Ruimte voor innovatie in het contract

Technology Readiness Level (TRL)

Niet elke innovatief idee is voor een publieke opdrachtgever meteen rijp om toe te passen, zeker als deze innovatie zich nog onvoldoende bewezen heeft. Een goed idee - uitgewerkt in een laboratoriumomgeving of op het tekenbord - kan in de praktijk toch anders uitpakken. Daarom worden deze innovaties eerst getest en gevalideerd onder operationele omstandigheden, voordat ze klaar zijn voor toepassing. Innovatieve oplossingen doorlopen dan ook een serie van ontwikkelingsniveaus. NASA ontwikkelde hiervoor in de jaren 70 een systeem met 9 niveaus van Technology Readiness Level (TRL) ontwikkeld. Innovaties met een TRL van 9 zijn bewezen en klaar voor toepassing. Innovaties met een TRL van kleiner dan 9 zijn nog in ontwikkeling of moeten nog verder onderzocht worden. Steeds meer Nederlandse publieke opdrachtgevers hanteren ook deze niveaus. Een voorbeeld hiervan is de Provincie Zuid-Holland. Bij groot onderhoud van N211 waren er in het project proeftuinlocaties ingericht om innovatieve oplossingen te valideren. Inschrijvers krijgen bij dit project de kans om innovaties met een TRL van 4 of hoger te testen. Vanuit een innovatieperspectief is er voor publieke opdrachtgevers geen rede om oplossingen met een TRL 9 af te wijzen, zeker als deze oplossingen het beste passen bij de behoefte en binnen het budget van de publieke opdrachtgever.

Verschillende TRL's

• TRL 9: Klaar voor toepassing
• TRL 8: Het systeem is getest en gevalideerd onder de operationele omstandigheden
• TRL 7: Een prototype kan getest worden onder operationele omstandigheden
• TRL 6: Een prototype werkt onder relevante omstandigheden
• TRL 5: De voor het prototype benodigde technologieën werken onder relevante omstandigheden
• TRL 4: De technologie van alle sleutelcomponenten werkt onder laboratoriumcondities
• TRL 3: Het technologisch concept van sleutelcomponenten is experimenteel aangetoond
• TRL 2: Het technologisch concept van de sleutelcomponenten is geformuleerd
• TRL 1: Basisprincipes van de benodigde technologieën zijn bekend

(Nog niet) bewezen innovaties en aanbesteden

In een aanbesteding kunnen publieke opdrachtgevers ruimte laten voor innovatieve oplossingen, ook als deze oplossingen zich bij de start van de aanbesteding nog niet bewezen hebben. Er zijn 3 situaties denkbaar:

• De innovatieve oplossing heeft zich bewezen en is gereed voor toepassing voor de start van de aanbestedingsprocedure.
  De innovatie heeft in dit geval al een TRL van 9 voordat de publieke opdrachtgever de opdracht aankondigt. Om voor deze innovaties ruimte te bieden worden publieke opdrachtgevers geadviseerd een gedegen marktverkenning uit te voeren, functionele specificaties te hanteren en een procedure te hanteren met ruimte voor dialoog met de markt als de concurrentiegerichte dialoog of de mededingingsprocedure met onderhandeling. Uiteraard kan een publieke opdrachtgever ook actief er voor zorgen dat er innovatieve oplossingen met een TRL 9 zijn, voordat zij de aanbestedingsprocedure start door bijvoorbeeld SBIRs te starten of ontwikkelopdrachten te verstrekken aan bedrijven of kennisinstituten.
• De innovatieve oplossingen heeft zich nog niet bewezen, maar moet voor de publieke opdrachtgever bij gunning wel gereed zijn voor toepassing.
  In dit geval heeft de innovatie een TRL van kleiner dan 9 bij de start van de aanbestedingsprocedure, maar gedurende de aanbestedingsprocedure komt deze op 9. Een gebruikelijke aanbestedingsprocedure hiervoor is het innovatiepartnerschap. De publieke opdrachtgever moet er voor start van de aanbesteding zeker van zijn dat er nog geen oplossingen beschikbaar zijn met een TRL van 9, om verspilling van belastinggeld te voorkomen.
• De innovatieve oplossing heeft zich nog niet bewezen en ook bij de gunning hoeft dit niet het geval te zijn.
  De publieke opdrachtgever neemt in dit geval een contractuele prikkel inclusief wijzigingsclausule op in de overeenkomst, om na gunning deze innovatieve oplossing ook binnen deze overeenkomst toe te passen. Denk hierbij aan de toepassing van value engineering, prestatieprikkels, raamovereenkomst met innovatieperceel en een meer op samenwerking gerichte overeenkomst. Soms gaat een publieke opdrachtgever hierin verder en biedt in de overeenkomst aanvullend de ruimte innovatieve oplossingen met een TRL van kleiner dan 9 te valideren binnen de overeenkomst om deze vervolgens in deze of andere overeenkomsten toe te passen. Instrumenten waaruit dan gekozen kan worden zijn een geoormerkt innovatiebudget, periodiek innovatievoorstel, proeftuin en leerruimte.

De inspiratiebundel

In Nederland is veel kennis en informatie voorhanden over de eerste 2 situaties. De PIANOo-website biedt uitgewerkte stappenplannen om dit te faciliteren. Ook andere organisaties besteden hier veel aandacht aan. PIANOo ziet echter bij publieke opdrachtgevers een groeiende behoefte om bij langdurige contracten de laatste innovaties uit de markt toe passen en soms zelfs het ontwikkelproces verder te faciliteren. Vaak om zo ook bij deze langlopende overeenkomsten duurzaamheidswinst of kostenbesparingen te realiseren, maar regelmatig ook om bij te dragen aan de ontwikkeling van innovatieve oplossingen voor de toekomst. Er zijn gelukkig ook voldoende mogelijkheden om ook na gunning nieuwe innovaties toe te laten of ontwikkelen. PIANOo zet 8 instrumenten op een rij in de inspiratiebundel Ruimte voor innovatie in het contract, de meeste ook toegelicht met een praktijkvoorbeeld. Kenmerkend voor alle instrumenten is dat ze een plek moeten krijgen in de contractstukken en daarmee ook in de aanbestedingsstukken.

Overzicht van instrumenten

• Geoormerkt innovatiebudget
• Periodiek innovatievoorstel
• Proeftuin
• Leerruimte
• Value engineering
• Prestatieprikkels
• Raamovereenkomst met innovatieperceel
• Samenwerkingsovereenkomsten

Goede relatie essentieel

Tot slot, los van het moment (voor of na aanbesteding of gunning) waarop een innovatieve oplossing zich bewezen heeft en de keuze van het instrument om innovatieve oplossingen in te kopen, is het bovenal belangrijk om als publieke opdrachtgever een goede relatie te onderhouden met marktpartijen. Dit draagt bij aan het wederzijdse begrip voor elkaars belangen en ambitie. Bedrijven weten zo beter welk soort innovaties publieke opdrachtgevers nodig hebben. En opdrachtgevers weten wat ze van bedrijven kunnen verwachten. Een goede relatie is van extra belang als de opdrachtgever ervoor kiest om bewezen innovatieve oplossingen een kans te bieding na gunning. In een open samenwerkingsrelatie ontwikkelen opdrachtgevers en bedrijven samen innovatieve oplossingen die er echt toe doen!