Sociaal verantwoorde ambulance-uniformen

Niet alleen de impact op het milieu verminderen, maar ook aandacht hebben voor sociale misstanden in de productieketen. Dat had Ruud Scheerder voor ogen bij de aanbesteding van nieuwe ambulancekleding. De toenmalige Portfoliomanager Inkoop Bedrijfskleding bij het Instituut voor Fysieke Veiligheid (IFV) noemt deze aanbesteding uniek. ‘Vooral door de aandacht voor sociale verbeteringen in de productieketen.’ (juli 2019)

Praktijkvoorbeeld Internationale Sociale Voorwaarden

Het IFV deed voor nieuwe ambulancekleding een niet-openbare aanbesteding met functionele uitvraag. In haar aanbesteding heeft het IFV aanbieders verzocht een plan op te stellen aan de hand van Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), zodat de levering van kleding niet zou bijdragen aan sociale misstanden in de productieketen. Deze aanbestedingsprocedure was in Nederland de eerste in zijn soort waarin aandacht voor ISV een gunningscriterium was.

Bijzonder:

  • Ketentransparantie en verantwoordelijkheid als selectiecriterium.
  • Toepassing ISV in productieketen ambulancekleding als gunningscriterium.

Doelstellingen

Het verkrijgen van ambulancekleding met een lage impact op het milieu en geproduceerd zonder misstanden in de keten.

Voordelen

  • Het IFV draagt met deze aanbesteding zo min mogelijk bij aan milieuschade en sociale misstanden.
  • Doordat het IFV een functionele uitvraag deed, kon de markt zelf met oplossingen voor het eindproduct komen. Daarmee benutte het IFV de expertise van de markt optimaal.

Nadelen

  • Het was zoeken naar een goede beoordelingsmethode van de plannen van de aanpak ISV, omdat dit nog niet eerder is gevraagd.

De uitdaging: inkopen met aandacht voor mens én milieu

Bij textielproducenten gaat nog een hoop mis. Niet alleen is deze industrie na de olie-industrie de meest vervuilende ter wereld, de arbeiders die de kleding maken, werken ook vaak voor zeer lage lonen en onder slechte omstandigheden. ‘Als inkoper van bedrijfskleding heb je de verantwoordelijkheid om te helpen deze misstanden tegen te gaan’, zegt Ruud. ‘Je moet daar een voorbeeldrol in vervullen.’

‘Voorheen lag de focus bij duurzame aanbestedingen vooral op het ontzien van het milieu’, vertelt hij. ‘Maar bij dit project wilden we onze blik verruimen. We wilden ook sociale misstanden tegengaan in de productieketen van de textielindustrie. Dat deden we door naleving van de Internationale Sociale Voorwaarden (ISV) als gunningscriterium in de aanbesteding te zetten. We willen geen kleren van producenten die verantwoordelijk zijn voor bijvoorbeeld slechte arbeidsomstandigheden, hongerlonen of kinderarbeid.’

De aanpak: ISV belangrijk maken  

De kleding van ambulancemedewerkers was al een tijd aan vervanging toe. Niet alleen omdat zo’n uniform nu eenmaal te versleten raakt na een aantal jaar intensief gebruik. Maar ook omdat de kenmerkende felgele kleur niet meer onderscheidend genoeg is. ‘De gele kleur wordt inmiddels door veel diensten gebruikt’, zegt Ruud. Denk bijvoorbeeld aan wegwerkers of netbeheermedewerkers. En ambulancepersoneel moet direct herkend kunnen worden om in urgente situaties vrij baan te krijgen en meteen te kunnen handelen.’

Ruud en zijn team begonnen de aanbestedingsprocedure begon met een enquête onder ambulancemedewerkers, om erachter te komen wat wel én niet goed was aan de bestaande kleding. Samen met een ontwerpster werd een conceptlijn ontworpen, en met behulp van een klankbordgroep met ambulancepersoneel werd het winnende concept gekozen.

Vragen naar een plan van aanpak

Met een nieuw concept in handen ging het IFV via een Europese aanbesteding op zoek naar een producent. ‘In de preselectiefase stelden we een document op met onze visie op maatschappelijk verantwoord ondernemen. Daarin zetten we onder meer dat er aandacht nodig is voor milieu én sociale omstandigheden. Die focus op het milieu was er in vorige aanbestedingen ook al, bijvoorbeeld via de eis om gerecycled materiaal te gebruiken. Maar de toevoeging van ISV was nieuw én uniek; we waren de eerste instantie in Nederland die in haar aanbesteding voor bedrijfskleding zo uitgebreid aandacht had voor sociale omstandigheden.’

We publiceerden deze visie en vroegen geïnteresseerde marktspelers om zich daaraan te spiegelen. ‘Hoe maatschappelijk verantwoord is jullie visie? Wat doe je om je productieketen positief te beïnvloeden en neem je je verantwoordelijkheid? En hoe maak je dat meetbaar? We realiseerden ons: dit is een hoop werk voor een producent. We hebben bij deze aanbesteding het uiterste van de markt gevraagd. Maar gelukkig waren de bedrijven enthousiast en hadden ze zelf ook al ambities om de sector de verduurzamen.’

Blijvende verbetering

In de volgende fase deed het IFV een ‘functionele uitvraag’ aan de markt. Ruud: ‘Dat betekent dat we een omschrijving gaven van de functionele eisen van het ontwerp en de markt om een oplossing vroegen. Bedrijven moesten dus zelf de ideale stoffen en materialen kiezen.’ Deelnemers aan de aanbesteding reageerden positief op die functionele uitvraag. ‘Ze zijn gewend dat de overheid veel eisen stelt aan materialen. Daardoor kunnen ze vaak niet de expertise inbrengen die ze wíllen inbrengen en hebben ze het gevoel dat de overheid niet echt naar hen luistert. Nu was dat allemaal heel anders. In de uitvraag vroegen we bedrijven ook om een due diligence ISV-onderzoek te doen. Hiermee brengt een bedrijf de risico’s op het gebied van mensenrechten in hun productieketen in kaart. Daarnaast vroegen we ook om een plan van aanpak voor het beperken van die risico’s. Ons projectteam beoordeelde dit alles.’

Het resultaat: een partner die zekerheid biedt

‘Van de drie partijen die zich inschreven, was er voor ons één duidelijk de winnaar. Een samenwerkingsverband tussen twee bedrijven, waarvan de producerende partij toonaangevend is op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Bovendien is deze partij deelnemer aan het convenant Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (IMVO). En omdat deze partij een eigen productielocatie heeft, hebben we meer zekerheid dat we tijdens productie invloed op de keten kunnen uitoefenen.’
Binnenkort gaat het IFV naar de productielocatie in Macedonië om een audit te doen. ‘Natuurlijk hoop ik dat de uitvoerende fase goed verloopt. Ik ben daar heel benieuwd naar. Ik werk nu zelf niet meer aan dit project, maar ben er wel drie jaar mee bezig geweest. Dan wordt het toch je kindje.’

Leerpunten

  • ‘Daag de markt via een functionele uitvraag uit om zelf met de beste oplossing te komen. Zij hebben de expertise in huis; laat ze die dan ook gebruiken.’  
  • ‘Heb je onvoldoende kennis over een onderwerp? Verdiep jezelf er dan in, onder meer via ngo’s, en zorg dat je goed geïnformeerd bent over wat je aan de markt gaat vragen.’

Gebruik de expertise van externe partijen

Het introduceren van ISV bij een aanbesteding was nieuw voor het IFV. Om te weten te komen of de eisen die IFV stelde aan deelnemende bedrijven realistisch waren, ging Ruud en zijn team in gesprek met partijen die hier ervaring mee hebben. ‘Ik heb onze aanpak voorgelegd aan Modint, de brancheorganisatie van de Nederlandse textielindustrie. Dit zodat we onze uitvraag goed op de mogelijkheden en wensen van de markt af konden stemmen. Daarnaast ben ik ook met de Sociaal Economische Raad (SER) in gesprek gegaan. Zij voeren het secretariaat voor het internationale MVO convenant voor kleding en textiel. En weten dus veel over wat producenten kunnen doen om hun ketens te verbeteren. De gunningscriteria in onze aanbestedingsdocumenten zijn dan ook afgestemd op het advies van deze twee organisaties. Deze gesprekken waren voor ons proces erg belangrijk.’

Dossier: Internationale Sociale Voorwaarden