Inkopen door onderwijsinstellingen

Toon pagina in menu

Veel onderwijsinstellingen zijn een aanbestedende dienst omdat zij voldoen aan de criteria voor een ‘publiekrechtelijke instelling’. Dit betekent dat zij bij de inkoop van bijvoorbeeld meubilair, computers, schoonmaak en  schoolgebouwen de aanbestedingsregelgeving dienen te volgen. Ook de inkoop van leermiddelen valt onder deze aanbestedingsregels. Het inkopen van leermiddelen vraagt dan ook kennis over wanneer u verplicht bent aan te besteden en wie hiertoe bevoegd is. 

Aanbestedingsplicht 
Beleggen inkoopbevoegdheid 
Aard van de inkoopactiviteit
CPV-codes en aanbestedingsregime
Inkopen van leermiddelen: programma van eisen (PvE)
Effect boekenfonds op aanbesteding
ICT-gerelateerde inkoopactiviteiten

Aanbestedingsplicht

Een openbare of bijzondere onderwijsinstelling dient de aanbestedingswet- en regelgeving te volgen wanneer zij zich kwalificeren als ‘aanbestedende dienst’ volgens de Aanbestedingswet 2012. Veel onderwijsinstellingen zijn een aanbestedende dienst omdat zij voldoen aan de criteria voor een ‘publiekrechtelijke instelling’. Ook een gesubsidieerde instelling, organisatie, stichting of vereniging is een publiekrechtelijke instelling en dus aanbestedingsplichtig wanneer deze valt onder de Aanbestedingswet 2012. De rechtspersoon die de onderwijsinstelling in stand houdt is in beginsel de aanbestedingsplichtige organisatie. Soms is de inkoopbevoegdheid belegd bij een overkoepelende stichting, een vereniging, of in het geval van openbare scholen een gemeente. In de onderwijswetgeving wordt hiervoor het begrip bevoegd gezag gebruikt. Een onderwijsinstelling of bevoegd gezag is bij het inkopen van leermiddelen (Europees) aanbestedingsplichtig als de geraamde waarde van een opdracht evenveel of meer bedraagt dan de Europese drempelbedragen.

Meer informatie: Wanneer moet ik aanbesteden?

Beleggen inkoopbevoegdheid

Een onderwijsinstelling kan zelfstandig inkopen indien het een zelfstandige operationele eenheid is. Hiervan is sprake als in de statuten de bevoegdheid tot het verrichten van rechtshandelingen is overgedragen aan de directeur van een onderwijsinstelling die door de rechtspersoon in stand wordt gehouden. Daarnaast heeft de directeur een eigen aanschaffingsbeleid met de daarbij behorende eindverantwoordelijkheid om aankoopbeslissingen te nemen en daartoe ook een toegekend afgescheiden budget.

Belang consistentie

Dit alles vraagt  om consistent handelen van zowel het bevoegd gezag als de betreffende directeur. Wanneer het bevoegd gezag (zoals de overkoepelende stichting) zich toch in de markt profileert als grote inkoper voor alle onderwijsinstellinglocaties en bijvoorbeeld gesprekken voert over tarieven met aanbieders uit de markt, dan is een  onderwijsinstelling geen afzonderlijke operationele eenheid. Wanneer de directeur van een onderwijsinstelling de ene keer zelfstandig een opdracht in de markt zet en de andere keer meelift met een aanbesteding van het bevoegd gezag, dan is geen sprake van een afzonderlijke operationele eenheid.

Wanneer de overkoepelende stichting soortgelijke opdrachten wil plaatsen (voor meerdere locaties), dan dient bij de raming van de opdracht de inkoopbehoefte van alle locaties te worden meegenomen.

Centraal of decentraal inkopen

Wanneer het bevoegd gezag er niet voor kiest om alle onderwijsinstellingen afzonderlijk als aanbestedende diensten te laten opereren, is er één aanbestedende dienst die kan kiezen tussen centraal of decentraal inkopen. U kunt in uw inkoopbeleid formuleren wat er op schoolniveau (decentraal) of bestuursniveau (centraal) wordt ingekocht. Zo kunt u ICT-infrastructuur centraal inkopen en leermiddelen decentraal.

De aanbestedende dienst kan kiezen om centraal een raamovereenkomst aan te besteden waarbij elke onderwijsinstelling de mogelijkheid krijgt om onder zo'n raamovereenkomst eigen nadere overeenkomsten af te sluiten, óf om een overheidsopdracht voor meerdere percelen in de markt te zetten, waarbij een onderwijsinstelling verantwoordelijk is voor een deel van de bestektekst die geldt voor dat ene perceel.

Meer informatie:
Afzonderlijke operationele eenheid 
Raamovereenkomsten 
Document: Slim ICT inkopen in het onderwijs

Aard van de inkoopactiviteit

De aard van de inkoopactiviteit bepaalt onder welke Common Procurement Vocabulary (CPV) code deze valt en daarmee ook of het reguliere aanbestedingsregime van toepassing is dan wel of een onderwijsinstelling ook een vereenvoudigde procedure kan toepassen. Het doel waarvoor u inkoopt is daarbij mede bepalend.

U kunt inkopen ten behoeve van:

  • Algemene bedrijfsvoering (zoals het laten schoonmaken van lokalen, planning van de inzet leerkrachten, enzovoort.
  • Personeel (zoals opleidingen inkopen voor eigen medewerkers)
  • Leerlingen (zoals het aanschaffen van lesmaterialen)

Het is goed om te beseffen dat er voor deze verschillende doelgroepen vaak compleet verschillende leveranciersmarkten zijn. De inkooppakkettenlijst van PIANOo geeft u een indicatie in welke segmenten inkoopactiviteiten plaatsvinden. De lijst is niet  specifiek opgesteld voor onderwijsorganisaties maar biedt een goed beeld van de verschillende inkooppakketten.

Meer informatie: Inkooppakkettenlijst

CPV-codes en aanbestedingsregime

Afhankelijk van de toepasselijke CPV-code is een overheidsopdracht te kwalificeren als overheidsopdracht voor werken, leveringen of diensten.

Diensten

Met betrekking tot de overheidsopdrachten voor diensten geldt dat ze doorgaans vallen onder het reguliere aanbestedingsregime van de Aanbestedingswet 2012. Enkele CPV-codes die gerelateerd zijn aan onderwijsinkoopactiviteiten vallen onder de noemer ‘sociale en andere specifieke diensten’. Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigd aanbestedingsregime waarvoor een hogere drempelwaarde geldt dan voor diensten die onder het reguliere regime vallen. Denk bijvoorbeeld aan, administratie- en bepaalde opleidingsdiensten voor onderwijs.

Voorwerp van de opdracht

Onderwijsinstellingen plaatsen veel (en soms zelfs alle) inkoopactiviteiten onder het regime voor sociale en andere specifieke diensten, vanuit de optiek dat de aard van de organisatie met zich meebrengt dat men als onderwijsinstelling altijd het regime van sociale en andere specifieke diensten kan toepassen. Deze redenatie is onjuist. Het voorwerp van de opdracht bepaalt welke procedure men kan toepassen en niet de aard van de organisatie.

Volledige of vereenvoudigde regime

Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. In bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU staat een opsomming van diensten waarvoor een vereenvoudigde procedure geldt. In de praktijk blijkt het lastig te bepalen wanneer een dienst al dan niet onder de categorie sociale en andere specifieke diensten valt. De toelichting van de Europese Commissie op de CPV-codes bij voornoemde diensten verheldert de codes op de lijst van sociale en andere specifieke diensten niet. Een aantal van deze diensten is erg breed geformuleerd en het is niet direct duidelijk wat hieronder valt. Noch in de bijlages bij de richtlijnen, noch in de CPV verordening wordt een (heldere) nadere toelichting gegeven op de gebruikte omschrijvingen. Er bestaat ook nog geen relevante jurisprudentie over de invulling van deze begrippen. In zijn algemeen geldt wel dat de grensoverschrijdende relevantie van sociale en andere specifieke diensten beperkt is omdat deze naar hun aard sterk cultureel bepaald zijn en de toepassing daarvan per lidstaat verschilt.

Het valt te betogen dat de meeste door een onderwijsinstelling te verstrekken opdrachten voor diensten ten behoeve van de eigen bedrijfsvoering vallen onder het reguliere aanbestedingsregime. Wanneer een onderwijsinstelling bepaalde diensten inkoopt voor haar leerlingen en dienen ter uitvoering van de wettelijke taak, dan vallen deze wellicht eerder onder sociale en andere specifieke diensten. Een onderwijsinstelling zal bij iedere specifieke inkoopactiviteit een eigen afweging moeten maken.

Meer informatie:
Sociale en andere specifieke diensten 
Dossier: CPV codes

Procedures

Een onderwijsinstelling kan bij een opdracht met een waarde boven de Europese aanbestedingsdrempels kiezen voor een standaard Europese procedure. Denkt u aan de mededingingsprocedure met onderhandeling, de concurrentiegerichte dialoog, het innovatiepartnerschap en uiteraard de (niet) openbare procedure.

Voor de inkoop van sociale en andere specifieke diensten kunt u ook kiezen voor een vereenvoudigde aanbestedingsprocedure. Deze biedt veel ruimte om de procedure naar eigen inzicht in te richten. Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een hoger drempelbedrag. Indien de geraamde waarde van een dergelijke opdracht meer bedraagt dan 750.000,- euro bent u verplicht de opdracht Europees aan te besteden.

Meer informatie:
Europese standaardprocedures 
Europese specifieke procedures 

Inkopen van leermiddelen: Programma van Eisen (PvE)

Op basis van de eisen en wensen die u stelt formuleert u een uitvraag. De hoofdregel is dat aanbestedende diensten gunnen op basis van de Beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV). Bij BPKV weegt u naast prijs ook kwaliteitsaspecten mee in de beoordeling van inschrijvingen. Bij het leveren van leermiddelen kan een marktpartij bijvoorbeeld dienstverlening aanbieden die de onderwijsinstelling ontzorgt. Als er sprake is van het inkopen van nog te ontwikkelen materiaal kunnen inhoudelijke kwaliteitskenmerken, zoals het didactisch ontwerp van een methode, de toegepaste illustraties en de gebruikersvriendelijkheid een rol spelen.

Kwaliteitseisen mogen niet zodanig worden geformuleerd dat er sprake is van het 'toeschrijven' van een eis naar één bepaalde leverancier. Het stellen van een verzameling eisen die slechts door één leverancier kan worden geleverd, vervalst de mededinging en is daarom niet toegestaan.

PO-Raad: Programma van Eisen

De PO-Raad en de VO-raad hebben een vernieuwd Programma van Eisen (PvE) voor de leermiddelenmarkt uitgebracht. Dit programma ondersteunt u bij het opstellen uw eigen Programma van Eisen voor zowel hardcopy als digitale leermiddelen. 

Meer informatie:
Document: Programma van Eisen Leermiddelenketen

Effect boekenfonds op aanbesteding

Voor het inkopen van bestaande leermiddelen is onderscheid tussen het werken met een intern boekenfonds en het werken met een extern boekenfonds.

Intern boekenfonds

Als bij een intern boekenfonds geen diensten door externe marktpartijen worden geleverd is het alleen afhankelijk van de hoeveelheid boeken die de onderwijsinstelling wil inkopen of er een aanbestedingsplicht is. Een hoeveelheid boeken die in waarde boven het Europese drempelbedrag uit gaat komen wordt gezien als een aanbestedingsplichtige levering.

Deze levering moet door concurrentiestelling conform de Aanbestedingswet 2012 worden georganiseerd. Alleen wanneer het gaat om een leverancier die als enige bepaalde boeken uitgeeft en niet levert aan boekhandels is er sprake van een uitsluitend recht (artikel 2.32, onder b van de Aanbestedingswet 2012) en hoeft er niet te worden aanbesteed omdat in dat geval concurrentiestelling niet mogelijk is. Deze situatie zal zich slechts zelden voordoen bij leermiddelen.

Externe boekenfonds

Bij een extern boekenfonds moet de prijs voor de dienstverlening van de distributeur en de waarde van de boeken bij elkaar opgeteld worden om te bepalen of en op welke wijze de opdracht aanbesteed moet worden. Zijn de kosten van de distributie hoger dan de waarde van de boeken, dan wordt het wordt gezien als een aanbestedingsplichtige dienst, zijn de kosten van de boeken hoger dan van de distributie, dan wordt het gezien als een aanbestedingsplichtige levering. Voor het inkopen en laten verspreiden van leermiddelen zal het in bijna alle gevallen om een levering gaan.

ICT-gerelateerde inkoopactiviteiten

PIANOo heeft generieke informatiepagina’s over onderstaande onderwerpen. Indien u een ICT-oplossing wenst in te kopen, dan is mogelijk het gehele ICT-dossier voor u interessant. Onderwijsinstellingen hebben doorgaans te maken met de volgende oplossingen:

  • Inkoop ICT-hardware 
  • Inkoop ICT-software
  • Cloudoplossingen
  • Netwerken

Meer informatie:
ICT categorieën 
Geleerde lessen inkoop software 
Keuzehulp devices  op kennisnet.nl

Meer informatie

Leermiddelenmonitor  op slo.nl
Leermiddelen & ICT  op vo-raad.nl