit bij wat men in een inkoper zoekt.

Opleidingsaanbod

In de Actieagenda Beter Aanbesteden, een initiatief van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, wordt het belang van goede inkoopopleidingen onderstreept. Respondenten geven aan dat opleidingen publieke inkoop nu grotendeels worden aangeboden door een klein aantal commerciële aanbieders zoals NEVI en Conducto.

Inkoopopleidingen – in algemene zin – richten zich volgens respondenten nog onvoldoende op publieke inkoop, zijn onvoldoende praktisch en onvoldoende gericht op benodigde competenties. Hoewel inkoop steeds vaker wordt gezien als strategisch instrument om allerhande beleidsdoelen te bereiken, geven meerdere respondenten aan dat bestaande opleidingen nog onvoldoende aandacht hebben voor praktijkgericht onderwijs, juist ook gericht op deze strategische functie van inkoop. Er is onder meer behoefte aan methodieken en handvatten voor:

  • het kiezen van een passende marktbenadering en het uitvoeren van een goede marktverkenning;
  • het concreet maken van MVI-beleid in een specifiek inkooptraject;
  • het formuleren van selectie-eisen, geschiktheidseisen en gunningscriteria;
  • het bepalen van de beste prijs/kwaliteit-verhouding (het opstellen van een goede formule);
  • onderdrempelig inkopen.

Het aanbod op hogescholen en universiteiten dat specifiek gericht is op publieke inkoop is beperkt. Op MBO-niveau noemen respondenten geen inkoopopleidingen. Mogelijk besteden MBO-instellingen wel enige aandacht aan publieke inkoop en leveranciersmanagement binnen enkele vakken van facilitaire en administratieve opleidingen. Een beperkt aantal hogescholen biedt een halfjaarlijkse inkoopminor aan, waarvan publieke inkoop onderdeel uitmaakt. Op WO-niveau wordt voornamelijk aandacht geschonken aan de juridische component van aanbesteden (middels het vak Aanbestedingsrecht). Daarnaast is er soms in het kader van een master bestuurskunde of management aandacht voor publiek opdrachtgeverschap.

Ook is er aandacht voor publiek opdrachtgeverschap door de leerstoel Publiek opdrachtgeverschap in de bouw (TU Delft). Daarnaast zijn er, op het moment van schrijven, vijf NEVI-leerstoelen. Deze richten zich op inkoop(management) en opdrachtgeverschap in brede zin en dus niet specifiek op de publieke sector. 2 minoropleidingen aan hogescholen tonen sterk verwantschap met NEVI. In beide gevallen wordt de opleiding gelijkgesteld aan NEVI-1. 1 minoropleiding vereist lidmaatschap van NEVI als instapvoorwaarde voor deelname aan de minor.

De vakken en minors aan hogescholen en universiteiten zijn, anders dan de commerciële opleidingen, vaak niet bekend bij inkoopafdelingen en managers. Daardoor is de aansluiting tussen (vacatures van) inkoopafdelingen en deze niet-commerciële opleidingen nog beperkt; nieuwe inkopers worden niet vaak onder deze studenten gezocht en vacatures verwijzen niet naar deze opleidingen. Een beperkt aantal aanbestedende diensten en adviesbureaus geeft wel aan actief te werven onder afstudeerders facilitair management met een inkoopminor.

Opleidingen huidige inkopers

Zittende inkopers zijn nu meestal ‘per ongeluk’ het vak in gerold en hebben daardoor vaak geen inkoopopleiding gevolgd. Na indiensttreding is er vaak beperkte tijd en budget beschikbaar om alsnog een opleiding te volgen. In meerdere gevallen was er een budget van zo’n € 500,- per persoon per jaar beschikbaar. In andere gevallen was meer budget beschikbaar, maar gaven respondenten aan geen tijd te hebben om een opleiding te volgen. Een enkele gemeente en provincie  biedt nieuwe inkopers in het eerste arbeidsjaar tijd en budget om een deeltijdopleiding te volgen.

De meeste respondenten geven aan af en toe een korte cursus van één of meer dagdelen te volgen om kennis bij te spijkeren. Veel genoemd werden cursussen die een overzicht van recente jurisprudentie geven.

Imago publieke inkoop

Sommige respondenten geven aan dat er in hun organisatie structureel te weinig fte’s vrijgesteld zijn voor inkoop. Een belangrijke reden voor het gebrek aan fte’s is volgens respondenten dat inkoop intern nog onvoldoende serieus wordt genomen. Inkoop wordt (intern) nog te vaak gezien als een puur administratief proces in plaats van een serieus vak dat sterk verband houdt met de primaire processen en impact kan hebben op eigen beleidsdoelen.

Opvallend is dat het (externe) imago van publieke inkoop óók vaak genoemd wordt als oorzaak voor het feit dat weinig nieuwe mensen kiezen voor een inkoopfunctie in een publieke organisatie.

Gebrek aan doorgroeimogelijkheden en salariëring

Naast imago worden ook het gebrek aan doorgroeimogelijkheden en een te lage salariëring (in vergelijking met andere afdelingen en de private sector) genoemd als oorzaak voor het tekort. Jonge mensen kiezen volgens respondenten liever voor de private sector of commerciële adviesbureaus omdat ze daar meer verdienen, en volgens sommigen ook omdat ze daar een meer inhoudelijke rol en meer doorgroeimogelijkheden hebben dan in een publieke organisatie.

Ook komt het voor dat jonge mensen na enige tijd in de publieke sector alsnog naar de private sector overstappen. Enkele respondenten geven andersom ook aan het liefst inkopers met ervaring in de private sector aan te nemen, omdat die onder andere betere advies- en onderhandelingsvaardigheden zouden hebben. In een publieke organisatie komen die vaardigheden vooral intern goed van pas. Deze kandidaten missen meestal wel kennis van het aanbestedingsrecht en van de bestuurlijke context.

Gevolgen en oplossingen in de praktijk

Professionalisering inkoop blijft in veel organisaties achter

Door het tekort aan goede mensen (als gevolg van lang openstaande vacatures, soms te weinig fte’s en geen goed passend opleidingsaanbod) blijft het professionaliseren van de inkoopfunctie achter. De ontwikkeling van kennis blijft achter, bijvoorbeeld van de toepassing van ‘bijzondere’ procedures, het vervlechten van strategische beleidsdoelen en inkoopstrategie en het toepassen van data-analyses. Ook fundamentele taken zoals het ontwikkelen en updaten van inkoopbeleid blijven vaak liggen. Ook heeft contractmanagement binnen veel publieke organisaties nog geen structureel karakter. Slechts in een klein aantal gevallen (allemaal grotere organisaties) is contractmanagement structureel (en expliciet) belegd, bijvoorbeeld binnen de inkoopafdeling.

In de praktijk gaan overheden verschillend om met het tekort aan ‘kant-en-klare inkopers’. In de interviews zijn de volgende 3 oplossingen het meest genoemd:

Oplossing 1: Learning on the job

Een veel gehoorde oplossing is dat men mensen met potentie aanneemt, om hen vervolgens het vak aan te laten leren door collega’s (‘learning on the job’). Voor deze tijdelijke belasting van collega’s kan meestal geen extra capaciteit vrijgemaakt worden, waardoor het capaciteitsprobleem op korte termijn groter wordt. Bovendien geven sommige respondenten aan dat nieuwe werknemers hierdoor onvoldoende begeleid worden. 1 organisatie gaf aan dat nieuwe mensen door een gebrek aan goede (inwerk)begeleiding ook vaak sneller dan gehoopt weer weg zijn.

Oplossing 2: Eigen opleidingstraject

In grotere organisaties op rijksniveau en bij een enkele gemeente is een mer structurele oplossing gevonden door een eigen opleidingstraject op te zetten. Groot voordeel van een eigen opleidingstraject is volgens respondenten de aansluiting op de eigen praktijk en het feit dat hiermee mensen met een breed profiel enthousiast gemaakt kunnen worden voor inkoop. Een nadeel is dat het opzetten van een goed opleidingstraject veel tijd vergt. In sommige gevallen moesten de opleidingen bovendien in zeer korte tijd worden opgezet. Door samenwerking met andere aanbestedende diensten en externe partijen wordt de tijdsinvestering gedeeld en wordt dubbel werk voorkomen. Wel moet dan de aansluiting bij de eigen praktijk in de gaten gehouden worden.

Een veel gehoord nadeel is dat eenmaal opgeleide mensen nadat zij zijn opgeleid ook snel weer kunnen vertrekken, waardoor de eigen organisatie (en bij een overstap naar de private sector: de publieke sector) niet profiteert van de investering.

Oplossing 3: Externe inhuur

Een derde veel voorkomende oplossing voor capaciteitsgebrek is externe inhuur. Tweederde van de geïnterviewde aanbestedende diensten geeft aan gebruik te maken van inkooppersoneel op inhuurbasis. Een aantal organisaties noemt als bijkomende reden voor externe inhuur dat externe medewerkers meer specialistische kennis hebben. Ze zouden volgens sommige respondenten zelfs in algemene zin competenter en ondernemender zijn. Dat komt soms ook doordat men bij openstelling van een vacature verplicht is interne kandidaten voorrang te geven, die vaak minder geschikt en gemotiveerd zijn.

Concluderend: visie PIANOo

Inkoop heeft een grote impact op de primaire processen in een organisatie en kan bijdragen aan het realiseren van eigen beleidsdoelstellingen. Er wordt in de meeste organisaties dan ook steeds meer van inkoop verwacht. Om echt gebruik te kunnen maken van deze potentie van de inkoopfunctie moet inkoop een serieuze positie in de organisatie krijgen; de inkoper moet meer vooraan in de besluitvorming worden betrokken en aan de achterkant zijn korte lijnen met contractmanagement noodzakelijk. Daarnaast moet de inkoopafdeling zelf geprofessionaliseerd worden. Dat kan alleen als er voldoende capaciteit en goede opleidingen zijn die inkopers ook in staat stellen die rol te vervullen. 1 van de oorzaken voor het tekort aan goede inkopers lijkt het gat tussen de behoeften van inkoopafdelingen en het huidige opleidingsaanbod.

Opleidingen zouden volgens respondenten inkopers beter kunnen voorbereiden op het vak door meer praktisch toepasbaar onderwijs, dat bovendien meer competentiegericht opleidt, sterker gericht op de publieke organisatie en de strategische kant van het inkoopvak. Juist op HBO én WO niveau. Op dit moment lijkt de invulling van opleidingen en daarmee de professionalisering van het vak voornamelijk afhankelijk van een klein aantal commerciële opleiders. Zouden publieke organisaties zoals (samenwerkende) aanbestedende diensten en hogescholen en universiteiten daar wellicht een grotere rol moeten spelen?

Een tweede oorzaak van het capaciteitsgebrek die opvallend vaak genoemd wordt is het imago van publieke inkoop. Het beeld van inkoop als een puur administratief proces dat men er nu eenmaal bij moet doen, is in de meeste publieke organisaties inmiddels achterhaald. De inkoper is vaak al lang geen administrateur meer, maar een schaap met 5 poten, dat strategisch adviseert over het combineren van rechtmatigheid én doelmatigheid en daarmee een belangrijke schakel in de organisatie.

PIANOo vraagt in 2019 aandacht voor meer en beter op de praktijk aansluitende opleidingen.