Veel voorkomende vragen

Gevolgen voor lopende aanbestedingsprocedures
Gevolgen voor aanbestedingen die nog niet gestart zijn
Bijzondere procedures
Gevolgen voor lopende contracten

Gevolgen voor lopende aanbestedingsprocedures

Termijnen verlengen

Er is geen verplichting om termijnen te verlengen. Het kan echter verstandig zijn zowel met het oog op uw eigen organisatie als met het oog op de organisatie van de inschrijvers om termijnen te verlengen. Op zich kunnen veel stappen van het inschrijf- en beoordelingsproces digitaal worden doorlopen, maar afstemming (zowel ten behoeve van het opstellen van de offerte als ten behoeve van het beoordelen ervan) kan meer tijd kosten dan gewoonlijk.

Standstill termijn (Alcatel)

In beginsel hoeft u de standstill termijn (Alcatel) niet te verlengen, de rechtbanken werken gewoon door. Het is wel zaak dat in de mededeling van de gunning afgewezen inschrijvers er expliciet op worden gewezen dat ze de rechtbank wijzen op de urgentie van een zaak. Bij niet-urgente zaken wordt vooralsnog alleen een pro forma datum bepaald voor behandeling.

Klachten

PIANOo gaat ervanuit dat de interne klachtenloketten van aanbestedende diensten gewoon bereikbaar blijven. De Commissie van Aanbestedingsexperts neemt inmiddels vanaf mei 2020 weer nieuwe klachten in behandeling. 

Gevolgen voor nog niet gestarte aanbestedingsprocedures

Inrichten van de procedure

Het is afhankelijk van de branche waarin u aanbesteedt welke maatregelen in een procedure noodzakelijk zijn. Sommige branches hebben meer last van de maatregelen dan andere. Denk bijvoorbeeld aan het verlengen van verschillende termijnen. Maar er zijn ook andere elementen waar u een bewuste beslissing over moet nemen. Denk na over digitale informatievoorziening; een digitale schouw, een digitale dialoog. Zorg dat er voldoende mogelijkheden tot het stellen van vragen zijn. U kunt overwegen een langere gestanddoeningstermijn te vragen of de mogelijkheid opnemen dat u deze eenzijdig kunt verlengen om te zorgen dat een bod niet vervalt als gevolg van vertragingen in de procedure (ook het voeren van een kort geding zal mogelijk meer tijd vergen). Overweeg of u in de contractstukken een mogelijkheid opneemt om vanwege de coronacrisis afwijkende afspraken te maken in de uitvoering.

Inschrijven door ondernemer

We kunnen ons voorstellen dat inschrijven op een aanbesteding op dit moment voor ondernemers ingewikkeld is. Het is niet duidelijk wat de gevolgen van de coronacrisis zullen zijn op de verschillende kostenposten die onderdeel uitmaken van offerte, denk aan kosten toeleveringen, loonkosten enzovoort. U kunt overwegen de inschrijvers een stelpost te laten opnemen voor het effect van corona. U kunt daarbij opnemen dat de stelpost uiteindelijk tegen dan marktconforme prijzen kan worden ingevuld. U dient daarbij een regeling op te nemen om de marktconformiteit vast te stellen. 

 Bijzondere procedures

Versnelde procedure

Als de gewone termijnen van een procedure te lang zijn, is het mogelijk om op grond van artikel 2.74 Aanbestedingswet 2012 de termijnen voor de verschillende procedures te verkorten (versnelde procedure). Toepassing hiervan kan in geval van een urgente situatie die door de aanbestedende dienst naar behoren onderbouwd moet zijn.

Onderhandelingsprocedure zonder aankondiging

Indien de situatie zo urgent is dat de versnelde procedure (artikel 2.74 Aanbestedingswet 2012) niet mogelijk is, dan kunt u bij dwingende spoed een overheidsopdracht verlenen zonder voorafgaande aankondiging. Dit kan alleen indien er een causaal verband bestaat tussen de corona uitbraak en de dwingende spoed. U volgt dan de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging (‘gunning uit de hand’), zie de artikelen 2.32 tot en met 2.37 Aanbestedingswet 2012.

Let bij onderhandelingsprocedure zonder aankondiging op het volgende:
Deze uitzondering op de aanbestedingsplicht moet restrictief worden uitgelegd. Dat betekent in ieder geval:

• Het moet gaan om opdrachten die strikt noodzakelijk zijn.
• De hoeveelheid bestellingen mag niet groter zijn dan noodzakelijk. Mocht u voor langere tijd producten of diensten nodig hebben dan zou het nu gaan om een overbruggingsovereenkomst om daarnaast voor de langere termijn een aanbestedingsprocedure (eventueel versneld) te voeren.  
• Maak een proces-verbaal op van de opdrachtverlening en beschrijf daarin ook de omstandigheden die de toepassing van deze procedure rechtvaardigen (artikelen 2.37 jo 2.132  Aanbestedingswet 2012).
• Publiceer de gunning (artikel 2.37 Aanbestedingswet 2012).

Webinar: Versneld aanbesteden & contracteren

In de webinar Versneld aanbesteden & contracteren op 24 april 2020 gingen Andrea Chao en Leon Hombergen in op aanbestedingsrechtelijke invalshoeken om opdrachten te versnellen en de mogelijkheden voor het uitbreiden van contracten in het licht van de coronacrisis. Hoewel de presentatie en voorbeelden zich toespitsten op de bouwsector, zijn de mogelijkheden ook zeker toepasbaar in andere sectoren.

Gevolgen voor lopende contracten

Lopende contracten aanpassen (meer of minder) door veranderende vraag

U dient eerst te bekijken welke mogelijkheden het contract biedt. Als er binnen de overeenkomst geen ruimte is voor aanpassingen, kunt u mogelijk een beroep doen op de artikelen 2.163a tot en met 2.163g Aanbestedingswet 2012. Daarnaast kunt  u ingeval van leveringen kijken of artikel 2.33 Aanbestedingswet 2012 nog een mogelijkheid biedt.

Zijn deze mogelijkheden uitgeput dan kan het zijn dat u een separate aanbesteding moet starten. U dient dan in eerste instantie te bekijken of een versnelde procedure (artikel 2:74 Aanbestedingswet 2012) mogelijk is. Indien de situatie zo urgent is dat de versnelde procedure niet mogelijk is, dan kunt u bij dwingende spoed een overheidsopdracht verlenen zonder voorafgaande aankondiging. Dit kan alleen indien er een causaal verband bestaat tussen de corona uitbraak en de dwingende spoed. U volgt dan de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging (‘gunning uit de hand’), zie de artikelen 2.32 tot en met 2.37 Aanbestedingswet 2012.

Let bij onderhandelingsprocedure zonder aankondiging op het volgende:
Deze uitzondering op de aanbestedingsplicht moet restrictief worden uitgelegd. Dat betekent in ieder geval:

• Het moet gaan om opdrachten die strikt noodzakelijk zijn.
• De hoeveelheid bestellingen mag niet groter zijn dan noodzakelijk. Mocht u voor langere tijd producten of diensten nodig hebben dan zou het nu gaan om een overbruggingsovereenkomst om daarnaast voor de langere termijn een aanbestedingsprocedure (eventueel versneld) te voeren. 
• Maak een proces-verbaal op van de opdrachtverlening en beschrijf daarin ook de omstandigheden die de toepassing van deze procedure rechtvaardigen (artikelen 2.37 jo 2.132  Aanbestedingswet 2012).
• Publiceer de gunning (artikel 2.37 Aanbestedingswet 2012)