Stadhuis Deventer: Houd de regie over complexe verduurzamingsprojecten

Praktijkvoorbeeld Stadhuis Deventer

Voor de duurzame bouw en renovatie van een nieuw stadhuis heeft de gemeente Deventer Europees aanbesteed. Om de duurzaamheidsprestaties van het gebouw te meten, maakte de gemeente gebruik van de Building Research Establishment Environmental Assessment Method (BREEAM) Excellent. Dit aangevuld met een UAV-GC-contract (voor algemene uniforme administratieve voorwaarden). Deventer koos voor een Design, Build & Maintain (DBM)-contract (zónder energie-exploitatie) die door een andere partij ingevuld is. De focus van de aanbesteding lag zowel op het vinden van een proactieve aannemer als op het realiseren van een vooraf uitgewerkt ontwerp en Programma van Eisen (PVE). Daarmee wilde de gemeente de regie behouden én ruimte geven aan de aannemer.

Geleerde lessen & tips

• ‘Zorg voor een scherpe definitie van gebruikte termen als 'duurzaamheid', en een heldere verdeling van verantwoordelijkheden.’
• ‘Betrek de omgeving en de eindgebruikers bij het proces, bijvoorbeeld door 'ateliersessies' te organiseren.’
• ‘Maak gebruik van beproefde certificaten. Voeg aan de uitvraag en de uitvoering zowel de BREEAM Excellent-eisen als je eigen aanvullende eisen toe.’
• ‘Besteed bij je samenwerking met de markt aandacht aan zowel de harde als de zachte kant. Oftewel: hou grip op de resultaten via het contract, zonder de goede samenwerking met de aannemer uit het oog te verliezen.’
• ‘Voor Deventer werkte het om de bouw en exploitatie bij één partij te beleggen. Zij hield bij de realisatie dus al rekening met de toekomstige exploitatie.’

‘De omstandigheden waarin het project tot stand kwam waren niet eenvoudig’, vertelt Arjan Dankert, Inkoopcoördinator bij de gemeente. ‘Tijdens die totstandkoming viel het college namelijk twee keer. Daardoor kwam er veel politieke druk te staan op de uitstraling van het gebouw en het thema duurzaamheid. Ook was in de eerste fase de definitie van 'duurzaamheid' niet scherp en werd het borgen van deze doelstelling voornamelijk aan de architect overgelaten.’

Duurzaam ontwikkelen

Na de laatste collegeval kwam er een wethouder die het project opnieuw startte en het projectteam meer ruimte gaf om zelf beslissingen te nemen. Dat team ging buiten de reguliere gemeentelijke organisatie werken, wat focus creëerde. ‘We hadden duidelijke doelen voor ogen bij de bouw en renovatie van ons stadhuis’, vertelt voormalig Projectleider Duurzaam stadhuiskwartier Deventer Machiel Karels. ‘Ten eerste het bevorderen van een levendige binnenstad. Ten tweede duurzame stadsontwikkeling. En ten derde duurzame huisvesting voor de gemeentelijke organisatie. En hoewel circulariteit geen doelstelling op zich was, is gebruik van duurzame materialen wél meegenomen in de certificering die de gemeente in de aanbesteding opnam.’

Doelstellingen vertalen

Om de definitie en ambities voor duurzaamheid scherp te stellen, organiseerde het projectteam “ateliersessies”: bijeenkomsten met de omgeving en eindgebruikers van het stadhuis, zoals bewoners en gemeentemedewerkers. Karels: ‘Zij konden suggesties geven en feedback op de plannen. Als projectteams verwerkten we hun input in een integrale driehoek van functionaliteit, architectuur en duurzaamheid. Vanuit die driehoek bedachten we methoden en KPI’s om de doelstellingen in meetbare resultaten om te zetten. Uiteindelijk besloten we van bestaande certificaten gebruik te maken; BREAAM Excellent en GPR.’
De duurzame doelstellingen zijn een goede houvast om op te sturen, stelt de projectmanager. ‘Ze zorgen ervoor dat het niet blijft bij vage ambities, maar dat we concrete resultaten behalen. De panden worden nu bijvoorbeeld verwarmd met oppervlaktewater uit de IJssel. Een mooi idee uit de ateliersessies, dat nu realiteit is.’

Functioneel uitvragen

‘De gemeente heeft dit project Europees aanbesteed’, vertelt aanbestedingsjurist Dankert. ‘Dat deed ze met een standaard Programma van Eisen en een functionele uitvraag, waarbij BREAAM Excellent-eisen werden toegevoegd.’ Een les die de gemeente hierover wil meegeven? Dankert: ‘Houd je BREEAM Excellent-eisen goed in de gaten – bij de uitvraag, maar óók bij de uitvoering van het project.'
Een onderdeel van de uitvraag is ook een goed doordacht plan van aanpak over de samenwerking. ‘Daar licht je allerlei aspecten van het proces in toe’, aldus Dankert.
‘Afspraken, meetings, teamsamenstelling, adviseurs, accorderingsmomenten en verificatie. Dus zowel de formele als de informele kant. Zo bepalen we de kwaliteit van de inschrijving. De partij met de hoogste kwaliteit had toevallig ook de laagste inschrijfsom en won daarom de uitvraag.’

Energie organiseren

Na de aanbesteding en het tekenen van het Design, Build & Maintain-contract (zónder energie-exploitatie) zocht het projectteam ook een contractant voor de warmteopwek-installatie die het in het stadhuis wilde. Het team organiseerde dit los, omdat marktpartijen hiervoor in de initiële uitvraag een te hoge prijs vroegen. Om de omstandigheden voor de deelnemende partijen zo eerlijk mogelijk te houden, organiseerde het projectteam een informatiesessie. De winnaar heeft als aparte opdracht de warmteopwek-installatie gerealiseerd en kreeg een DBMO-contract. Dat betekent dat zij de installatie ook exploiteren.

Gemeenschappelijk doel

De samenwerking met de aannemer verliep goed. Projectleider Karels: ‘We liepen wel eens tegen een pijnpuntje aan, maar bleven dan met elkaar praten. Zo kwamen we er vanzelf weer uit. Het hielp dat we een gemeenschappelijk doel hadden: het realiseren van een mooi project. Dat was een belangrijke drijfveer voor alle betrokkenen.’
Naast de zachte kant heeft de gemeente ook tijd en geld gestoken in de harde kant. ‘We hebben niet bezuinigd op contractmanagement’, vertelt Dankert. ‘Ons advies aan andere gemeenten is om zowel te investeren in de zachte áls de harde kant; beide zijn nodig om je project tot een succes te maken.’

Controle houden

Gezien de ambities en de visie van zowel de gemeente als de architect was het achteraf geen vreemde keus geweest om een traditioneel bestek in de markt te zetten; één waarbij de gemeente allesbepalend is. Dankert: ‘Je hebt dan de gewenste controle op een toch wel behoorlijk ingewikkeld en belangrijk project. De risico’s zijn best complex; te complex om alleen aan de markt over te laten. Doe je dat wel, dan kan dat leiden tot gemiste doelen en financiële tegenvallers – voor de aannemer én de gemeente.’
De tussenvorm die Deventer uiteindelijk koos, beviel goed. ‘Het DBM-contract betekende dat er wat ruimte en vertrouwen ontstond voor de aannemer om met voorstellen te komen – zonder dat de gemeente aan regie verloor’, aldus Karels. ‘We zijn erg tevreden over hoe het project daardoor gelopen is.’

Video Versnellingskamer