Aandachtspunten voor inkopers ontwerpsector

Toon pagina in menu

Een succesvol creatief proces ontstaat door de gezamenlijk inzet van opdrachtgever en -nemer. De aansluiting bij gereguleerde processen, zoals aanbesteden, vraagt bij deze manier van werken extra aandacht. Met deze tips zorgt u voor een goede aansluiting tussen uw aanbestedende dienst en de ontwerpsector.

Passende eisen en voorwaarden

Een aanbestedende dienst stelt eisen en voorwaarden aan een aanbesteding. De omvang hiervan zorgt er regelmatig voor dat maar een klein deel van de ontwerpsector in aanmerking komt voor de opdracht. De ontwerpsector bestaat grotendeels uit kleine ondernemingen. Door een hoge omzeteis te stellen, sluit u een groot deel van de sector uit. Hetzelfde geldt voor het stellen van eisen aan referentieprojecten.

Tip

Door de omzeteis te verlagen en u meer te richten op de beroepsbekwaamheid in referentieprojecten krijgt u toegang tot een representatiever aanbod van de markt.

Creatieve toegevoegde waarde

De ontwerpsector constateert dat in een aanbesteding vaak de volgende elementen worden uitgevraagd:

  • prijsvoorstel
  • plan van aanpak
  • inhoudelijk concept
  • creatief concept

In veel aanbestedingsprocedures wordt daarmee het inhoudelijke en creatieve concept gezien als onderdeel van de offertefase. In de ontwerpbranche is dit echter bij uitstek onderdeel van de uitvoeringsfase. Dit betekent dat de ontwerper een groot deel van de opdracht in de offertefase moet uitvoeren zonder de zekerheid de opdracht binnen te halen. De ontwerper pitcht daarmee zijn inhoudelijke en creatieve ideeën zonder dat daar een vergoeding tegenover staat. Deze voorinvestering staat niet in verhouding tot het mogelijke rendement dat de opdracht financieel kan opleveren.

Raamovereenkomst

In de procedures met een raamovereenkomst bijvoorbeeld wordt op basis van inhoudelijke en creatieve concepten een mini-competities gehouden. Bij mini-competities is het voor een ontwerper vaak lastig om de waarde van het project in te schatten. Hierdoor staat zijn voorinvestering vaak niet in verhouding tot de waarde van het project. 

Tips

  • Geef een deelnamevergoeding in de offertefase (zie de Handreiking Tenderkostenvergoeding)
  • Of verplaats het inhoudelijke en creatieve concept naar de uitvoeringsfase. In de offertefase kunt u in plaats daarvan een portfoliopresentatie vragen, waarmee u een impressie van het creatieve werk van de ontwerper en zijn vakbekwaamheid krijgt

Overdracht rechten versus exclusieve licentie

Intellectueel eigendom  geeft een ontwerper de mogelijkheid om zijn creatieve prestatie te exploiteren. Maar in de inkoopvoorwaarden van onder meer de Rijksoverheid (ARVODI) wordt het intellectueel eigendom door opdrachtnemer in volle en vrije eigendom aan opdrachtgever overgedragen inclusief persoonlijkheidsrechten . Door deze rechten direct en onvoorwaardelijk over te dragen, verspeelt een ontwerper het recht tot exploitatie.

ARVODI

Zo staat in van de ARVODI dat alle auteursrechten worden overgedragen aan de opdrachtgever, tenzij anders overeengekomen (artikelen 24.1 en 24.9). In de praktijk ervaren ontwerpers te weinig onderhandelingsruimte om dit anders overeen te komen zonder zich indirect te diskwalificeren.

Tip

Neem een exclusieve licentie af van de ontwerper als alternatief voor het overdragen van rechten. De ontwerper kan zijn prestatie dan op de markt brengen en doorontwikkelen. Doorontwikkeling zorgt ervoor dat de geleverde prestatie bestendig blijft.  Het komt overigens innovatie ook ten goede als het intellectueel eigendomsrecht bij de ontwerper blijft rusten.

Kwaliteitseisen

Het ontwerpvak is een vrij beroep. Dat betekent dat ontwerpers op eigen verantwoordelijkheid en professionele onafhankelijkheid prestaties verrichten voor opdrachtgevers. Een kwaliteitscertificering, zoals ISO, is bij veel ontwerpbureaus eerder uitzondering dan regel. Er wordt wel met interne kwaliteitsmanagementsystemen gewerkt.

Professionaliteit

De Beroepsorganisatie voor Nederlandse Ontwerpers (BNO) borgt de professionaliteit van ontwerpers. Ontwerpers kunnen alleen lid worden van de BNO:

  • met een diploma van een wo- of hbo-beroepsopleiding
  • of na de beoordeling van werk door de BNO

Leden van de BNO moeten de gedragscode volgen waarin wordt verwezen naar branchegebruikelijke fatsoensnormen en professionele waardigheid.

Tip

Stem uw kwaliteitseisen af op de kwaliteitsmanagementsystemen van de ontwerpsector.