Met deze aanbesteding zetten we zo veel mogelijk in op Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

Hanzehogeschool Groningen wil de duurzaamste hogeschool van Nederland zijn. Toen ze vanwege veranderde wetgeving op zoek moest naar een nieuwe postdistributeur, zag ze daar meteen een kans in: ze besloot die distributeur maatschappelijk verantwoord in te kopen. Sociale onderneming Cycloon Post & Fietskoeriers kwam als winnaar uit de aanbesteding. ‘We hebben het beste uit de markt gehaald.’ (februari 2019)

Samenvatting

Door verandering van de Europese Aanbestedingswet moest Hanzehogeschool Groningen haar postdistributie opnieuw inkopen. De afdeling Leveranciersmanagement besloot om daarbij in te zetten op duurzaamheid. Inkopers maakten via een meervoudige onderhandse aanbesteding een voorselectie van duurzame postbedrijven. Cycloon Post & Fietskoeriers scoorde uiteindelijk het best.

Bijzonder

Hanzehogeschool Groningen wilde dat haar nieuwe postdistribiteur goed zou presteren op maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Sterker nog: ze vond dit het belangrijkst. Ze maakte een voorselectie van sociaal ondernemers en liet de score op MVO voor 40 procent meewegen in haar beoordeling; méér dan de scores op prijs (30 procent) en plan van aanpak (30 procent).  

Voordelen

  • Meervoudig onderhands aanbesteden stelt de aanbesteder in staat om een voorselectie van aanbieders te kunnen maken gericht op duurzaamheid. Om daar vervolgens uit te kiezen.
  • De leveranciers sluiten goed aan bij de duurzame doelstellingen van de organisatie.

Nadelen

  • Een kleine selectie maken in de aanbesteding is risicovol. Bij beperkte interesse is er geen échte keuze te maken.

De uitdaging: een duurzaam postdistributiebedrijf vinden

Decentrale overheidsinstellingen mogen niet meer inkopen via het gezamenlijke inkooptraject van de Rijksoverheid. Dat is de strekking van een recente verandering in de Europese Aanbestedingswet. Voor Hanzehogeschool Groningen betekende dit dat ze een nieuwe postdistribiteur moest vinden. En die wilde ze graag zo maatschappelijk verantwoord mogelijk laten zijn – in lijn met haar strategische plan Vernieuwen in Verbinding 2016-2020. Hierin stelt ze dat ze een voorbeeldrol wil vervullen op het gebied van duurzaamheid, in de breedste zin van het woord: van aandacht voor milieu en klimaat (‘duurzaamheid’ in smalle zin) tot inzet op social return, en van samenwerking met het regionale Midden en Klein Bedrijf (MKB) tot kostenreductie. Op deze doelen wilde ze haar postdistributie aan laten sluiten.

Vernieuwen in Verbinding 2016-2020  op hanze.nl

De aanpak: meervoudig onderhands aanbesteden

‘Hoe word je een zo duurzaam mogelijke organisatie? Niet alleen door zelf zo duurzaam mogelijk te handelen. Ook de leveranciers bij wie we inkopen moeten dat doen.’ Aan het woord is Chris Boessenkool, inkoopadviseur bij de Hanzehogeschool Groningen. ‘Bij het inkopen houden we altijd rekening met onze duurzaamheidsdoelen. Wij verwachten dat onze leveranciers zo veel mogelijk maatschappelijk verantwoord ondernemen.’ Bij een aanbesteding geeft de hogeschool geen gedetailleerde richtlijnen. ‘We vragen bewust aan leveranciers: “Wat kan jij doen om de uitvoering zo duurzaam mogelijk neer te zetten?” zonder daarbij specificaties voor te schrijven. Op die manier halen we het beste uit de markt – zoals afgelopen jaar bleek uit het inkooptraject voor onze nieuwe postdistributeur.’

De aanbestedingsmethode

Voor dit traject zette de hogeschool een meervoudige onderhandse aanbesteding uit: ze nodigde aan de hand van objectieve criteria een handvol organisaties uit om een offerte in te dienen. ‘We konden dus zelf bepalen wie we uitnodigden om zich voor de aanbesteding in te schrijven’, zegt Boessenkool. ‘In dit geval kozen we voor allemaal duurzame postdienstverleners.’

Enkelvoudig of meervoudig onderhands aanbesteden

De verantwoordelijken

Bij Hanzehogeschool Groningen stuurt de afdeling Leveranciersmanagement alle aanbestedingen aan. ‘We zijn een dertienkoppig team van inkoopadviseurs, contractmanagers, een beleidsondersteuner, een inkoopondersteuner, een contractbeheerder, een secretarieel ondersteuner en Hoofd Leveranciersmanagement’, vertelt Boessenkool. ‘Onze interne opdrachtgever voor deze opdracht is de directeur Facilitair Bedrijf. Haar afdeling is verantwoordelijk voor alle facilitaire dienstverleningen binnen Hanzehogeschool Groningen. Het Facilitair Bedrijf bepaalt uiteindelijk ook de insteek van de prijs/kwaliteitverhouding.’ Inkoopadviseurs zijn verantwoordelijk voor het aanbestedingsproces. ‘Wij gaan na wat opdrachtgever precies uit de aanbesteding willen halen en maken hier een plan voor, inclusief strategie en marktverkenning. Voor elke aanbesteding stellen we een multidisciplinair inkoopteam samen dat bij de opdracht past.’

De inhoud van de opdracht

De hogeschool beoordeelt leveranciers op 3 criteria: prijs, (plan van) aanpak en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Tijdens de marktverkenning zag Boessenkool dat de sociaal ondernemers in de postdistributie met hun effectieve en efficiënte aanpak niet onderdoen voor de standaard dienstverleners. ‘En ook qua prijs zaten ze op een vergelijkbaar niveau.’ Zodra de afdeling Leveranciersmanagent dit doorhad, besloot ze dat maatschappelijk verantwoord ondernemen het belangrijkste criterium moest worden. ‘We lieten de score op prijs voor 30 procent meewegen in onze beoordeling; de score op het plan van aanpak voor 30 procent; en de score op Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) voor 40 procent.’ De hogeschool beschouwt het plan van aanpak en MVO beide als elementen van de ‘kwaliteit’ van leveranciers. Boessenkool: ‘In ons inkoopbeleid staat dat we opdrachten voor minimaal 70 procent moeten beoordelen op kwaliteit. Zo voorkomen we dat de laagste prijs regeert. We hebben ons dus keurig aan deze richtlijn gehouden – waarbij we MVO meer gewicht toedichtten dan het plan van aanpak.’

Fietskoerier geeft pakje af bij balie

Het resultaat: een geslaagd project

‘Het is de eerste keer dat we voor deze dienstverlening met een sociale onderneming samenwerken’, zegt Boessenkool. ‘Maar ik heb geen moment getwijfeld of we deze opdracht wel aan zo’n bedrijf moesten gunnen. We maakten ons geen enkele zorgen over de vraag of ze wel kwaliteit konden leveren.’ Cycloon Post & Fietskoeriers kwam uiteindelijk als beste uit de bus. ‘Dit bedrijf haalde de hoogste totaalscore en sluit goed aan bij onze doelstellingen. Zo heeft Cycloon als doel om in 2025 volledig klimaatneutraal te zijn. En draagt het ook bij aan sociale doelstellingen. Meer dan de helft van zijn medewerkers heeft een afstand tot de arbeidsmarkt. Cycloon biedt hen een werkplek, begeleiding en een opleiding.’ Boessenkool vindt de samenwerking prettig verlopen. ‘De dienstverlening is altijd goed en het is een heel warm bedrijf, dat de mens centraal stelt. Medewerkers daar voelen zich prettig bij wat ze doen; dat merk je meteen als je daar binnenloopt. Ik ben erg blij dat ons aanbestedingstraject dit resultaat heeft gehad.’

Geleerder lessen en tips

  • Focus op je doel en vraag marktpartijen hoe zij daaraan kunnen bijdragen, zonder al te veel eisen te stellen. Je ziet dan al snel welke partijen zich op dit vlak onderscheiden.
  • Leg de voornaamste aandacht niet bij prijs, winst of groei. Bekijk welke positieve rol jij kunt spelen in de maatschappij en pas je doel daarop aan.

Cycloon Post & Fietskoeriers

'Door sociale ondernemingen te contracteren, onderscheid je je’

Cycloon Post en Fietskoeriers (kortweg: Cycloon) is een postdistributiebedrijf. Het startte in 2002 als fietskoeriersonderneming in Zwolle. Vervolgens breidde het uit naar Groningen en Arnhem. Vanuit 2012 begon het in Zwolle met het zelf verwerken van post – in een sociale werkplaats. Inmiddels ligt de focus op het ophalen van post bij bedrijven en het bezorgen daarvan. In heel Nederland. En met een duurzame, sociale bedrijfsvoering.

Waar die duurzaamheid uit blijkt? ‘We bezorgen post en pakketten bijvoorbeeld zoveel mogelijk op de fiets’, zegt Marike ter Pelle, projectmanager bij Cycloon en betrokken bij inschrijvingen voor aanbestedingen. ‘Natuurlijk zijn sommige ritten daar te lang voor. Dan gebruiken we auto’s, maar wel auto’s op groen gas.’

Volwaardig onderdeel

Het sociale karakter van Cycloon komt terug op de werkvloer. ‘We werken zoveel mogelijk met mensen met (voorheen) een afstand tot de arbeidsmarkt. In de totale bedrijfsvoering valt 60 à 65 procent van onze medewerkers binnen deze groep. Zij werken op de afdeling postverwerking en
-bezorging – waar ze begeleiding hebben.’ Kenmerkend aan deze werknemers is hun loyaliteit en precisie, zegt Ter Pelle. ‘Heel mooi om te zien.’ Ze benadrukt dat hun werk geen bezigheidstherapie is. ‘Het is een échte baan. En iedereen voelt zich volwaardig onderdeel van ons bedrijf.’

Volop mogelijkheden

Cycloon werkt onder andere voor gemeenten, hogescholen en andere semioverheden. Ter Pelle ziet daar vaak enige terughoudendheid als het gaat over maatschappelijk verantwoord inkopen. ‘Kijk bijvoorbeeld naar artikel 2.82 in de Aanbestedingswet 2012. Daaruit blijkt dat er best veel mogelijk is. Maar die kansen worden lang niet altijd benut – vaak omdat een organisatie niet weet dat ze er zíjn. Terwijl ze zich juist kan onderscheiden door een bedrijf als ons te contracteren.’

Goede uitzondering

Sociale en duurzame aspecten worden vaak wel meegenomen in aanbestedingen, ziet Ter Pelle, maar te licht. ‘Gemeenten en semioverheden vinden MVO duidelijk belangrijk en willen dat laten zien. Maar in hun inkoop geven ze er toch vaak te weinig gewicht aan. Uiteindelijk komt het dan toch aan op de prijs. Hanzehogeschool Groningen is een uitzondering. Eén die wat ons betreft de regel mag worden.'