Startups verrassen Defensie nu vaker met innovaties

Up-to-date technologie is onmisbaar voor de krijgsmacht. Van artificial intelligence tot virtual en augmented reality. Het Ministerie van Defensie zette daarom FRONT op: een team dat nieuwe technologieën van marktpartijen scout om militair toe te passen. ‘We moeten bijblijven om alert te reageren op actuele dreigingen.’ (juli 2019)

Praktijkvoorbeeld innovatiegericht inkopen

Future Relevant Operations with Next generation Technology & Thinking (FRONT). Zo heet het team dat innovatieve technologieën in de commerciële markt scout op relevantie voor de Nederlandse krijgsmacht. Die marktpartijen zijn voornamelijk startups. FRONT is een initiatief van het Ministerie van Defensie en rapporteert rechtstreeks aan de Commandant der Strijdkrachten.

Bijzonder

De start van FRONT heeft geleid tot een andere kijk op inkopen en tot manieren om sneller te innoveren bij het ministerie. FRONT werkt samen met startups om zo snel mogelijk nieuwe technologieën toe te passen in haar eigen organisatie. Kenmerkend is dat FRONT een proactieve rol vervult als accelerator in de samenwerking met kleinere startups die geen ervaring hebben met de wereld van Defensie. Dit leidt zowel extern als intern tot nieuwe en flexibelere vormen van samenwerking. Het vermogen om snel commerciële innovatieve technologieën te kunnen absorberen als krijgsmacht, is in toenemende mate van belang om potentiële tegenstanders strategisch voor te blijven. 

Voordelen

  • Technologische ontwikkelingen worden eerder gespot en het potentieel voor defensie wordt snel onderzocht via experimenten met militaire gebruikers
  • De interessante resultaten van de experimenten worden sneller toepasbaar gemaakt voor gebruik door Defensie
  • FRONT treedt op als accelerator voor startups
  • Er is sprake van een andere, gelijkwaardigere samenwerking met de markt als innovatiepartners
  • De innovatie van de eigen organisatie wordt door FRONT aangejaagd

Nadelen

  • Startups hebben doorgaans geen ervaring in samenwerkingen, pitches of het uitschrijven van offertes voor Defensie
  • Kleine commerciële bedrijven bieden wel de juiste technologie, maar kunnen de grote vragen van Defensie niet altijd aan
  • Grotere (veelal) defensie specifieke bedrijven kunnen de vraag wel aan, maar bieden lang niet altijd de juiste technologieën aan – die commercieel wel al beschikbaar zijn

Het Ministerie van Defensie heeft de afgelopen dertig jaar flink bezuinigd. De focus is mede door het wegsnijden van militaire capaciteiten (mensen en middelen) steeds meer op de eigen organisatie komen te liggen. De focus lag op opleven, niet op vernieuwen. ‘We waren alleen nog innovatief op het gebied van typische militaire ontwikkelingen als munitie en gevechtsvliegtuigen’, zegt majoor Andre Wijnveld, startup-liaison bij FRONT. Het FRONT team richt de blik van Defensie weer naar buiten. ‘Innovatie op álle vlakken is nodig, niet alleen op puur militaire zaken. Daarom is het noodzakelijk dat we nieuwe technologieën van de markt inkopen. Zo werken we bijvoorbeeld samen met Skelex, een startup die lichaamsondersteunende harnassen maakt voor onze monteurs en logistieke medewerkers. Zo voorkomen we dat zij nek- en rugklachten krijgen.’

Het probleem: ontoereikende aanpak

Defensie innoveerde wel, maar deed dit grotendeels zelf en relatief langzaam. Wijnveld: ‘Dat ging dan bijvoorbeeld om trajecten van vier jaar. Heel overzichtelijk. Maar ondertussen gingen de ontwikkelingen buiten Defensie veel sneller.’ Zeven jaar geleden besloot Defensie zich meer op de civiele markt te richten, de luchtmacht voorop. ‘Die ging aan de slag met zaken als 3D-printen. Dat opende de ogen van de hele organisatie. Zulke ontwikkelingen zijn namelijk voor alle Defensie-onderdelen interessant.’ Het ministerie besloot tot een andere manier van innoveren en inkopen; voor al die onderdelen en met gebruik van de ontwikkelingen op de civiele markt.

De oplossing: sneller innoveren via startups

Relevante technologische ontwikkelingen op de civiele markt opmerken en vervolgens snel toepasbaar maken voor, en implementeren in de eigen organisatie. Met dat doel zette het ministerie van Defensie in 2014 FRONT op. ‘Omdat FRONT buiten de directe lijn mag opereren kan de organisatie sneller en flexibeler handelen als dat nodig is’, zegt Gertie Arts, strategisch adviseur bij FRONT. ‘Ook kan FRONT als verbinder beter de vereiste samenwerking tot stand brengen met kleinere bedrijven, grotere (defensie specifieke) bedrijven en met geldschieters.’
‘Externe samenwerkingen zijn van karakter veranderd,’ vult majoor Wijnveld aan. ‘Defensie werkte vroeger standaard met een aantal grote bedrijven. Maar die innoveerden even langzaam als Defensie zelf. Voor meer snelheid moesten we de krachten bundelen met kleinere bedrijven, vooral startups.’ Nadeel van die startups was dat zij zelden ervaring bleken te hebben met de pitches of offertes waar Defensie om vroeg. Om hen met dit soort zaken te helpen en zo de kloof met het ministerie te overbruggen, stelde FRONT een ‘verbindingsofficier’ aan. ‘De eerste twee jaar van FRONT besteedden we grotendeels aan het klaarmaken van kleine marktpartijen voor samenwerking met Defensie. En aan het spotten van interessante technologische ontwikkelingen. We boeken inmiddels goede resultaten. Zo is Defensie de eerste klant geworden van een startup die laser-ledlampen ontwikkelt. De brandweer gebruikt deze lasers om te kunnen zien in met rook gevulde ruimtes. Verschillende gebruikers binnen defensie, bijvoorbeeld de duikers bij de Marine, maken hier nu dankbaar gebruik van.’

Led lampen onder water

Nieuwe manier van inkopen

FRONT ontdekte dat met startups voor relatief lage kosten, snel nieuwe technologie kon worden uitgetest. ‘Dat sloot mooi aan bij onze fail-fast-strategie: snel uitzoeken of een product of investering voor Defensie relevant is’, zegt Wijnveld. ‘We willen altijd veel en vlug leren over de nieuwe ontwikkelingen. Dat helpt de behoeftestellers om hun behoeftes beter op papier te krijgen. Ook geeft deze aanpak Defensie-inkopers een beter idee van de mogelijkheden in de markt.’
‘Vroeger kochten we bulk in’, vervolgt Wijnveld. ‘Producten moesten dan eerst opgebruikt zijn voordat we iets nieuws konden aanschaffen. Tegenwoordig kopen we meer diensten in. Dat betekent dat marktpartijen ons beter kunnen benaderen met hun innovatieve aanbod wanneer zij denken dat ze iets nuttigs voor ons hebben.’

Het resultaat: weerbaarheid tegen dreiging

Uiteindelijk hoopt FRONT zichzelf overbodig te maken, zegt Wijnveld. ‘We zijn succesvol als het inkopen van commerciële technologie van innovatieve startups volledig is geïntegreerd in het ministerie. Maar daar zijn we nog niet. Tot 2019 zaten we nog in de pilotfase, waarin we de nieuwe externe samenwerkingen testten en de juiste samenstelling van het FRONT-team zochten.’
Dat laatste is inmiddels op orde. Arts: ‘FRONT werkt intensief samen met een expertteam van juristen, programmamanagers, financiële experts, adviseurs, controleurs en inkopers. Samen beoordelen zij de voorstellen van de behoeftestellers uit de organisatie en proberen ze tot een passende strategie te komen. Lerende wijs vind je op deze manier binnen de vangrails van de wet- en regelgeving de juist vorm van samenwerking.’
Door in te kopen op basis van functionele specificaties, krijgen marktpartijen de ruimte om het ministerie te verrassen, vertelt Wijnveld. ‘Hierdoor innoveren we sneller. We werken binnen gemaakte afspraken met leveranciers en hoeven niet steeds opnieuw een uitvraag te doen. Die snellere innovaties zijn belangrijk. We zijn nu beter in staat te reageren op nieuwe dreigingen in een constant veranderende wereld.’

Tips en geleerde lessen:

  • Startups kunnen flexibeler inspelen op je vraag dan grotere bedrijven, al zijn ze minder goed in staat om te leveren bij omvangrijke opdrachten. Houd daar rekening mee.’
  •  ‘Houd altijd en overal je ogen en oren open. Tijdens een innovatieproces kan je altijd nieuw en interessante zijpaden tegenkomen. En zo op nieuwe ideeën komen.’
  • ‘Technologische innovaties zijn pas succesvol als ze door gebruikers in de eigen organisatie kunnen worden toegepast in hun werkzaamheden (sociale innovatie). Betrek daarom potentiële gebruikers en behoeftestellers al vroeg bij een experiment met innovatieve technologie.’