Rotterdam kiest voor Nederlands hout

Hout inkopen? Dat doet de gemeente Rotterdam net even anders dan andere gemeenten. Aannemers die hout nodig hebben, kunnen dit bestellen bij het afroepkantoor. Het afroepkantoor bestelt het hout vervolgens bij Van Swaay, een van de vaste leveranciers en gespecialiseerd in duurzaam hout, deels van Hollandse bodem. Zo houdt Rotterdam zélf controle over de kwaliteit en duurzaamheid. (april 2015)

Praktijkvoorbeeld MVI:

Opdracht:

Duurzaam hout uit Nederland voor de gemeente Rotterdam

Bijzonder:

Innovatieve producten, inkoper is expert, échte samenwerking

Contractduur:

2012-2016

Voor- en nadelen van deze aanbesteding

Léon Dijk, adviseur duurzaamheid gemeente Rotterdam

  • Plus: Veel kennis in huis zorgt voor betere vraag

  • Min: Inkopers kijken te veel naar afvinklijstjes

Bill Sahetapy Engel, inkoper gemeente Rotterdam

  • Plus: We zien dit als een partnership

  • Min: Eigenlijk niets

Tessa van Swaay, directeur houtleverancier Van Swaay

  • Plus: Ik merk echt een verschil met andere afnemers

  • Min: Ik ben nachtenlang bezig geweest met de inschrijving 

Wat maakt het hout dat Rotterdam inkoopt zo duurzaam?

Hout'Eerst gebruikten we in waterwerken alleen duur tropisch hardhout, omdat dit bestand is tegen aantasting door natuurlijke invloeden zoals het weer', vertelt Bill Engel, inkoper bij de gemeente Rotterdam. 'Maar het deel van het hout dat ónder water staat, welk hout dan ook, gaat nooit rotten. Onder water heb je dus geen hardhout nodig. Daarom gebruiken we nu voor het gedeelte onder water goedkoper duurzaam Nederlands naaldhout. Dat kan dankzij een speciale lijmtechniek. Tessa van Swaay, directeur van houtleverancier Van Swaay, vertelt hoe ze te werk gaan: 'We verbinden het Nederlands naaldhout met een oersterke techniek, zogenaamd vingerlassen, aan tropisch (rest)hardhout. Dit is extra verstevigd met een watervaste lijm waar wij patent op hebben. Door deze combinatie is ongeveer 80% minder tropisch hardhout nodig.'

Hoe hebben jullie deze opdracht aanbesteed?

'Wij kopen op een unieke manier in,' legt Léon Dijk uit, adviseur duurzaamheid bij de gemeente Rotterdam. 'We stellen onze materialen voor werken ter beschikking aan de aannemer. Niet alleen hout, maar bijvoorbeeld ook bestratingsmaterialen, rioolbuizen en straatmeubilair. Voor hout hebben we een raamcontract afgesloten met twee leveranciers, zodat we altijd verzekerd zijn van kwalitatief, duurzaam en betaalbaar hout en niet afhankelijk zijn van wat onderaannemers inkopen.' Zijn collega Bill Engel zette de aanbesteding uit: 'Inschrijvers mochten door TPAC goedgekeurd gecertificeerd hout aanbieden, waaronder naaldhout uit Europa, en ze moesten een plan van aanpak indienen over duurzaamheid.' Van Swaay: 'Ik ben destijds nachtenlang bezig geweest met de inschrijving.'

Nachtenlang bezig met een inschrijving, hoe kwam dat?

Van Swaay: 'Voor ons is duurzaam hout zo vanzelfsprekend dat we ons verhaal nog niet op papier hadden. Wij zijn de vierde generatie houtleverancier in onze familie en voor ons is het normaal dat je duurzaam omgaat met je grondstoffen. Onze grootvader had al het beleid dat we voor elke boom die we kappen er twee terug planten. Anders heb je over 30 jaar geen grondstof meer. Doordat we voor Rotterdam voor het eerst een plan van aanpak over duurzaamheid moesten maken, besefte ik hoe bijzonder het is wat we doen. Er zijn cowboys in de houtmarkt die niet duurzaam werken. Dit is lastig te controleren, omdat de houtketen en certificaten redelijk complex zijn. Onze keten is wél transparant en duurzaam, daar steek ik mijn hand voor in het vuur.'

Hoe werken jullie samen?

Engel: 'Van Swaay is al vele jaren onze leverancier, maar het huidige contract loopt nu drie jaar. We zien dit als een partnership, kijken voortdurend samen naar wat nóg duurzamer kan.' Van Swaay: 'Ik merk echt een verschil met andere afnemers. De gemeente wilde weten wie wij zijn en kwam onze productieprocessen bekijken. Net als in mijn vaders tijd, toen gemeenten en waterschappen langskwamen voor controle. Dat vind ik echt goed, we denken met elkaar mee en we zijn een team. We hebben bijna wekelijks contact met de interne opdrachtgevers van de gemeente, zodat we weten welke orders eraan komen. We werken namelijk met strakke planningen, tot een half jaar vooruit. Soms moeten we 's avonds ploegendiensten draaien om flexibel aan de wensen te kunnen voldoen. Daarnaast voeren we elk jaar een evaluatiegesprek en bespreken we de langere termijn.'

Dat klinkt geweldig, waarom is dat niet altijd zo?

Dijk: 'Rotterdam is een relatief grote afnemer en koopt direct in bij leveranciers. Bovendien hebben we nog steeds veel vakkennis in huis. We zijn daarom een serieuze gesprekspartner voor marktpartijen. Je ziet echter steeds vaker dat gemeenten de inkoop van hout bij aannemers neerleggen. Kleinere gemeenten hebben eenvoudigweg geen capaciteit meer om die inkoop zelf te doen en hun expertise op peil te houden. Je komt daarmee vaak op grotere afstand te staan van producenten, terwijl je voor duurzaam inkopen juist een lange termijnvisie en betrokkenheid nodig hebt.'

Wat onderscheidt Rotterdam van de rest?Plaatsen houten wand

Engel: 'Rotterdam staat in de top 5 van meest duurzame wereldsteden en hebben veel ambitie wat inkoop betreft: we eisen duurzaamheid, want alleen dan gaat de markt mee. Zeker in de grond-,weg- en waterbouw, waar veel hout wordt toegepast. Om onder andere de duurzaamheid van hout te waarborgen, kost de keuze van de gemeente Rotterdam voor het inrichten van een professioneel afroepkantoor geld. Die keuze moet je als gemeente wel willen maken. Tegelijkertijd zien we dat onze aanpak tot een enorme kostenbesparing op materialen leidt. Veel kleinere gemeenten hebben die positie niet. Juist daarom is het zo belangrijk dat een partij als PIANOo kennis verspreidt over duurzaam inkopen en basisteksten aanbiedt die je één op één in je aanbesteding kunt overnemen.'

Wat kan in de toekomst nog beter?

Engel: 'Ik wil de volgende keer meer ruimte bieden aan innovatieve voorstellen vanuit de markt.' Wat Dijk betreft moet de overheid vooral nadenken over de winst op lange termijn voor milieu en portemonnee. 'Dat doe je door écht duurzame relaties op te bouwen met leveranciers, zodat je in vertrouwen over lastige onderwerpen kunt praten. De kunst van duurzaam inkopen zit 'm toch vooral in het creëren van commitment bij je leveranciers, niet in de afvinklijstjes. Mijn ervaring is dat producenten echt bereid zijn om te investeren in verduurzaming, maar ze vragen wel om een duidelijke koers van opdrachtgevers. Ik zie graag dat we als gemeenten hierin gezamenlijk optrekken, juist omdat we zo'n belangrijke klant zijn voor bedrijven.'

Nog inkooptips van de leverancier?

Van Swaay: 'Je moet hoe dan ook samenwerken met je leveranciers, want alleen dan bereik je een lange termijn win-winsituatie. Partijen die voor de lange termijn gaan herken je aan hun visie op duurzaamheid, aan lange termijn denken, bijvoorbeeld in meerdere generaties zoals wij doen, en aan meer duurzaamheidscertificaten dan alleen FSC en PEFC. En aan medewerkers die samen planningen afstemmen en oplossingen bieden voor het tegengaan van verspilling van grondstoffen. Mijn tip is hoe dan ook: maak duidelijke, meetbare bestekteksten, formuleer een visie op duurzaamheid, zorg voor zo min mogelijk bureaucratie en zet in op partnership.' 

Meer informatie

Dit artikel maakt onderdeel uit van het webdossier Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI). MVI is het met inkoop bijdragen aan economische, ecologische en sociale (beleids)doelen. In het nieuwe dossier vindt u onder andere richtlijnen voor het bepalen van het juiste ambitieniveau, geactualiseerde milieucriteria en MVI praktijkvoorbeelden.
Webdossier Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Dossier Milieuvriendelijk Inkopen