Succesvol implementeren e-factureren gemeente Meppel

Onlangs heeft de gemeente Meppel e-factureren succesvol ingevoerd. E-factureren is nu 'in productie' en de eerste leveranciers sturen al e-facturen.  (oktober 2017)

Praktijkvoorbeeld e-factureren
Gemeente Meppel
Coördinatorteamleider e-factureren: Harrie Veldman
Aantal facturen op jaarbasis: circa 12.000 waarvan 5.500 als pdf
Aantal leveranciers: 1.730 waarvan 300 pdf's sturen

De start van het e-facturatietraject

In Meppel leeft de visie dat digitalisering onontkoombaar is en men er dan maar beter proactief en vroegtijdig mee kan beginnen. Oók voor wat betreft e-factureren.

  • De start van het project: Meppel werd eind 2015 al gevraagd voor een pilot via KING. Vanaf eind 2016 nam Meppel deel aan het ketenactivatieproject van het Programmabureau e-factureren.
  • Voordeel business case: De businesscase heeft een positieve uitkomst, waarbij het voordeel met name wordt gehaald door de verminderde inspanning tijdens de verwerking van facturen.
  • Hoe heeft men zich georiënteerd: Via diverse websites die informatie bieden, presentaties, KING en sinds 2016 ook via het Programmabureau e-factureren.

De organisatie van het e-factureren project

Men is in Meppel 'gewoon begonnen'. E-facturatie allereerst als project op zich vanuit een meer technische invalshoek. Inbedding in organisatie en eventueel aanpassen processen komt later.

  • Opzet van het project: Lean en mean beginnen, meelopen in de pilot en later in ketenactivatie. 'Learning by doing'. De projectleider komt uit de financiële administratie.
  • Kosten: Eigen inzet aan uren projectmedewerkers en licentierechten.
  • Doorlooptijd: Eerste oriëntatie in 2015. Vanaf 2016 bezig en inmiddels (september 2017) 'in productie' via Simplerinvoicing-Full en via e-mail.

Wat zijn de ervaringen bij de realisatie van e-factureren?

  • Bestuurlijk: Breed gedragen visie op digitalisering. Men wil 'vooraan staan'. Impact op afdelingen moet nog blijken, want de focus ligt in eerste instantie op e-factureren als ICT traject binnen financieel administratieve context. Beperkte interne communicatie, want de inbedding in de organisatie volgt later.
  • ICT: Financiële software: Key2Financiën van Centric. De ontwikkelde e-factuur functionaliteit van Centric wordt in K2F geïntegreerd. De ontsluiting (Access Point) met het Simplerinvoicing netwerk wordt ook geleverd door Centric. Centric biedt ook in K2F de mogelijkheid om e-facturen per e-mail te ontvangen.
  • Financiële administratie: Hoewel nog maar kort in productie, zijn er voordelen: minder handelingen, minder zoekgeraakte facturen, kortom: efficiënter werken. Over gerealiseerde besparingen zijn alleen aannames te doen.
  • Inkoop: Inkoop speelde bij implementatie geen rol. Nu onboarding zich aandient is afdeling Inkoop een logische interne partner.
  • Baten: Uitgaande van 25% e-facturen in 2018 zal dit rond € 0,90 per factuur liggen. De on-boarding moet nog opgepakt worden.

Wat waren de ervaringen met het aansluiten van leveranciers?

  • Welke kanalen worden nu gebruikt: E-mail met XML-bijlage, maar beveiligde route via Simplerinvoicing geniet de voorkeur.
  • Hoeveel inspanning vanuit uw organisatie en vanuit leveranciers was er benodigd: Meppel deed mee aan het project ketenactivatie van het Programmabureau e-factureren. Daarin zat 'automatisch' de activatie met enkele leveranciers. Mede m.b.v. de toolkit on-boarding worden leveranciers benaderd om over te stappen op e-factureren via Simplerinvoicing.

Welke extra tips heeft men aan andere medeoverheden?

  • On-boarding activiteiten: Als de snelweg is aangelegd, moet er ook verkeer overheen. Stel leveranciers tijdig op de hoogte! Dat geldt ook voor de interne collega's die facturen moeten accorderen. Zij krijgen immers niet meer de factuur te zien die ze gewend waren.
    Nauwe samenwerking met Centric leverde voor Meppel resultaat op. Het hoeft niet voor alle gemeenten te gelden dat men met één dienstverlener wil werken. Het is zinvol een goede afweging en eventueel te kiezen voor aanvullende diensten van andere dienstverleners.