Hoe bewaak ik het inkoopproces?
Toon pagina in menuAntwoord:
Het inkoopproces bestaat uit drie stappen: voorbereiden, doorlopen en uitvoeren. De stappen voorbereiden en doorlopen worden bewaakt door het formeren van een inkoopteam. Dit bestaat minimaal uit de inkoper, materiedeskundige en de gebruiker van het product/dienst. De inkoper zorgt voor een professioneel inkoopproces, de materiedeskundige bewaakt de technische en functionele specificaties en de gebruiker bewaakt het gebruiksdoel van het in te kopen product/dienst. Gezamenlijk komt men tot de inkoop van het juiste product of de juiste dienst.
Het bewaken van contracten heeft als doel om de interne organisatie voldoende inzicht te geven in lopende overeenkomsten en de juiste contractuele afspraken. Bij de stap uitvoeren spelen de contractbeheerders, gebruikers en financiële administratie een belangrijke rol. De gebruikers bewaken of hetgeen is besteld ook daadwerkelijk volgens de eisen, de wensen en verdere afspraken geleverd wordt. De financiële administratie bewaakt of de gestuurde factuur overeenkomt met de geleverde bestelling en draagt zorg voor betaling. De inkoper is in sommige gevallen als coördinator ook verantwoordelijk voor de gehele nazorg. Kennis uit deze stap kan weer worden gebruikt bij het voorbereiden van een nieuwe opdracht.
Bijzonderheden ten aanzien van raamovereenkomsten
Na aanbesteding van een raamovereenkomst moet in de stap uitvoering er op worden gelet:
- of de raamovereenkomsten voldoende bekend zijn binnen de organisatie en ook daadwerkelijk gebruikt worden
- in welke gevallen er afgeweken wordt van de raamovereenkomsten en bij derden ingekocht wordt (dit mag overigens niet, tenzij de raamovereenkomst daarin voorziet)
- welk volume wordt afgenomen (het gecontracteerde volume mag niet met grote percentages overschreden worden)
Dossier: Inkoopproces
