Hoe sluit ik een goed contract?
Toon pagina in menuAntwoord:
Met de definitieve gunningsbeslissing heeft u als aanbestedende dienst het bindend aanbod van de winnende inschrijver aanvaard. De voorwaarden voor de overeenkomst liggen besloten in de opdrachtbeschrijving of het bestek en in de van toepassing verklaarde inkoopvoorwaarden van de aanbestedende dienst of – sporadisch - de leveringsvoorwaarden van de leverancier. In het contract worden de afspraken herhaald en waar nodig op ondergeschikte punten aangevuld.
Hoewel de kernbedingen (prijs, productspecificaties enzovoort) al in de inschrijving staan, zijn er vaak nog een aantal ondergeschikte punten waar u na de gunning afspraken over moet maken. Naast de kernbedingen neemt u ook deze afspraken op in het contract. Vaak gaat het om bepalingen van organisatorische aard, zoals wanneer de opdracht begint en wie vanuit de opdrachtgever begeleidt en van administratieve aard, zoals de financiële verantwoording en de facturatie
Vastleggen gemaakte afspraken
Het vastleggen van alle gemaakte afspraken in een schriftelijke overeenkomst (contract) is met name van belang voor de bewijslast tussen partijen. Dit in het geval tijdens de uitvoering van de opdracht een verschil van mening ontstaat tussen de partijen over de uitleg van de gemaakte afspraken
Eigen inkoopvoorwaarden uitgangspunt
Neem bij elk inkooptraject de eigen inkoopvoorwaarden als uitgangspunt en niet de voorwaarden van de leverancier, dienstverlener of aannemer. Let er wel op dat voorwaarden op grond van de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit proportioneel moeten zijn. Daarbij moet u met name aandacht hebben voor de aansprakelijkheidsclausule en de regelingen met betrekking tot het intellectuele eigendom.
Onderhandelen
De aanbestedende dienst mag spreken met inschrijvers om de inhoud van een inschrijving of de eisen van de aanbestedende dienst te verduidelijken. Dit mag niet leiden tot discriminatie van andere (potentiële) inschrijvers en/of een wezenlijke wijziging van de opdracht. Onderhandelingen met inschrijvers over de kernbedingen van de opdracht is niet toegestaan omdat daarmee de eerlijke mededinging in het geding kan komen..
Dossier: Aanbestedingswet 2012
