Onderzoek: Kansen en uitdagingen voor maatschappelijk verantwoord inkopen

In haar afstudeeronderzoek bij het ministerie van IenW en MVO Nederland onderzocht Else Edwards, van de Radboud Universiteit Nijmegen, de kansen en uitdagingen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) door de overheid, die leveranciers, aannemers of dienstverleners ervaren. De volgende onderzoeksvragen staan hierin centraal: "Welke factoren beïnvloeden de realisatie van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door de Nederlandse ministeries?”. Deze zijn uitgesplitst in kansen en barrières, vanuit het perspectief van de leverancier. Hoe kijken leveranciers tegen het concept van MVI aan? Welke effecten hebben zij ervaren? Welke factoren zijn belangrijk voor hen en hoe verhouden deze zich tot elkaar? (maart 2020)

Veel onderzoeken naar de kansen en uitdagingen van MVI zijn gericht op het perspectief van de inkoper. In dit onderzoek staat juist het perspectief van de leverancier centraal om hier meer begrip van te krijgen. Andere doelen van dit onderzoek zijn het bestuderen van inkoopmethoden en het geven van aanbevelingen voor het toekomstige Plan van Aanpak MVI voor de periode 2021-2025. De sectoren en de omvang van de bedrijven die zijn opgenomen in dit onderzoek, variëren. Het onderzoeksrapport bevat de resultaten van een literatuurstudie, interviews en een digitale vragenlijst.

Resultaten en conclusies van het onderzoek

Kansen

  • De meerderheid van de geïnterviewde leveranciers beschouwt MVI als een positieve ontwikkeling.
  • Positieve effecten van MVI zijn, volgens de leveranciers in het onderzoek, dat MVI:
    - het bewustzijn t.a.v. duurzaamheid stimuleert bij leveranciers; ze bemerken vaker aandacht voor duurzaamheid en goed ontworpen MVI tenders en ze zagen vaker dat het gewicht van het criterium voor de prijs in tenders afnam;
    - duurzaamheidsambities in het bedrijf en de industrie aanmoedigt;
    - voor een financiële stimulans van duurzame innovaties zorgt.
  • De vraag van publieke opdrachtgevers heeft een grote potentie om het handelen van leveranciers te beïnvloeden.

Uitdagingen

  • Het adopteren van het MVI concept en het toepassen ervan moeten nog verbeterd worden.
  • Een klein deel van de respondenten rapporteert een negatief effect van MVI, vanwege een gebrek aan implementatie van MVI of aan het monitoren en handhaven van de MVI criteria door publieke opdrachtgevers tijdens de uitvoering van de opdracht. Een ander negatief punt is de administratieve werklast.  
  • De 5 belangrijkste uitdagingen voor MVI die in het onderzoek naar boven kwamen, zijn:
    - Het ontbreken van duurzaamheidsambities bij veel kleine gemeenten;
    - Een conservatieve en risicomijdende houding van de inkoper en behoeftesteller;
    - De competitie om de laagste prijs te behalen versus het doel om de meest duurzame impact met inkoop te realiseren
    - De behoefte aan effectmeting op het gebied van duurzaamheid en aan beoordelingsinstrumenten;
    - De optimalisatie van het formuleren van criteria en van de tender methode.

Aanbevelingen

Het rapport bevat een aantal aanbevelingen aan het Rijk, vanuit het perspectief van de leveranciers:

  • Ga door met aanbestedende diensten te stimuleren om MVI toe te passen, middels:
    - Het Manifest MVI
    - De Green Deals 
    - De ontwikkeling van algemene MVI criteria en meetmethoden
    - Het faciliteren van kennisdeling en uitwisseling van ervaringen.
  • Optimaliseer de toepassing van MVI door publieke opdrachtgevers en richt je hierbij vooral op kleinere organisaties.
  • Angst voor rechtszaken kan de toepassing van MVI belemmeren. In een tender zijn transparantie en objectiviteit van belang om rechtszaken te voorkomen. Zorg daarom voor goed ontworpen tender procedures voor MVI, waarin publieke opdrachtgevers helder zijn over het doel van de tender, hoe zij duurzaamheid toegepast willen zien en hoe zij de inschrijvingen zullen beoordelen. Voor een objectieve beoordeling van de inschrijvingen moeten objectieve en meetbare criteria toegepast worden.
  • Zorg ervoor dat de terminologie van de MVI criteria consequent is en blijft, om op een uniforme manier aan te besteden. Zoek naar een optimale benadering voor de specifieke situatie van de aanbesteding: of er behoefte is aan brede en subjectieve criteria of aan meer specifieke, meetbare en objectieve criteria.
  • Zorg voor een gezond partnerschap tussen publiek opdrachtgever en leverancier, dit is met inbegrip van continue communicatie over gezamenlijke doelen en het gezamenlijk oplossen van problemen en een open houding waarin partijen elkaar vertrouwen, bijvoorbeeld door een open boekhouding te gebruiken.
  • Leveranciers geven aan dat zij een financieel risico lopen door te investeren in duurzame innovaties om zich in hun aanbieding op duurzaamheid te onderscheiden. Het is dan van belang om een gelijk speelveld te hebben. Om de concurrentiepositie van leveranciers te beschermen, zou oneerlijkheid ontmoedigd moeten worden, bijvoorbeeld door het formuleren van specifieke criteria, in combinatie met het monitoren en het handhaven hiervan. De criteria moeten ambitieus genoeg zijn voor de leverancier om zich te kunnen onderscheiden en deze criteria zouden een passend, doelmatig gewicht moeten krijgen bij de beoordeling.
  • Geef prioriteit aan MVI in aanbestedingen.
  • Verschaf kennis aan inkopers over hoe zij vooruitstrevend kunnen inkopen binnen de Aanbestedingswet. Stimuleer ook onderlinge kennisuitwisseling tussen inkopers. Dit kan zelfs uitmonden in samenwerkingsverbanden of geclusterde aanbestedingen.
  • Zorg ervoor dat de aanbesteding in lijn is met de laatste stand van zaken van de technologische mogelijkheden en de beste beschikbare technieken voor duurzaamheid. Deze marktkennis kan bijvoorbeeld verbeterd worden door het houden van marktconsultaties.
  • Gebruik een aanbestedingsmethode die de invloed van de prijs minimaliseert.

Rapport (Engels)