Pdf in plaats van Excel leidt niet tot nieuwe inschrijving (week 22)

Feiten en omstandigheden

Het COA (Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers) heeft een openbare Europese aanbesteding georganiseerd voor de opdracht “ERP SaaS dienstverlening”. Zowel Capgemini als de Combinatie hebben op de aanbesteding ingeschreven. Op 19 januari 2023 heeft het COA aan Capgemini meegedeeld dat haar inschrijving als ongeldig terzijde is gelegd, omdat zij er niet in is geslaagd het vereiste minimaal aantal punten op het subsub-gunningscriterium 2.8 ‘Programma van Wensen’ te behalen. Capgemini heeft op dat onderdeel 275 punten gescoord, terwijl de ondergrens 290 punten bedraagt. Capgemini stelt bovendien dat de Combinatie in strijd met een vormvoorschrift heeft gehandeld door de beantwoording van de wensen in een pdf bestand aan te leveren, in plaats van in het standaardformulier (Excel). Capgemini vordert het COA te verbieden de opdracht te gunnen aan de Combinatie. De rechter zegt o.a.

Beoordelingssystematiek

“Het COA en de Combinatie hebben er terecht op gewezen dat, gelet op de in deze aanbesteding gehanteerde beoordelingssystematiek, niet valt in te zien waarom het aanbieden van de standaard functionaliteit bij de beoordeling automatisch tot de maximale score (het cijfer 10) zou moeten leiden. Verder heeft het COA naar het oordeel van de voorzieningenrechter op begrijpelijke wijze toegelicht waarom de beoordeling in de door Capgemini genoemde voorbeelden wél juist is en waarom het aanbieden van een standaardfunctionaliteit in sommige gevallen wel en in sommige gevallen niet tot de maximale score leidt.”

Vormvoorschrift

“Capgemini stelt ten eerste dat de Combinatie in strijd met een vormvoorschrift heeft gehandeld door de beantwoording van de wensen in een pdf bestand aan te leveren, in plaats van in het standaardformulier (Excel). Verder stelt Capgemini dat de afbeeldingen ten onrechte zijn toegevoegd aan de beantwoording van de wensen die conform het programma van wensen op maximaal 2A4 moesten worden beantwoord. Het COA heeft volgens Capgemini ten onrechte een herstelmogelijkheid geboden en, voor zover die herstelmogelijkheid er was, is het herstel niet volledig geweest. Gevolg van dit alles is dat de inschrijving van de Combinatie op grond van paragraaf 2.11 en 2.11.1 BD ongeldig is, aldus Capgemini. Ook is volgens Capgemini sprake van schending van het gelijkheidsbeginsel. De voorzieningenrechter zal de argumenten van de Combinatie achtereenvolgens bespreken.”

Niet gesanctioneerd

“Het COA heeft onweersproken gesteld dat het niet naleven van het vereiste van het indienen van het standaardformulier (Excel) niet is gesanctioneerd in het BD. Verder volgt uit paragraaf 2.11 BD dat het COA de bevoegdheid heeft om inschrijvers in de gelegenheid te stellen herstel te bieden. Het COA heeft daarnaast onweersproken gesteld dat de inschrijving van de Combinatie, na het geboden herstel, inhoudelijk niet is gewijzigd. De beantwoording van de wensen in het standaardformulier (Excel) is identiek aan de beantwoording van de wensen in het oorspronkelijke pdf bestand, met dien verstande dat de afbeeldingen op verzoek van het COA in het standaardformulier (Excel) achterwege zijn gelaten. De afbeeldingen zijn vervolgens toegevoegd aan de beantwoording van de wensen die conform het programma van wensen op maximaal 2A4 moesten worden beantwoord. De voorzieningenrechter leidt uit deze gang van zaken af dat de Combinatie bij het herstel dezelfde informatie als in haar oorspronkelijke inschrijving heeft aangeleverd, maar dan in het conform het BD voorgeschreven format. Het gaat naar het oordeel van de voorzieningenrechter dan ook om het rechtzetten van een kennelijke materiële fout en dit herstel leidt ook niet tot een nieuwe inschrijving, anders dan Capgemini betoogt.”

Afbeeldingen

“De voorzieningenrechter is van oordeel dat het hanteren van afbeeldingen bij de bedoelde wensen in dit geval niet in strijd is met de voorschriften van de aanbesteding en het COA deze afbeeldingen in zijn beoordeling mocht meewegen. Hoewel in het BD niet expliciet staat vermeld dat de inschrijvers bij de beantwoording van de wensen op maximaal 2A4 gebruik mogen maken van afbeeldingen, miskent Capgemini dat het BD die mogelijkheid niet uitsluit. Ook het feit dat bij de beschrijving van de SaaS oplossing staat vermeld dat de inschrijver daarvoor “maximaal vijfentwintig (25) pagina’s A4 – enkelzijdig, inclusief tekst, afbeeldingen, figuren, et cetera – [mag] gebruiken” maakt niet dat daaruit door de inschrijvers moest worden afgeleid dat het gebruik van afbeeldingen bij de beantwoording van de wensen op maximaal 2A4 niet is toegestaan. Naar het oordeel van de voorzieningenrechter bevat deze zinsnede eerder een aanwijzing voor het tegendeel. Tegen de achtergrond van de hiervoor bij 5.8 genoemde toetsingsmaatstaf valt bovendien ook niet in te zien waarom een inschrijver niet de ruimte zou hebben om op eigen wijze, dus ook met gebruikmaking van afbeeldingen, inzichtelijk maken hoe hij de verlangde kwaliteit gaat leveren.”

De voorzieningenrechter wijst de vorderingen van Capgemini af.

(VdLC publishers/consultants BV, 7 juni 2023)

Lees de volledige uitspraak op rechtspraak.nl