Niet voldaan aan vormvereisten (week 49)

De vraag die dient te worden beantwoord is of LVO de inschrijving van Habenu terecht ongeldig heeft verklaard vanwege het ontbreken van een prijzenblad in excel-formaat en het niet beprijzen van de functies voorman en werkvoorbereider. (Voorzieningenrechter Rechtbank Limburg 28 november 2018, ECLI:NL:RBLIM:2018:11178)

Feiten en omstandigheden

Habenu is door Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs (hierna: LVO) in de gelegenheid gesteld in een meervoudig onderhandse aanbesteding in te schrijven op een opdracht tot bouwkundig onderhoud van de schoolgebouwen van LVO in Maastricht en het Heuvelland voor de periode van twee jaar binnen een raamovereenkomst. De contractsperiode kan tweemaal worden verlengd met een jaar.

Habenu, die de zittende contractant is, heeft gebruik gemaakt van dit recht om mee te dingen naar de opdracht.

In de gunningsbeslissing van 3 oktober 2018 heeft LVO aan Habenu medegedeeld dat haar inschrijving ongeldig is verklaard, omdat haar inschrijving niet voldoet aan de vormvereisten conform het aanbestedingsdocument.

Vormvereisten

Uit het Aanbestedingsdocument volgt dat de geformuleerde vormvereisten worden gecontroleerd en dat een inschrijving die niet voldoet aan een of meer vormvereisten wordt uitgesloten van verdere beoordeling. LVO heeft zodoende een knock-out vereiste ingebouwd.

Elke normaal oplettende en behoorlijk geïnformeerde inschrijver heeft op grond van het Aanbestedingsdocument moeten begrijpen wat de consequentie van niet voldoen aan het vormvereiste van het prijzenblad zou zijn. De voorzieningenrechter merkt in dit verband bovendien op dat Habenu noch enige andere inschrijver de proportionaliteit van deze knock-out eis vóóraf ter discussie heeft gesteld.

Habenu heeft na ontvangst van de gunningsbeslissing het prijzenblad eigener beweging alsnog in excel-formaat ingediend. Zij stelt dat zij hiertoe gerechtigd is, omdat sprake is van een voor eenvoudig herstel vatbare fout waardoor haar inschrijving inhoudelijk niet wijzigt en de mededinging niet wordt geschaad. Habenu stelt dat uitsluiting na dit herstel disproportioneel is.

De voorzieningenrechter is van oordeel dat uit het arrest Manova (HvJEU 10 oktober 2013, C-336/12, r.o. 40; ECLI:EU:2013:647), dat uitdrukkelijk een precisering betreft van het arrest SAG (HvJEU 29 maart 2012, C-599/10, r.o. 40; ECLI:EU:2012:191), moet worden afgeleid dat de beginselen van gelijkheid en transparantie voorgaan op het evenredigheidsbeginsel in het geval van een knock-out vereiste. Het aanbestedingsrecht is een formaliteitenrecht: er is aan de zijde van LVO geen sprake van procedurele of inhoudelijke onjuistheid en/of onduidelijkheid, die zou kunnen meebrengen dat de gunningsbeslissing niet deugt. Rechterlijk ingrijpen is daarom niet aan de orde. Dat het in geval van de inschrijving van Habenu niet gaat om een ontbrekend stuk, maar om herstel van een fout in de inschrijving met exact dezelfde gegevens, maakt dit niet anders.

Het tarief van € 0.00

De vraag die daarnaast dient te worden beantwoord is of LVO de inschrijving van Habenu terecht ongeldig heeft verklaard vanwege het niet beprijzen van de functies voorman en werkvoorbereider.

Uit de inleiding van hoofdstuk 4 ‘Eisen en vragen ten aanzien van de opdracht’ blijkt dat de eisen van de opdracht hard zijn. Klip en klaar is daar toegelicht dat inschrijvers bij uitvoering van de opdracht aan de eisen dienen te voldoen en daarmee rekening dienen te houden bij het opstellen van een inschrijving.

Een normaal oplettende en behoorlijk geïnformeerde (potentiële) inschrijver had kunnen en moeten begrijpen dat LVO de werkzaamheden die worden toegeschreven aan de functies voorman en werkvoorbereider beprijsd wil laten worden, zodat inschrijvingen de (alle) werkelijk te maken kosten weerspiegelen en vergeleken kunnen worden. Die inschrijver had bovendien kunnen en moeten begrijpen dat het niet aanbieden van bepaalde functies een alternatief of variant vormt, of zelfs aangemerkt zou kunnen worden als manipulatief, in welke gevallen de inschrijving niet beoordeeld zou worden of zou moeten worden uitgesloten.

Voor Habenu had het op voorhand duidelijk moeten zijn op grond van het Aanbestedingsdocument dat haar (huidige en aan te bieden) werkwijze niet voldeed aan de uitvraag. Het had daarom op de weg van Habenu gelegen om vooraf om opheldering te vragen over de verschillende uitgevraagde functies. Enerzijds omdat Habenu, als zittende contractant, kennelijk een verschil in huidige werkwijze en de toekomstige, uitgevraagde werkwijze constateerde. Anderzijds omdat Habenu kennelijk van plan was in te schrijven met een ander, en huidig door haar gebruikt, alternatief model, waarin de functies van voorman en werkvoorbereider als zodanig niet nodig zijn, omdat (onder meer) met een klantcoördinator wordt gewerkt.

Habenu heeft een en ander niet in het voortraject voorgelegd aan LVO en daarmee op de koop toegenomen dat haar inschrijving onvolledig was, omdat niet op alle expliciet uitgevraagde en te wegen elementen is geoffreerd.

Slotsom

LVO heeft terecht de inschrijving van Habenu terzijde gelegd en niet beoordeeld.

(IBR, 5 december 2018)

Lees voor nuancering de volledige uitspraak  op rechtspraak.nl