Aan de slag met Beter Aanbesteden

Toon pagina in menu

De actieagenda omvat 23 actiepunten verdeeld over 12 thema's. Bij ieder thema worden in de actieagenda Beter aanbesteden aanbevelingen gedaan, zijn concrete acties geformuleerd en de voor de uitvoering verantwoordelijke partij(en) benoemd. Per thema vindt u op deze pagina een overzicht van de acties die voortkomen uit de actieagenda. Tevens vindt u een korte stand van zaken van de uitvoering.

Bijeenkomsten
Aankondigingen bijeenkomsten Beter Aanbesteden

Thema's:
Inkooporganisatie
Kennisoverdracht
Inkoopbeleid
Inkoopvoorwaarden
Keuze van de procedure
Clustering
Tenderkosten
Gunningscriteria
Tijd, termijnen en kwaliteit beantwoording
Evaluatie van de aanbesteding
Communicatie tussen aanbestedende dienst en marktpartij
Aandacht voor aanbesteden

Inkooporganisatie acties

  • Breng een publicatie over de organisatorische en strategische aspecten van inkoop uit.
  • Maak een factsheet over de inkoopfunctie.
  • Breng de verschillende bestaande inkoopsamenwerkingen in kaart.

Het belang van inkoop wordt op bestuurlijk niveau vaak onvoldoende beseft. De positie van de inkoper moet hoger in de organisatie verankerd worden en de kwantiteit en kwaliteit van de inkoopafdeling moet worden verbeterd. Om hieraan bij te dragen heeft PIANOo een publicatie uitgebracht over de organisatorische en strategische aspecten van inkoop. Samenwerking tussen aanbestedende diensten kan bijdragen aan verbetering en het op peil houden van inkoopkennis binnen de organisatie. PIANOo heeft daarom een kaart gepubliceerd met de al bestaande inkoopsamenwerkingen.

PIANOo-publicatie: Van bestuurlijke ambitie naar professioneel inkopen
Dossier: Inkoopsamenwerking

Kennisoverdracht acties

  • Zorg voor een structuur en coördinatiepunt voor het organiseren van marktdagen in het gehele land.
  • Betrek materiedeskundige marktpartijen bij het opstellen van specificaties, bijvoorbeeld met een pilotproject.
  • Deel ervaringen van de minor ‘inkoopmanagement’ met andere Hoger beroepsonderwijs-onderwijsinstellingen. Ontwikkel een nieuwe visie op inkooponderwijs.

Kennis overdragen is belangrijk. Hiermee wordt de kwaliteit van inkoop en aanbestedingen als geheel bevorderd. Om het kennis overdragen te faciliteren worden verscheidene congressen georganiseerd. Daarnaast organiseert VNO-NCW marktdagen, waar ondernemers en aanbestedende diensten over thema’s met elkaar in gesprek kunnen.

Inkoopbeleid acties

  • Ontwikkel en promoot een model paspoort voor aanbestedende diensten.
  • Zet een uniform Social Return on Investment (SROI)-beleid en werkwijze op in alle arbeidsmarktregio's.

Transparantie in het inkoopbeleid is van groot belang voor opdrachtnemers om te kunnen bepalen of een gemeente als opdrachtgever interessant is voor hen. Aanbestedende diensten wordt aanbevolen om hun inkoopbeleid en –kalender in een vroegtijdig stadium te publiceren. Daarnaast kennen veel aanbestedende diensten een SROI-beleid met als doel het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Verschillende gemeenten gaan hier verschillend mee om, ook bij aanbestedingen. Daarom wordt gewerkt aan een uniforme SROI-werkwijze in alle arbeidsmarktregio’s.

Inkoopvoorwaarden acties

  • Stel paritaire contractvoorwaarden op per branche.
  • Pas de toelichting op het model Uniforme Inkoopvoorwaarden van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) aan

Eenzijdige contractvoorwaarden kunnen onredelijke gevolgen voor opdrachtnemers met zich mee brengen. Discussie over de contractvoorwaarden tussen opdrachtgever en (potentiële) opdrachtnemer leidt vak tot hoge lasten aan beide kanten. Door paritaire voorwaarden per branche op te stellen, kan discussie over contractvoorwaarden in de toekomst worden voorkomen. De VNG heeft de toelichting op het VNG Model Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten aangepast. In de toelichting wordt uitgelegd hoe op een eenduidige manier afwijkingen zichtbaar gemaakt worden zodat maatwerk mogelijk blijft. Uniformiteit kan samenwerking tussen gemeenten bevorderen en vergemakkelijkt het inschrijven door  geïnteresseerden.

Toelichting VNG model algemene inkoopvoorwaarden  op vng.nl

Keuze van de procedure acties

  • Verken en bevorder een 'ruimere' wijze van uitvragen.
  • Maak een handreiking 'Nader selecteren'.

Mogelijkheden om te kiezen voor andere procedures dan de standaardprocedure zijn vaak onbekend. Daarnaast is de kwaliteit van de uitvraag van essentieel belang voor het resultaat. Een volledig dichtgetimmerde uitvraag leidt tot minder mogelijkheden voor innovatieve oplossingen. Tevens wordt gewerkt aan een handreiking nader selecteren, waarin onder meer aandacht zal zijn voor proportionele nadere selectiecriteria.

Clustering acties

  • Maak de problematiek rond clusteren inzichtelijk. Doe voorstellen voor verbeteringen in de praktijk.

Onnodig clusteren van opdrachten is niet toegestaan, tenzij een aanbestedende dienst dit motiveert in de aanbestedingsstukken. Met het clusterverbod moeten aanbestedingen toegankelijk zijn voor het midden- en kleinbedrijf (MKB). In de praktijk is er onduidelijkheid over wanneer er nu wel en niet mag worden geclusterd en welke criteria hierbij van belang zijn.

Tijdens het Landelijk Overleg van Beter Aanbesteden werd deze onduidelijkheid bevestigd. Er is vervolgens een werkgroep gevormd om een advies te schrijven voor verbetering van de aanbestedingspraktijk. De werkgroep bestaat uit 2 vertegenwoordigers van ondernemers: MKB Infra en ABU, en 2 vertegenwoordigers van aanbestedende diensten: Gemeente Oss en ProRail. De onafhankelijke voorzitter van de groep is Willem Janssen (Universiteit Utrecht). Doelstelling van de werkgroep is om op basis van de wet, jurisprudentie en de praktijk te analyseren hoe er meer duidelijkheid omtrent clusteren kan worden gerealiseerd. Inmiddels is een verslag van bevindingen door de werkgroep opgesteld.

Verslag van bevindingen

De werkgroep Clusteren heeft een verslag van haar bevindingen opgemaakt. De werkgroep constateert dat er nog veel onduidelijk is over de aard en de omvang van de problematiek, dat inkoopprofessionaliteit en marktkennis onontbeerlijk zijn voor inkopers en dat de criteria uit artikel 1.5 Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit geen uitbreiding behoeven. Op basis van deze constateringen komt de werkgroep tot een aantal aanbevelingen:

  • Het bevorderen van bekendheid dan wel het ontsluiten van informatie over het afwegingskader
  • Gelijke informatievoorziening voor aanbestedende diensten en marktpartijen
  • Het bevorderen van marktkennis bij aanbestedende diensten
  • Het bevorderen van de naleving van het clusterverbod en het splitsingsgebod

Verslag van bevindingen werkgroep Clusteren  op rijksoverheid.nl.

Tenderkosten acties

  • Maak een handreiking 'Tenderkostenvergoeding'.

Inschrijven op aanbestedingen kost de ondernemer tijd en geld. De kosten, de kans die de ondernemer heeft om de opdracht daadwerkelijk te krijgen en de waarde die de opdracht heeft horen in balans te zijn. Hoge kosten bij de initiële inschrijving kunnen ervoor zorgen dat ondernemers bij voorbaat afhaken; de aanbestedende dienst krijgt vervolgens slechts een beperkt aantal offertes, met alle nadelen van dien. Daarnaast worden de kosten ook minder vaak vergoed dan zou behoren te gebeuren. Bijvoorbeeld wanneer een aanbesteding in vergevorderd stadium wordt ingetrokken. Daarom wordt er op dit moment gewerkt aan een handreiking tenderkostenvergoeding. Inmiddels is een concept opgeleverd.

Concept handreiking tenderkostenvergoeding

Inmiddels is een concept opgeleverd dat onder meer ingaat op: de wettelijke grondslagen voor tenderkostenvergoedingen, kostenbeperkende maatregelen die de behoefte aan tenderkostenvergoedingen kunnen voorkomen of beperken, uitgangspunten bij de praktische afweging of een tenderkostenvergoeding aan de orde is en het bepalen van de hoogte van een vergoeding. De staatssecretaris hoopt de Kamer de afgeronde handreiking na de zomer toe te kunnen sturen.

Gunningscriteria acties

  • Zet een Regionale Adviespunten Aanbesteden op.
  • Publiceer praktijkvoorbeelden 'Gunnen op laagste prijs'.
  • Ontwikkel een EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving)-tool.
  • Actualiseer marktdossiers.

Om tot reële en passende gunningscriteria te komen, is het van belang om gebruik te maken van marktkennis. Met de juiste gunningscriteria kan de overheid gebruik maken van innovatie door de markt. Op dit moment wordt er gewerkt aan het opzetten van regionale adviespunten, een publicatie met praktijkvoorbeelden ‘gunnen op laagste prijs’ en het ontwikkelen van een EMVI-tool. Kennis van de markt is onontbeerlijk. PIANOo houdt daarom marktdossiers up-to-date. Hiervoor is nodig dat de markt actief bijdraagt aan het delen van informatie. Recent is bijvoorbeeld het marktdossier ICT voorzien van een update.

Dossiers: marktdossiers

Tijd, termijnen en kwaliteit beantwoording acties

  • Vraag aandacht voor planning, termijnen en kwaliteit van beantwoording.

De aanbestedende dienst bepaalt binnen de wettelijke kaders de doorlooptijd van en termijnen binnen een aanbestedingsprocedure. Het is belangrijk dat deze termijnen reëel zijn voor de (potentiële) opdrachtnemer en dat ook rekening wordt gehouden met de belangen van deze (potentiële) opdrachtnemer. Daarnaast kunnen mondelinge inlichtingenbijeenkomsten bijdragen aan de kwaliteit van de beantwoording van vragen door ondernemers over de aanbestedingsstukken. Ondernemers kunnen op deze manier vervolgvragen stellen als het antwoord nog niet duidelijk is en wordt voor de aanbestedende dienst het aantal schriftelijke vragen en antwoorden beperkt.

Evaluatie van de aanbesteding acties

  • Ontwikkel een formulier voor evaluatie van aanbestedingen.

Een goede evaluatie na afloop van een aanbesteding is voor alle partijen nuttig. Zowel voor de inschrijvers als voor de aanbestedende dienst. Er kan bijvoorbeeld feedback opgehaald worden door de betrokken partijen. Daarnaast kan een aanbestedende dienst er voor kiezen om een aanbesteding intern te evalueren. Ook het uiteindelijke resultaat kan onderdeel zijn van de evaluatie. In de gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland (OWO-gemeenten) doen mee aan een pilot van start waarbij gewerkt wordt met een evaluatieformulier na afloop van de aanbesteding. Dit formulier is opgesteld in samenwerking met Europa decentraal, NEVI, MKB Noord en VNO/NCW Noord.

Formulier: Evaluatieformulier aanbesteding

Communicatie tussen aanbestedende dienst en marktpartij acties

  • Maak een infographic 'Tendercommunicatie'.

In alle fases van het aanbestedingsproces is goede communicatie een sleutelfactor tot een succesvolle aanbesteding. Er is binnen de huidige wettelijke kaders voldoende mogelijkheid om als aanbestedende dienst met de markt te communiceren. Naar aanleiding van de actieagenda is een infographic opgesteld. Deze infographic ontkracht 5 mythes die leven over communicatie met de markt in verschillende fases van het aanbestedingsproces. Contact tussen de markt en aanbestedende diensten is een belangrijke sleutel tot beter aanbesteden. Contact kan een aanbesteding verbeteren en irritatie voorkomen. Praten met de markt mag, als u de ene potentiële aanbieder maar niet in een gunstigere positie brengt dan de andere.

Infographic: Tendercommunicatie: 5 mythes ontkracht 

Visuals Beter Aanbesteden

Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat heeft tevens 6 visuals laten ontwikkelen. Deze 6 visuals vormen de rode draad door de actieagenda en geven de kernboodschap van de agenda weer. 

Visuals: Beter aanbesteden

Aandacht voor aanbesteden acties

  • Stel een prijs in voor beste aanbestedende dienst.
  • Ontwikkel een campagne ‘Beter Aanbesteden’

Om goed aanbesteden onder de aandacht te houden, is het ministerie van Economische Zaken en Klimaat een communicatiecampagne gestart. Daarnaast reikt VNO/NCW dit voorjaar een prijs uit voor de beste aanbestedende dienst.

Naar: Beter Aanbesteden toegelicht