Motivering gunningsbeslissing voldoende (week 47)

In deze aanbestedingsprocedure gaat het om de beoordeling van de inschrijving van eiseres op een van de kwaliteitscriteria door de aanbestedende dienst. Slechts indien de beoordelingscommissie in redelijkheid niet had kunnen komen tot haar oordeel is plaats voor ingrijpen van de rechter. In dit geval heeft de aanbestedende dienst in redelijkheid tot haar oordeel kunnen komen, en heeft zij die beslissing voldoende gemotiveerd. (Voorzieningenrechter Rechtbank Amsterdam 25 oktober 2019, ECLI:NL:RBAMS:2019:8272

Feiten en omstandigheden

Pantar heeft op 29 april 2019 een Europese openbare aanbesteding aangekondigd op TenderNed. Doel van de aanbesteding is kort gezegd een nieuwe digitale werkomgeving ‘in de cloud’ voor Pantar. Zij heeft aan de inschrijvers gevraagd of zij dit systeem kunnen leveren, en tevens om in de vorm van een zogenaamd adoptieplan een voorstel te doen voor de wijze waarop de medewerkers wordt geleerd met dit nieuwe IT-systeem om te gaan.

Bij aanbiedingsbrief van 1 juli 2019 heeft Skysource B.V. (hierna: Skysource) ingeschreven op perceel 1 van de aanbesteding.

Op 29 juli 2019 heeft Pantar de voorlopige gunningsbeslissing, waarbij PQR B.V. (hierna: PQR)als voorlopige winnaar is aangewezen, aan Skysource gestuurd. De inschrijving van Skysource is uitgesloten, omdat het beoordelingsteam nul punten heeft gegeven voor het (sub)gunningscriterium 2.2.1 'Adoptieplan'.

Het geschil gaat over de beoordeling van het adoptieplan van Skysource.

Verwachtingen

Pantar hecht grote waarde aan het adoptieplan. 'Adoptie' is een kernbegrip binnen de IT-branche. Het ziet op de menselijke kant van een nieuw IT-systeem, die naast de technische kant een belangrijke factor is in het succes van de invoering daarvan. Uit het door PQR overgelegde ‘whitepaper’ van Skysource, blijkt dat ook zij bekend was met het belang van adoptie. Daarbij komt dat in het Beschrijvend Document (hierna: BD) (en de Nota van Inlichtingen) duidelijk is omschreven wat het doel is van het adoptieplan, namelijk om medewerkers op de hoogte te stellen van en vertrouwd te maken met de veranderingen binnen hun werkplek, om de nieuwe mogelijkheden die de werkplek biedt inzichtelijk te maken en om in de eerste maanden van gebruik zo min mogelijk vragen van medewerkers te krijgen over werking of gebruik. Ook is uitgebreid voorgeschreven aan welke eisen het adoptieplan moet voldoen. Door geen van de inschrijvers zijn vragen gesteld over de strekking of het belang van adoptie en de wijze van beoordeling. De aanbestedingsstukken zijn op dit punt dan ook op een zodanig duidelijke, precieze en ondubbelzinnige wijze geformuleerd dat een behoorlijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijver de juiste draagwijdte daarvan kan begrijpen en deze op dezelfde manier zal interpreteren.

Beoordeling

Pantar heeft de beoordeling van het adoptieplan van Skysource toegelicht in bijlage A van de voorlopige gunningsbeslissing. Daarnaast is er een gesprek geweest, en heeft de advocaat van Pantar vooruitlopend op dat gesprek een nadere toelichting gegeven op de beoordeling. Kort gezegd mist Pantar in het adoptieplan van Skysource een beschrijving van de impact (A), de fasering van applicaties (B) en de samenwerking met eventuele andere leveranciers (C), vindt zij de doorlooptijd van de planning niet realistisch, zijn de kennis, kunde, werkervaring en competenties van de voorgestelde sleutelfunctionarissen in beperkte mate beschreven en niet specifiek gericht op Pantar, en heeft Skysource de risicoanalyse te weinig toegespitst op de adoptie en te veel op de technische componenten.

Skysource heeft niet concreet duidelijk gemaakt hoe zij Pantar gaat ‘ontzorgen’ en hoe zij ervoor gaat zorgen dat de impact wordt geminimaliseerd, anders dan door de vrij algemene toezegging om veel te zullen communiceren met de medewerkers en een Servicedesk beschikbaar te stellen, digitaal, telefonisch en enkele dagdelen per week op locatie. Dat het beoordelingsteam van Pantar dit onderdeel als onvoldoende heeft beoordeeld is dan ook begrijpelijk.

Tot slot waren voor Pantar ook de door Skysource ingediende cv’s, die ieder maximaal twee pagina’s A4 groot mochten zijn, aanleiding voor de nulscore. In het BD onder ‘Beoordelingskader G.2.2.1’ wordt duidelijk omschreven wat Pantar van de inschrijvers verlangde. In de door Skysource ingediende ‘cv’s’ wordt niet concreet duidelijk gemaakt welke kennis, kunde, werkervaring en competenties de voorgestelde medewerkers hebben voor een goede uitvoering van de adoptie.

Motivering

Pantar heeft de beoordeling van het adoptieplan van Skysource toegelicht in bijlage A van de voorlopige gunningsbeslissing. Daarnaast is er een gesprek geweest, en heeft de advocaat van Pantar vooruitlopend daarop een nadere toelichting gegeven op de beoordeling. Al met al is de beslissing daarmee zodanig gemotiveerd dat Skysource de wijze waarop de beoordeling heeft plaatsgevonden kon toetsen.

De conclusie is dat Pantar het door Skysource ingediende adoptieplan in redelijkheid als matig/onvoldoende heeft kunnen beoordelen, en zij die beslissing voldoende heeft gemotiveerd. Voor een heraanbesteding of herbeoordeling is dan ook geen plaats.

(IBR, 20 november 2019)

Lees voor nuancering de volledige uitspraak  op rechtspraak.nl