Betaalautomaten en afrekensystemen toegelicht

Toon pagina in menu

Binnen een organisatie is het afrekensysteem (kassa) een belangrijk middel om de transacties op eenvoudige wijze af te wikkelen en te registreren. Wanneer gebruik wordt gemaakt van een modern afrekensystemen, kunnen daarnaast nog meer gegevens worden vastgelegd. Deze gegevens kunnen worden gebruikt bij de bedrijfsvoering, zoals ondersteuning van het logistieke proces, kascontrole of opbouw van statistische gegevens. Om te kunnen pinnen is een betaalautomaat nodig en een telecomverbinding. De verwerking van de transactie loopt via andere partijen.

Vaak wordt het afrekensysteem en betaalautomaat aan elkaar gekoppeld. Dan hoeft het te betalen bedrag niet te worden overgetypt op de betaalautomaat en worden de betaalgegevens meteen in het afrekensysteem verwerkt.

Afrekensystemen

Kassa's zijn er in verschillende soorten. Van eenvoudige rekenmachines met een geldlade tot geavanceerde computers die alle bedrijfsprocessen bij elkaar brengen. Een afrekensysteem is op die manier het hart van de organisatie. Naast de ondersteuning van uw bedrijfsvoering kunt u met een modern afrekensysteem ook uitgebreide overzichten uitdraaien en ook een koppeling aan andere systemen behoort tot de mogelijkheden. Dat kan voor u handig zijn als u behoefte heeft aan managementinformatie of als u werkt met bijvoorbeeld een cateraar, fietsenstallingsbedrijf of andere dienstverlener. U kunt dan de uitgebreide gegevens die met de hedendaagse afrekensystemen kunnen worden vastgelegd uitvragen.

Type afrekensystemen

Afrekensystemen zijn onder te verdelen in 4 typen:

  • Mechanische kassa, dit is een afrekensystemen met een beperkt aantal registers. In de registers wordt bijvoorbeeld het aantal transacties of het totaalbedrag vastgesteld. De rapportage, zoals X- of Z-afslag (dagoverzicht), is beperkt. X-afslag is een rapportage met omzettotalen waarbij de omzetteller niet op nul wordt gezet, bij een Z-afslag wel.
  • Elektronische kassa, dit is een afrekensystemen die een (EPROM-)chip heeft waarop de gegevens worden geregistreerd. Het is mogelijk de gegevens uit te lezen en over te brengen naar een centrale computer. Er kunnen diverse rapportages, zoals X- en Z-afslag, worden gemaakt.
  • Point-of-sale kassasysteem, dit is een computerkassa (frontoffice) die verbonden is met een computer (backoffice). Het systeem legt alle transacties elektronisch vast. Deze gegevens (database) kunnen vervolgens gebruikt worden als managementinformatie en voor de verantwoording.
  • Cloudkassa, dit is een afrekensystemen waarbij data en documenten (die vroeger op een lokale PC stonden) via het internet worden opgeslagen.

Stichting Betrouwbare Afrekensystemen (SBA) heeft in samenwerking met CheckOut.nl een verkenning uitgevoerd over de toekomst van Kassasystemen. In dit onderzoek wordt voorspeld dat de kassa verandert van afrekenpunt naar bedrijfsautomatiseringssysteem en informatietool.

Meer informatie
De toekomst van de kassa 

Betrouwbaarheid afrekensystemen

Een betrouwbaar afrekensysteem biedt zekerheid op vele gebieden die van belang zijn voor een goede bedrijfsvoering en administratie. Een betrouwbaar afrekensysteem biedt onder andere de volgende zekerheden :

  • De zekerheid van een goede administratie en betrouwbare gegevens
  • De zekerheid van overzicht en inzicht
  • De zekerheid voor ondernemers en personeel

Het is raadzaam om bij de aanschaf van een afrekensysteem of bij een exploitatieopdracht te onderzoeken in hoeverre deze zekerheden gewenst zijn en worden geboden.

Daarnaast werkt, mede als gevolg van de strenger wordende eisen en wensen van partijen met wie eigenaren van afrekensystemen een relatie hebben (Belastingdienst, banken, accountants), een aantal kassa-leveranciers inmiddels samen in de Stichting Betrouwbare Afrekensystemen. Deze stichting heeft als doel om betere en betrouwbare afrekensystemen te leveren. Wanneer een afrekensysteem aan de criteria voldoet, kan de leverancier zich aansluiten bij de stichting. Betrouwbare afrekensystemen bieden zekerheid dat alle transacties op een betrouwbare wijze worden vastgelegd en biedt bescherming tegen het onrechtmatig aanpassen van gegevens. In een aanbesteding kunnen deze criteria gevraagd worden, mits deze voldoende relatie hebben met het voorwerp van de opdracht. Het Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen is een onafhankelijk en transparant keurmerk voor kassasystemen.

Keurmerk Afrekensystemen  op keurmerkafrekensystemen.nl

Betaalautomaten

Om te kunnen pinnen is een betaalautomaat nodig en een telecomverbinding, bijvoorbeeld via een vast of mobiel breedbandnetwerk. De verwerking van de transactie loopt bij pinbetaling via derden. Het is de bank of een tussenliggende partij zoals een payment service provider (PSP), die met deze verwerker een contract afsluit. Voor de acceptant van pinbetalingen is de bank of tussenliggende partij de contractpartij. Er zijn bemande en onbemande betaalautomaten. Bemande betaalautomaten kunnen vast, draadloos en mobiel zijn.

Contactloos betalen

De nieuwste generatie betaalautomaten bieden tegenwoordig ook de mogelijkheid om contactloos te betalen. Daarbij hoeven klanten alleen nog een pincode in te toetsen bij bedragen hoger dan 25 euro. De pas kan in die automaten overigens ook worden ingestoken. Het belangrijkste voordeel van contactloos betalen is het sneller afhandelen van betalingen met een contactloze pas of de mobiele telefoon.

mPOS-systemen

mPOS-systemen zijn apparaten waarmee pinbetalingen kunnen worden afgehandeld. Zij werken in combinatie met een smartphone of tablet. Het zijn voordelige apparaten, die - vanwege de robuustheid en kostenstructuur - vooral geschikt zijn voor beperkte hoeveelheden elektronische betalingen.

Kassa's en kassakoppelingen

Er zijn losstaande betaalautomaten en er zijn gekoppelde betaalautomaten met het afrekensysteem. Gekoppelde betaalautomaten met het afrekensysteem werken in de regel sneller en hebben een kleinere faalkans bij het overtikken van het bedrag. Vaak zijn de kosten van gekoppelde en geïntegreerde systemen goedkoper dan losse systemen.

Certificering van betaalautomaten

Betalingen via een betaalautomaat moeten gemakkelijk, betrouwbaar en veilig zijn. Daarom worden er strikte eisen gesteld aan de werking en beveiliging van betaalautomaten. De eisen zijn gebaseerd op internationale regels en standaarden. Voor alle Europese betaalautomaten gelden dezelfde basiseisen, maar de Nederlandse wetgeving stelt hier bovenop nog een aantal specifieke eisen. Zo moeten betaalautomaten worden gecertificeerd door de Betaalvereniging Nederland (Betaalvereniging).

Certificering betaalautomaten  op betaalvereniging.nl

Betaalvereniging Nederland

De Betaalvereniging heeft wettelijke taken op het gebied van infrastructuur, standaarden en gezamenlijke productkenmerken voor betaalproducten. De leden van de Betaalvereniging zijn aanbieders van betaaldiensten: banken, betaalinstellingen en elektronisch geldinstellingen. In dit verband zijn vooral de certificering van betaalautomaten, gekwalificeerde installateurs van breedbandverbindingen voor pinnen en datacommunicatieverbindingen voor pinnen van belang.

Betaalvereniging Nederland  op betaalvereniging.nl
Overzicht installateurs  op betaalvereniging.nl

Voorkomen en verhelpen van storingen

Met de telecomleverancier kunnen afspraken worden gemaakt over de mate van service. Naast een goed servicecontract is de robuustheid van de telecomverbinding een belangrijk aspect. Een betaalautomaat werkt in principe op elke internetverbinding, maar is wel afhankelijk van de kwaliteit van de verbinding en eventuele herstelgarantie. De Betaalvereniging Nederland certificeert telecomleveranciers. Zo is duidelijk welke leveranciers voldoen aan de door de vereniging vastgestelde minimale kwaliteit. 

Overzicht leveranciers  op betaalvereniging.nl

Marktverkenning

Om meer zicht te krijgen op afrekensystemen heeft checkout.nl in het eerste kwartaal van 2015 een onderzoek uitgevoerd onder leveranciers van kassasystemen in Nederland. Het gaat hierbij om fabrikanten/ontwikkelaars en/of distributeurs/importeurs. Op basis van deze onderzoeksresultaten en informatie uit andere bronnen schetst Checkout.nl een beeld van het aanbod van kassasystemen in Nederland. Op checkout.nl kunt u tevens een online keuzehulp vinden.

Het aanbod van afrekensytemen  op checkout.nl
Online keuzehulp Checkout  op checkout.nl

Terug naar: Aan de slag met Betaalautomaten en afrekensystemen