Hoe specificeer ik mijn vraag?
Toon pagina in menuAntwoord:
Een specificatie is een omschrijving van eigenschappen waaraan de inhoud van de offerte moet voldoen. U kunt technisch specificeren (de technische eisen aan het product, de dienst of het werk) of een functioneel specificeren (welk gebruiksdoel of prestatie levert het product, de dienst of het werk).
Technische specificaties
Een precieze omschrijving van het werk of het te leveren product is traditioneel de manier waarop werken en producten worden ingekocht. Het maken van gedetailleerde specificaties kost tijd. Daar staat tegenover dat het beoordelen van de inschrijvingen eenvoudiger is. Men beoordeelt in welke mate de inschrijving voldoet en welke prijs geboden wordt. Technisch specificaties lenen zich goed voor gunning op laagste prijs.
Functionele specificaties
Een aanbestedende dienst die meer gebruik wil maken van de kennis en ervaring van de marktpartijen en meer ruimte wil bieden voor innovatie, gebruikt functionele specificaties. Hierbij beschrijft de aanbestedende dienst bijvoorbeeld wat het gebruiksdoel is van werk of product of wat het beoogde resultaat is van de dienst. De inschrijver beschrijft hoe het resultaat bereikt wordt en geeft hier een prijs voor af. Het beoordelen van dergelijke inschrijvingen kost meer tijd. Een beoordelingskader is noodzakelijk om de beoordelingen zo vergelijkbaar mogelijk te maken.
In de praktijk wordt vaak een combinatie van functioneel en technisch specificeren gebruikt.
Programma van eisen
De specificaties worden opgenomen in het programma van eisen. Dit is een onderdeel van de bestekstukken die naar potentiële aanbieders worden gezonden. Een goed programma van eisen geeft gegadigden een goed beeld van de eisen die de opdrachtgever aan de leverancier en de te leveren prestaties stelt. Daarnaast geeft het informatie over redenen en doelstellingen van de aanbesteding, de organisatie, de huidige en de gewenste situatie, de aanwezige infrastructuur en dergelijke. Alle informatie dus om de gegadigde in staat te stellen om een zo goed mogelijke aanbieding te doen.
Alle partijen moeten over dezelfde informatie beschikken. Het is mogelijk dat de zittende leverancier bij een nieuwe aanbesteding over meer informatie beschikt omdat deze nu eenmaal bekend is met de aanbestedende dienst en ervaring heeft met de uitvoering van de specifieke opdracht. Het is belangrijk deze kennisvoorsprong zoveel mogelijk ongedaan te maken. Dit beperkt het voordeel van de zittende ondernemer.
