Inkopen van leermiddelen

Toon pagina in menu

Een openbare of bijzondere onderwijsinstelling dient de aanbestedingswet- en regelgeving te volgen wanneer zij zich kwalificeren als ‘aanbestedende dienst’ volgens de Aanbestedingswet 2012. Veel onderwijsinstellingen zijn een aanbestedende dienst omdat zij voldoen aan de criteria voor een ‘publiekrechtelijke instelling’. De rechtspersoon die de onderwijsinstelling in stand houdt is in beginsel de aanbestedingsplichtige organisatie. Soms is de inkoopbevoegdheid belegd bij een overkoepelende stichting.

Zelfstandige operationele eenheid 
Inkopen voor verschillende doelgroepen
CPV-codes
Programma van Eisen (PvE) leermiddelen
ICT-gerelateerde inkoopactiviteiten

Zelfstandige operationele eenheid

Een onderwijsinstelling kan zelfstandig inkopen indien het een zelfstandige operationele eenheid is. Hiervan is sprake als in de statuten de bevoegdheid tot het verrichten van rechtshandelingen is overgedragen aan de directeur van een onderwijsinstelling die door de rechtspersoon in stand wordt gehouden. Daarnaast heeft de directeur een eigen aanschaffingsbeleid met de daarbij behorende eindverantwoordelijkheid om aankoopbeslissingen te nemen en daartoe ook een toegekend afgescheiden budget.

Belang consistentie

Dit alles vraagt  om consistent handelen van zowel het bevoegd gezag als de betreffende directeur. Wanneer het bevoegd gezag (zoals de overkoepelende stichting) zich toch in de markt profileert als grote inkoper voor alle onderwijsinstellinglocaties en bijvoorbeeld gesprekken voert over tarieven met aanbieders uit de markt, dan is een  onderwijsinstelling geen afzonderlijke operationele eenheid. Wanneer de directeur van een onderwijsinstelling de ene keer zelfstandig een opdracht in de markt zet en de andere keer meelift met een aanbesteding van het bevoegd gezag, dan is geen sprake van een afzonderlijke operationele eenheid.

Wanneer de overkoepelende stichting soortgelijke opdrachten wil plaatsen (voor meerdere locaties), dan dient bij de raming van de opdracht de inkoopbehoefte van alle locaties te worden meegenomen.

Meer informatie:
Afzonderlijke operationele eenheid 
Veelgestelde vragen lesmateriaal voortgezet onderwijs

Inkopen voor verschillende doelgroepen

Onderwijsinstellingen kunnen voor verschillende doelgroepen inkopen. De doelgroep bepaalt mede onder welke CPV-code u een inkoopactiviteit schaart en of het reguliere aanbestedingsregime van toepassing is of een vereenvoudigde procedure.

U kunt inkopen ten behoeve van:

  • Algemene bedrijfsvoering (zoals het laten schoonmaken van lokalen, planning van de inzet leerkrachten, enzovoort.
  • Personeel (zoals opleidingen inkopen voor eigen medewerkers)
  • Leerlingen (zoals het aanschaffen van lesmaterialen)

Het is goed om te beseffen dat er voor deze verschillende doelgroepen vaak compleet verschillende leveranciersmarkten zijn. De inkooppakkettenlijst van PIANOo geeft u een indicatie in welke segmenten inkoopactiviteiten plaatsvinden. De inkooppakkettenlijst is niet  specifiek opgesteld voor onderwijsorganisaties maar biedt een goed beeld van de verschillende inkooppakketten.

Meer informatie: Inkooppakkettenlijst

CPV-codes

Het overgrote deel van alle dienstenopdrachten valt onder het reguliere aanbestedingsregime van de Aanbestedingswet 2012. Enkele CPV-codes die gerelateerd zijn aan onderwijsinkoopactiviteiten vallen onder de noemer ‘sociale en andere specifieke diensten’. Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigd aanbestedingsregime.

Voorwerp van de opdracht

Sommige onderwijsinstellingen plaatsen veel (en soms zelfs alle) inkoopactiviteiten onder het regime voor sociale en andere specifieke diensten, vanuit de optiek dat de aard van de organisatie met zich meebrengt dat u als onderwijsinstelling voor het regime van sociale en andere specifieke diensten kunt kiezen. Deze redenatie is onjuist. U dient te kijken naar het voorwerp van de opdracht en niet naar de aard van de organisatie.

Volledige of vereenvoudigde regime

De toelichting op de CPV-codes  (van de Europese Commissie) verheldert de CPV-codes die gerelateerd zijn aan onderwijs helaas niet nader. Het valt te betogen dat de meeste onderwijsdiensten ten behoeve van de bedrijfsvoering van de eigen organisatie valt onder het volledige aanbestedingsregime regime. Wanneer een onderwijsinstelling bepaalde activiteiten (zoals lesmiddelen) inkoopt voor haar leerlingen, dan kunnen deze eerder geschaard worden onder sociale en andere specifieke diensten.

Vanuit deze redenatie valt de inkoop van een administratiesysteem onder het volledige regime. Indien de inkoopactiviteit echter dichter in relatie tot de leerling staat en daarmee tot de wettelijke taak van de onderwijsinstelling, is er eerder sprake van een sociale en andere specifieke dienst.

Europese drempelwaarden

Boven de Europese drempelwaarden zijn  de openbare en de niet-openbare procedure de standaardprocedures. Voor opdrachten die onder normale omstandigheden worden uitgevoerd, kunt u kiezen uit een van de twee Europese standaardprocedures - de openbare procedure of de niet-openbare procedure. Als u kiest voor een niet-standaard procedure vanwege een specifieke omstandigheid, moet u het bestaan van die specifieke omstandigheid kunnen aantonen.

Meer informatie
Inkoopproces-mogelijke procedures-Sociale en andere specifieke diensten 
Inkoopproces-mogelijke procedures-Europese specifieke procedures 
Dossier: CPV codes

Programma van Eisen (PvE) leermiddelen

Op basis van de eisen en wensen die u stelt formuleert u een uitvraag. De hoofdregel is dat aanbestedende diensten gunnen op basis van de Beste prijs-kwaliteitsverhouding. (BPKV). Bij het leveren van leermiddelen kan een marktpartij bijvoorbeeld dienstverlening aanbieden die de onderwijsinstelling ontzorgt.

PO-Raad: Programma van Eisen

De PO-Raad en de VO-raad hebben een vernieuwd Programma van Eisen (PvE) voor de leermiddelenmarkt uitgebracht. Dit programma ondersteunt u bij het opstellen uw eigen Programma van Eisen voor zowel hardcopy als digitale leermiddelen. 

Dossier: BPKV
Document: Programma van Eisen Leermiddelenketen

ICT-gerelateerde inkoopactiviteiten

PIANOo heeft generieke informatiepagina’s over onderstaande onderwerpen. Indien u een ICT-oplossing wenst in te kopen, dan is mogelijk het gehele ICT-dossier voor u interessant. Onderwijsinstellingen hebben doorgaans te maken met de volgende oplossingen:

  • Inkoop ICT-hardware 
  • Inkoop ICT-software
  • Cloudoplossingen
  • Netwerken

Meer informatie:
ICT categorieën 
Geleerde lessen inkoop software 
Keuzehulp devices  op kennisnet.nl

Meer informatie

Leermiddelenmonitor  op slo.nl
Leermiddelen & ICT  op vo-raad.nl