Marktconsultatie: wat u als aanbesteder nog meer moet weten

Waarom zou u als overheidsinstantie een marktconsultatie starten? Wanneer? En welke informatie mag u verwachten van deelnemers? In het artikel Marktconsultatie: wat u als aanbesteder écht moet weten zijn deze vragen uitvoerig aan de orde geweest. Maar wat moet u als aanbesteder nog meer weten? Ook van belang zijn bijvoorbeeld vragen over hoe een marktconsultatie het best kunt inrichten, wanneer u beter van een marktconsultatie kunt afzien en wat zijn dan de alternatieven. (Cobouw, juli 2018)

Hoe richt u een goede marktconsultatie in?

Daar bent u in principe vrij in. Wel kan de ene vorm beter bij uw casus passen dan de andere. Ken daarom de voor- en nadelen en kies bewust. Besluit u uw vragen bijvoorbeeld per (digitale) post te stellen in plaats van in een gesprek? Dan krijgt u vaak langere, beter doordachte antwoorden, maar bent u dikwijls meer tijd kwijt en kunt u minder doorvragen of non-verbale signalen oppikken. Kiest u voor een een-op-eengesprek in plaats van een groepsconsultatie? Dan krijgt u doorgaans meer informatie, maar heeft u minder snel door wat de consensus in de markt is.

Ook de beste samenstelling van uw team kan per casus verschillen. Natuurlijk, uw projectleider moet aanwezig zijn en het helpt als er een inkoper bij is met ervaring in de Grond-, Weg- en Waterbouw (GWW)- en Bouwsector. Maar daarnaast hangt veel af van wat er bij deze opdracht belangrijk is. Stel: u vindt circulariteit een belangrijk aandachtspunt en wilt daar vragen over stellen. Laat dan zeker een expert op dat gebied aanschuiven.

Wat doet u zodra u een marktpartij geconsulteerd hebt?

Maak een eerste verslag van dat gesprek, stuur het naar uw gesprekspartner en voer diens feedback door – ook als dit betekent dat u uitspraken moet schrappen. Stel uiteindelijk een eindverslag op, waarbij u de input uit verschillende consultaties combineert, anonimiteit waarborgt en geen concurrentiegevoelige informatie deelt. Vertel niet wie precies wat zei, maar wel welke inzichten u hebt opgedaan, welke antwoorden u gaat gebruiken, welke niet en waarom. Inkoopbureau Midden-Nederland deed bijvoorbeeld onder meer het inzicht op dat een noodzakelijk soort heipaal niet binnen de beoogde termijn geleverd kon worden. Het besloot daarop om die termijn te verlengen in zijn aanbesteding.

Wanneer houdt u géén marktconsultatie?

Als u eigenlijk niets met de verzamelde informatie kunt doen. Is de projectscope bijvoorbeeld totaal dichtgetimmerd? Heeft u geen ruimte om de projectkaders aan te passen, aangezien alles al met de stakeholders en specialisten is beklonken? Begin er dan niet aan. Een formele marktconsultatie is evenmin zinvol als u maar een kleine vraag hebt of slechts 1 à 2 bedrijven wilt benaderen. Stel uzelf altijd de vraag of er geen betere methodes om informatie te achterhalen. Een quick scan of interview onder enkele marktpartijen kan soms veel nuttiger zijn. Inkoopbureau Midden- Nederland polst bijvoorbeeld kort voor een aanbesteding telefonisch bij potentiële aannemers of zij nog interesse hebben om mee te doen. Soms is het ook handiger om een adviesbureau in te schakelen. Of om een collega-aanbesteder te bellen die onlangs een vergelijkbare aanbesteding uitbracht en de gewenste informatie al op de plank heeft liggen. Zelfs een middagje googelen kan al meer dan genoeg opleveren.

Boodschap

Als er één boodschap is die we u graag meegeven, dan is het deze: houd bij marktconsultaties het belang en de beleving van marktpartijen in het oog. Aanbesteders vergeten dat nog te vaak. Het gevolg is dat deelnemers aan zo’n consultatie zich niet gezien of gewaardeerd voelen. Daardoor lopen samenwerkingen vaak al een kras op voordat ze goed en wel begonnen zijn. Terwijl een respectvolle benadering juist de weg opent naar succesvolle werkrelaties. En dat komt iedereen ten goede: de overheid, bedrijven en de Nederlandse bevolking.

Meer informatie:
Marktconsultatie: wat u als aanbesteder écht moet weten 
Markt betrekken bij specificatie - marktkennis

Deze column is geschreven door de Vakgroep GWW en Bouw van PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden en gebaseerd ervaringen van gemeente Rotterdam, Inkoopbureau Midden-Nederland en Provincie Noord-Brabant.