Vraagspecificaties in de GWW

Toon pagina in menu

Als de bouworganisatievorm is gekozen, kan de aanbesteder de vraag formuleren die de markt moet beantwoorden, die de markt dient op te lossen.

Vraagspecificaties en bestek

In de Europese aanbestedingsrichtlijnen wordt voor vraagspecificaties ook wel het begrip traditionele bestek gebruikt.
Op deze site wordt verder met vraagspecificaties de technische vraagspecificaties bedoeld. Deze technische vraagspecificaties zullen onderdeel gaan uitmaken van het contract. Het contract omvat naast de juridisch-administratieve voorwaarden en een aantal procesvoorwaarden (al dan niet gestandaardiseerd) tevens de technische vraagspecficaties.

Bouworganisatievorm en vraagspecificaties

De bouworganisatievorm zegt iets over de aard en de omvang van de taken van de verschillende partijen, die aan het deelproces deelnemen. De aard en de inhoud van de vraagspecificatie moet in het verlengde liggen van die bouworganisatievorm.

Europese Aanbestedingsrichtlijnen

De vraagsteller is in principe, vrij om te bepalen op welk detailniveau hij de eisen van de vraagspecificatie specificeert. Considerans 29 van de Algemene Richtlijnen van de Europese aanbestedingrichtlijnen geeft wel een prominente plaats aan het specificeren van eisen in functionele termen. Daarmee wordt het mogelijk gemaakt en zelfs gestimuleerd om inschrijvingen in te dienen, waarvan de diversiteit van technische oplossingen beter tot uiting kan komen. Aanbieders kunnen met creatieve of innovatieve (ontwerp)oplossingen komen, waar een aanbesteder zelf nooit aan gedacht heeft.

Volgens artikel 2 van de Algemene Richtlijnen is de aanbesteder verplicht de eisen in de vraagspecificatie zodanig te formuleren dat ze deelnemers aan de aanbestedingsprocedure gelijke toegang bieden. Zo wordt een meer gelijkwaardige concurrentiepositie gecreëerd onder potentieel geïnteresseerden.

Conform de Europese richtlijnen mag ook een aanbesteder de marktpartijen gebruiken voor een technische dialoog, mits de kansgelijkheid aan de aanbesteding verzekerd blijft. Rijkswaterstaat heeft in samenwerking met onder meer PIANOo hiervoor een handreiking concurrentiegerichte dialoog ontwikkeld, die vaak bij DBFM bouworganisatievormen wordt gebruikt.

Marktconsultaties  op rijkswaterstaat.nl
Handreiking: De concurrentiegerichte dialoog

Gedetailleerd uitvragen kan

Traditioneel spelen de overheidsopdrachtgevers in de GWW (grond-, weg, en waterbouw) de regierol en bepalen tot in detail wat er gebouwd gaat worden. De aannemer voert in die traditionele aanpak, vaak tegen een lage aanbiedingsprijs, precies datgene uit wat opdrachtgever heeft bedacht. Een voorwaarde voor succes is wel dat de opdrachtgever inhoudelijk zeer deskundig en betrokken is en de voorontwerpen, het ontwerp, de vergunningen en de afstemming met de omgeving regelt en beheerst. Standaard wordt gegund op een vooraf bepaalde formule van de beste Prijs-Kwaliteit Verhouding. Alleen onder zeer strikte omstandigheden is het nu nog mogelijk om alleen op prijs te gunnen. Omdat het om publieke gelden gaat, is de selectie, de gunning en de hele aanbesteding heel zorgvuldig en procedureel om transparantie, proportionaliteit en objectiviteit te borgen.

Meerwerk

Deze traditionele aanpak dwingt de aannemers niet tot meedenken met de opdrachtgever en het nemen van verantwoordelijkheid. In de praktijk leidt dat vaak tot meerwerk en uitloop van de planning. Bij deze aanpak wordt meestal aanbesteed op basis van de Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV). De UAV sluit prima aan op bovenstaande werkwijze. Deze aanpak werkt uitstekend als de opdrachtgever de volledige regie in handen wil houden, de knowhow in huis heeft om ontwerpen en bestekken te maken, de risico's kent en beheerst en de capaciteit heeft om de aannemer te controleren of deze alles uitvoert zoals op tekening en in het contract door de opdrachtgever is opgelegd. De opdrachtgever kan ook een adviesbureau inhuren om deze taken namens haar uit te voeren.

Ontwerpkennis in huis

Indien de aanbesteder over een eigen ontwerpafdeling beschikt of zelf de regie volledig in handen wil houden of om andere reden voor een traditionele bouworganisatievorm kiest, is een gedetailleerde uitvraag het meest logisch.

Uitvragen op een hoger abstractieniveau en beheersen met kwaliteitsborging

Indien de aanbesteder voor een D&C of een andere geïntegreerde bouworganisatievorm kiest, zit daar een aantal consequenties aan vast. Hij moet op een hoger abstractieniveau of functioneel niveau uitvragen, een andere contractvorm kiezen(bijvoorbeeld de UAVgc) en zijn projectbeheersing meer richten op de kwaliteitsborging bij de gekozen bouwpartij.

Functioneel Specificeren

In de aanpak, waarbij de UAVgc als uitgangspunt geldt, worden vooraf voor elk project heldere afspraken gemaakt over de kwaliteitseisen, de rolverdeling, het tijdsverloop en alles wat er verder van belang is. De opdrachtgever wil de capaciteiten van de markt optimaal benutten door de specifieke kwaliteiten van opdrachtnemers in te zetten met geïntegreerde contracten. Bij contracten voor werken worden dan vaak de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen 2005 (UAVgc 2005) toegepast. De UAVgc geeft veel vrijheid aan de opdrachtgever voor het bepalen van de gedetailleerdheid van de specificaties.

Systems Engineering

De aanbesteder, die een hoger abstractieniveau wil uitvragen kan dat doen door zijn vraagstelling anders te formuleren, maar heeft verschillende methoden ter beschikking. Bij het functioneel specificeren ligt de nadruk op het specificeren van functies door de opdrachtgever. Deze methode wordt vaak bij aanleg- en variabel onderhoudswerken toegepast. Bij vast onderhoud worden de vereiste prestaties van het gewenste onderhoudsniveau geformuleerd. Bij oplossingsvrij specificeren ligt de nadruk meer op specificeren als een proces en de oplossingsruimte die de ontwerpende partij moet krijgen. Deze methoden zijn gebaseerd op Systems Engineering (SE), een methode die in de lucht- en ruimtevaart industrie is ontwikkeld en staat voor een integrale aanpak van ontwerp tot sloop. SE is een systematische werkwijze van ontwerpen, die gekoppeld is aan het hele ontwerp en bouwproces en niet stopt bij een bepaalde contractvorm. Er zijn verschillende methodes ontwikkeld. Rijkswaterstaat en Prorail maken maken bij het formuleren van de vraagspecificaties expliciet gebruik van deze systematiek.

Systems Engineering  op rijkswaterstaat.nl

Oplossingsvrije specificaties via eisen

Bij het functioneel specificeren, streeft de aanbesteder naar een oplossingsvrije specificatie en beschrijft op elk detailniveau de "functies" die moeten worden gerealiseerd en aan welke eisen zij moeten voldoen. Die eisen kunnen van verschillende aard zijn, zoals

  • Functie-eisen: wat moet het object doen?
  • Objecteisen: eisen van technische aard aan het object.
  • Componenteisen: specifieke eisen van een bepaald onderdeel vane het object.
  • Aspecteisen: kwaliteits- en gebruikerstevredenheidseisen.
  • Raakvlakeisen: eisen in relatie tussen de onderdelen en tot de omgeving.
  • Proceseisen: eisen aan het proces dat leidt tot het resultaat?

Het gewenste niveau van specificeren wordt bepaald door de wens van de opdrachtgever. Indien hij zoveel mogelijk oplossingsvrijheid en ontwerpverantwoordelijkheid aan de markt wil geven zal dat op een hoger abstractieniveau zijn dan wanneer hij het prefereert om zelf de ontwerpbeslissingen te kunnen nemen.

Leidraad voor Systems Engineering  in de GWW op leidraadse.nl