Marktconsultatie: wat u als aanbesteder écht moet weten

Steeds meer publieke opdrachtgevers vragen de markt om input voor hun aanbestedingen. Helaas weten veel aanbesteders nog nauwelijks hoe je een goede marktconsultatie uitvoert. Het gevolg is dat marktpartijen niet alleen overstelpt worden met informatieverzoeken, maar daar ook van in verwarring raken. Ze tasten vaak in het duister over bijvoorbeeld het exacte doel van die verzoeken, de tijdsinvestering die ervoor nodig is en of ze er ook iets voor terugkrijgen. (Cobouw, juni 2018)

Het artikel maakt duidelijk wat een marktconsultatie is, waarvoor deze dient en wanneer u als aanbesteder het best een consultatie kunt starten

Waarom u een marktconsultatie houdt

Een marktconsultatie is een ‘door een aanbestedende dienst georganiseerde informatie-uitwisseling met belanghebbende partijen over een voorgenomen aanbesteding’, aldus de definitie van PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden. Anders gezegd: als publieke opdrachtgever wilt u de best mogelijke aanbesteding maken, maar u weet nog te weinig over processen, producten, ontwikkelingen of spelers in de Grond-, Weg- en Waterbouw (GWW)- en Bouwsector. Daarom stelt u vragen aan bedrijven en brancheverenigingen. In hoeverre is uw project bijvoorbeeld interessant voor hen? Welke kansen en knelpunten zien ze? En welke planning mag u verwachten? Welke oplossingen zijn bovendien beschikbaar, geschikt én passend binnen de projectkaders? En zijn er genoeg partijen die dit soort oplossingen kunnen bieden?

In Rotterdam maakte een ondernemer de gemeente heel enthousiast over elektrische en hybride bouwmachines. Maar al snel bleek dat hij de enige was die zo’n machine kon aanbieden. Hiermee is in de aanbesteding vervolgens rekening gehouden. Een marktconsultatie kan ook zinvol zijn voor potentiële opdrachtnemers. Niet omdat ze er rechten aan kunnen ontlenen. Maar het doet de relatie met u, hun potentiële opdrachtgever, ook geen kwaad. En belangrijker: een consultatie vertelt hen dat er een aanbesteding aankomt en vaak zelfs aan welke randvoorwaarden u zit te denken. Ze kunnen zich daar dan op voorbereiden. Een marktconsultatie voorkomt dus dat geschikte marktpartijen verrast worden door een aanbesteding. En dat ze geen tijd of zin meer hebben om eraan mee te doen.

Wanneer u een marktconsultatie houdt

De meeste consultaties vinden plaats vóór de aanbestedingsprocedure. Maar soms is er ook ruimte voor dialoog tijdens die procedure. In beide gevallen gaat u eerst goed na of de partijen die u wilt spreken daar tijd voor hebben. Hebben ze het stervensdruk? Probeer dan te wachten tot het rustiger is. En sowieso houdt u een marktconsultatie natuurlijk niet tijdens de bouwvak. Bovendien begint u er pas aan als u zich goed heeft voorbereid. U gaat na welke deelnemers u wilt spreken, wat u van hen wilt weten en wat u met die informatie van plan bent. U kiest of ze een vergoeding krijgen. En u bepaalt hoe u de consultatie inricht; hoe u hun informatie zo eenvoudig mogelijk kunt verkrijgen. Heeft u dit alles op een rij? Dan vertelt u dat alles in alle open- en eerlijkheid. Bovendien geeft u aan hoe u met hun concurrentiegevoelige informatie omgaat en hoe u zult terugkoppelen wat u met de verzamelde gegevens gedaan hebt.

Meer vragen en antwoorden

Uiteraard laat bovenstaande veel vragen onbeantwoord. Hoe kunt u een marktconsultatie bijvoorbeeld het best inrichten? Wie zet u in uw team? En hoe gaat u om met informatie? Bovendien: wanneer kunt u beter van een marktconsultatie afzien? En wat zijn dan de alternatieven? Deze en andere vragen komen in het artikel Marktconsultatie: Wat u als aanbesteder nog meer moet weten aan de orde.

Meer informatie:
Marktconsultatie: Wat u als aanbesteder nog meer moet weten 
Markt betrekken bij specificatie - marktkennis

Dit artikel is geschreven door de Vakgroep GWW en Bouw van PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden en gebaseerd ervaringen van gemeente Rotterdam, Inkoopbureau Midden-Nederland en Provincie Noord-Brabant.