Aan de slag met maaisel en ander groenafval

Toon pagina in menu

Vanuit strategische overwegingen moeten onder meer keuzes gemaakt worden voor subgunningscriteria, de contractduur, de wijze van opdrachtgeving en hoe u uw inkoopbehoefte vastlegt in een vraagspecificatie. Voor een doelmatige aanbestedingsprocedure is basiskennis van de markt voor verwerking van maaisels en andere reststromen van groot belang. 

Strategische overwegingen

Subgunningscriteria

Bij aanbestedingen voor maaisels en groenafval kunnen verschillende duurzaamheidsaspecten als subgunningscriteria worden meegenomen.

Voorbeelden hiervan zijn:

CO2-uitstoot

Dit subgunningscriterium kan worden toegepast door:

  • Het berekenen van het energieverbruik van de verwerking en de eventuele duurzame energieproductie uit biomasse
  • Het gebruik van de CO2-prestatieladder
  • Het berekenen van het integrale CO2-voordeel van groenafvalopwerking. Berekening kan plaatsvinden met bijvoorbeeld de IVAM CO2-rekentool
  • De Vereniging Afvalbedrijven ontwikkelde voor de CO2-besparing van gft-verwerking een separate CO2-rekentool.

CO2-rekentool groenafvalopwerking  op bvor.nl
CO2-rekentool gft-verwerking  op verenigingafvalbedrijven.nl

De verwerking van de reststroom cq bijdrage aan de circulaire economie.

Hoe hoogwaardiger de biomassa wordt verwerkt, hoe beter deze inschrijver scoort. Voor de beoordeling van de inschrijvingen kan een schema gebruikt worden dat uitgaat van de aangeboden opwerkingsopties en hun plaats op de hiërarchie.

De transportafstand.

Dit subgunningscriterium kan worden toegepast door:

  • Het vergelijken van de transportafstanden (kilometers)
  • Het vergelijken van de toegepaste voertuigklassen (Euronorm dan wel relatief schone aandrijftechnieken zoals elektrisch of waterstof)
  • Het vergelijken op basis van de CO2-emissies van het transportvergelijking als onderdeel van vergelijking integrale CO2-effecten groenafvalverwerking bijvoorbeeld met de IVAM CO2-rekentool

Sociale duurzaamheidscriteria 

Sociale duurzaamheidscriteria op het gebied van gezondheid, social return en veiligheid worden tegenwoordig al vrij algemeen gebruikt als subgunningscriteria. In de Handreiking Duurzaam Aanbesteden Groenafval worden bovenstaande duurzaamheidsaspecten en –criteria toegelicht en verder uitgewerkt.

Handreiking: Duurzaam Aanbesteden Groenafval

Contractduur

Een langere contractduur stimuleert ondernemers om extra investeringen te doen. Bij een contractduur van langer dan drie jaar zal dit gemotiveerd moeten worden. Dit kan vanuit een analyse van de extra investeringen die verlangd worden om de gevraagde prestaties te realiseren. Vraagt u grotere investeringen, dan neemt de kring van ondernemingen echter af. Dit vermindert de mededinging. Goede kennis van de markt en een zorgvuldige afweging is dan ook op zijn plaats.

In de praktijk worden de beste prestaties behaald wanneer er sprake is van een duurzame samenwerking tussen aanbestedende diensten en een verwerker. Een duurzame samenwerking ontstaat veelal bij een langere contractduur. Hierbij krijgt de verwerker langduriger zekerheid waardoor deze de ruimte heeft in het verwerkingsproces te investeren en deels te experimenteren. Zo ontstaan bij een langere contractduurmeer mogelijkheden voor duurzaamheidsverbeteringen. Eventueel kunnen hoge duurzaamheidseisen gecombineerd worden met een relatief beperkte intiele contractduur aangevuld met een of meerdere verlengingsopties.

Naast de contractduur zijn er verschillende andere mogelijkheden om extra investeringen van ondernemers te stimuleren. Voorbeelden hiervan zijn het verstrekken van een generieke subsidieregeling, het aangaan van een innovatiepartnerschap of een combinatie hiervan. Houd hierbij rekening met de staatssteunregels, het voorkomen van ongelijke behandeling en oneerlijke mededinging.

Integrale opdracht of een opdracht opdelen in percelen

Een goede beheersing van de verschillende groenstromen zoals gras, houtachtig materiaal, blad en slootvuil is van belang voor een doeltreffende verwerking met een zo hoogwaardig mogelijk resultaat. Een aanbestedende dienst kan ervoor kiezen zelf de regie over de verschillende resstromen uit te oefenen door verwerking per deelstroom aan te bestedenden de benodigde voorbereidende werkzaamheden via loonwerk te organiseren. Daarnaast kan een aanbestedende dienst besluiten het ondernemerschap van de opdrachtnemer te benutten om een doeltreffende verwerking te komen. In dit geval heeft een integrale opdracht de voorkeur. Het uitoefenen van de regie vraagt om veel kennis binnen de aanbestedende dienst. Bij een integrale opdracht is deze kennis minder noodzakelijk. Kosten zijn stabieler maar mogelijk hoger doordat het exploitatierisico meer bij de opdrachtnemer liggen. De opbrengsten van de reststroom wordt verlegd naar of de gecontracteerde verwerker of een combinatie van onderhoudsaannemer en verwerker.

Concessieovereenkomst

Reststromen die een hoge waarde vertegenwoordigen kunnen ook in de vorm van een concessieovereenkomst worden aanbesteed. Een bijkomend voordeel is dat de aanbesteding van een concessieovereenkomst minder door procedurele voorschriften is gebonden dan een opdracht tot verwerking van groenafval. Bovendien kan op grond van publieke overwegingen een alleenrecht als DAEB aangewezen dienstverlening ook worden verleend aan een daartoe aangewezen privaat bedrijf. Dit kan de bereidheid om te investeren in innovatieve verwerkingsmethoden vergroten. Een concessieovereenkomst legt de belangrijkste exploitatierisico's bij de concessiehouder maar laat de verantwoordelijkheden van de oorspronkelijke 'ontdoener' op basis van de afvalstoffenwetgeving onverlet. Bij een concessieovereenkomst wordt alleen het feitelijke 'economisch eigendom' van het groenafval overgedragen. Gaat de opdrachtnemer of concessiehouder faillliet zal de opdrachtgever aansprakelijk blijven voor de kosten van verwerking van het afval.

Meer informatie: Concessieovereenkomst

Functioneel specificeren

Voor welke aanbestedingsstrategie een aanbestedende dienst ook kiest, indien innovatie uit de markt wordt verlangd is het aan te bevelen functioneel te specificeren. Bij functioneel specificeren worden minder gedetailleerde eisen gesteld ten aanzien van de wijze waarop (potentiële) opdrachtnemers de opdracht vormgeven. Hierdoor krijgt de opdrachtnemer meer verantwoordelijkheid. Het verschil tussen technisch en functioneel specificeren komt tot uiting bij het formuleren van de vraag. Deze is bij functioneel specificeren nog niet gespecificeerd in een product, maar in een vraag waar een oplossing voor moet komen. Hierbij wordt het beoogde resultaat beschreven, de te leveren prestaties of het gebruiksdoel. Aanbieders beschrijven in hun inschrijving hoe dit resultaat bereikt wordt en de prijs hiervoor. Het opstellen van een functionele specificatie is relatief eenvoudig. Het beoordelen en onderling waarderen van dergelijke inschrijvingen kost daarentegen meer tijd en kan ingewikkeld zijn bij beperkte kennis. Zo is een objectief toetsbaar beoordelingskader noodzakelijk om de inschrijvingen onderling goed te kunnen vergelijken.

Soms blijkt het niet goed mogelijk voor de aanbestedende dienst om specificaties op te stellen omdat niet goed is aan te geven wat de oplossing voor de inkoopvraag is, bijvoorbeeld ten aanzien van het niveau van hoogwaardige verwerking dat als proven technology in de markt beschikbaar is. Men kan dan in dialoog met ondernemers treden om een gewenste oplossing vinden. Eventueel kunt u ook een innovatiepartnerschap of SBIR starten met ondernemers om een innovatieve oplossing te ontwikkelen.

Dossier: Markt betrekken
Dossier: Innovatiepartnerschap

Aandachtspunten voor het aanbestedingsproces

Naast actuele marktkennis, eventueel middels een marktconsultatie, is tevens van belang dat er vanaf de start van het aanbestedingsproces door alle betrokken partijen wordt samengewerkt. Op deze pagina vindt u enkele aanbevelingen voor het aanbestedingsproces.

Actuele marktkennis

Voor het bepalen van een inkoopstrategie is basiskennis van de markt voor verwerking van maaisels en andere reststromen van groot belang. Hieronder wordt verstaan kennis over de relevante ondernemers, recente bedrijfsactiviteiten, actuele marktprijzen en veelbelovende innovaties en verwerkingstechnieken. Het hebben van deze kennis draagt bij aan een doelmatige aanbestedingsprocedure zodat de inschrijvers een passende aanbieding kan opstellen en er voldoende zicht is op de risico's ten aanzien van continuïteit, prijs en kwaliteit.

Voor het verzamelen van marktkennis kan ook een marktconsultatie een passend instrument zijn. Voordat hierop over wordt gegaan kan wellicht eerst contact worden gezocht met collega-aanbestende diensten of brancheorganisaties voor antwoorden op de aanwezige vragen.

Handreiking: Brochure Ken de Markt en Checklist Marktkennis bij overheidsinkoop
Overzicht organische reststromen 2015  op bvor.nl

Een marktconsultatie

Een marktconsultatie voorafgaand aan publicatie van de aanbestedingsdocumenten biedt een goede gelegenheid om ondernemers te bevragen over de voorgenomen aanbestedingsstrategie, contractvoorwaarden en gunningscriteria. De marktconsultatie kan een gerichte uitnodiging zijn aan een beperkte kring van marktpartijen danwel uitgeschreven worden als een open inschrijving. Let erop dat deelname aan een marktconsultatie niet leidt tot bevoordeling van een van de ondernemers. Het is aan te bevelen de marktconsultatie ruim voor de aanbesteding te houden, zodat de ontvangen feedback zorgvuldig in het bestek kan worden verwerkt.

Handreiking: Marktconsultatie

Samenwerking beleids-, technische en financiële afdelingen

Met betrekking tot het beheer van groenvoorzieningen zijn verantwoordelijkheden binnen aanbestedende diensten vaak verdeeld over meerdere afdelingen. De verantwoordelijkheid voor de maatschappelijke functie van een groengebied, de gebruikswaarde, ligt vaak bij een beleidsafdeling, de onderhoudsverantwoordelijkheid bij een technische afdeling en de financiële afdeling is verantwoordelijk voor de financiële consequenties van de verschillende strategische keuzes van een aanbestedingsstrategie.

Plan van Aanpak

Bij een aanbesteding van groenverwerking wordt doorgaans een plan van aanpak gevraagd met een beschrijving van de wijze van uitvoering, het projectteam en de risico's. Inschrijvers moeten dan visie geven op criteria als communicatie, motivatie, efficiency, innovatie en praktische uitvoering van de opdracht. Deze zijn vaak moeilijk te objectiveren, waardoor het plan van aanpak niet altijd een goede afspiegeling is van de inschrijver.

Wanneer u vraagt naar een Plan van Aanpak omschrijft u dan helder de wijze van beoordeling en probeer de criteria zo veel mogelijk te objectiveren. In plaats van het criteria 'communicatie' kunt u ook vragen 'Hoe wordt de overlast voor de wijk waarin de afhaalocatie zich bevindt beperkt?' of 'Welke verkeersmaatregelen worden er op welke momenten bij de inzameling van het groenmateriaal getroffen?' Het is de aanbeveling om per criteria in de uitvraag te omschrijven wat er minimaal door de inschrijver moet worden aangeleverd en hoe deze aangeleverde informatie wordt beoordeeld. Neem hierbij ook de volgende overwegingen mee:

  • Laat het Plan van Aanpak geanonimiseerd indienen
  • Overweeg een (mondelinge) presentatie van het plan van aanpak
  • Beoordeel niet alleen de afzonderlijke onderdelen, maar ook het integrale plan van aanpak.

Verificatie geleverde prestatie

Een aanbestedende dienst behoudt de uiteindelijke zorgplicht voor het afval. Dit houdt in dat een aanbestedende diensten bij elke aanbestedingstechnische keuze bevestigd moet krijgen dat het materiaal conform wet- en regelgeving wordt opgewerkt, dus ook wanneer het afval 'aan de aannemer vervalt'. Daarbij kan het voor een bonus malus regeling van belang zijn de geleverde prestatie te verifiëren. Soms moet een overeenkomst op basis van nieuwe inzichten worden aangepast. Let daarbij op dat sommige wijzigingen gepubliceerd moeten worden.

Het verdient de aanbeveling het contractmanagement op dit punt niet té juridisch in te kleden, maar te zoeken naar een praktische werkwijze door bijvoorbeeld aan te sluiten bij data die de contractant vanuit andere (wettelijke) verplichtingen al moet registreren. Dit kan een afvalstoffenregistratie zijn.

Terug naar: Maaisel en ander groenafval toegelicht

Bronnen en meer informatie

Door naar: Maaisel en ander groenafval toegelicht

Dit marktdossier is opgesteld in samenwerking met de Branche Vereniging Organische Reststoffen (BVOR). PIANOo ontvangt graag opmerkingen, verduidelijkingen en aanvullingen op dit marktdossier. U kunt hiervoor gebruik maken van het contactformulier