Handreiking voor leveranciers

Toon pagina in menu

E-factureren is de toekomst. Alle overheden en overige (semi-) publieke organisaties zijn sinds april 2019 gereed om e-facturen te ontvangen en verwerken. Hiervoor zijn technische voorzieningen getroffen en veel organisaties willen een stap maken om de voordelen van e-factureren te verzilveren, zoals snellere verwerking, lagere kosten, betere digitale dienstverlening en beter inzicht in de factuurstromen. Om die te bereiken is het noodzakelijk dat e-facturen worden verstuurd door leveranciers.

logo Connecting Europe Facility (CEF)

Om de adoptie van e-factureren door leveranciers te stimuleren, heeft het PIANOo programmabureau e-factureren in 2018 en 2019 een project 'versnelling adoptie e-factureren' uitgevoerd, met behulp van een Europese subsidie. In dit project zijn meer dan 500 leveranciers van decentrale overheden benaderd en geactiveerd om met het versturen van e-facturen te starten. De ervaringen uit dit traject vormen de directe aanleiding om de ervaringen te verwerken tot ‘Handreikingen e-factureren voor leveranciers’, die zijn vervat in dit document.

Project versnelling toeleveranciers adoptie e-factureren

Bereid u voor

Een elektronische factuur (e-factuur) is een factuur in een gestructureerd (XML) formaat, die volledig automatisch kan worden uitgewisseld. Dit is dus geen e-mail met een pdf-bijlage. De e-factuur betekent dat de wijze van opmaken van de factuur, de verzending, en bij uw klant de verwerking anders zal verlopen. Dat brengt voordelen voor leveranciers en ontvangers. Veel van uw klanten in de (semi)-publieke sector zullen e-facturen van u vragen, of zelfs eisen, bijvoorbeeld via de inkoopvoorwaarden. Door hierop voorbereid te zijn voldoet u aan die vraag en bent u ook in staat om de voordelen van e-facturen te verzilveren.

Herken de voordelen

E-factureren komt vroeg of laat op de agenda bij alle ondernemers die aan overheden en (semi-) overheden leveren. Het levert voordelen voor beide partijen en gezamenlijk kunnen we die voordelen bereiken. E-factureren biedt efficiëntie voordelen, doordat gegevens eenmalig worden ingevoerd; veelal kan een e-factuur direct vanuit een boekhoud- of ERP-systeem worden verstuurd. De ontvanger kan deze met detail en hogere nauwkeurigheid verwerken. Dat leidt tot de mogelijkheid tot snellere betaling. Veel gemeenten en ook andere (semi)publieke organisaties zetten in op het verkorten van de betalingstermijn aan hun leveranciers. U kunt een e-factuur beter beveiligen (denk aan gevoelige of persoonsgebonden informatie). Bovendien is aflevering zekerder dan bijvoorbeeld via de e-mail met PDF. Dat scheelt in herinneringen en nabellen. Tenslotte levert u een betere dienstverlening aan uw klant.

Kies een optimale technische inrichting

De meeste organisaties gebruiken software voor hun facturatie en boekhouding. Veel van deze software is inmiddels voorbereid op het versturen van e-facturen. Bij het versturen van een e-factuur is de inhoud en de verzendwijze van belang.

Kies voor de standaard

Voor de inhoud is er een Europese Norm, in Nederland vertaald naar een 'gebruiksinstructie basisfactuur', ook wel NL-CIUS genoemd. Als u een e-factuur volgens deze standaard kan opstellen, dan heeft ieder van uw klanten in de (semi) publieke sector de plicht om die te kunnen ontvangen en verwerken; u heeft het recht om die te versturen. De meeste softwarepakketten ondersteunen deze standaard. Meer informatie vindt u bij uw softwareleverancier of op het standaardisatieplatform e-factureren, stpe.nl.

stpe.nl 

Overweeg Simplerinvoicing

Uw klant bepaalt de wijze waarop hij een e-factuur wil ontvangen. Dat kan via de e-mail met een XML-bijlage, maar meer dan 75% kiest voor het Simplerinvoicing netwerk. Onder meer vanwege informatiebeveiliging, het gebruik van open standaarden en de mogelijkheid dat ook leveranciers zonder softwarepakket een e-factuur kunnen versturen via een portaal. Omdat de meeste organisaties die van e-factureren een succes willen maken kiezen voor dit netwerk, ligt het voor de hand dat u zich daarop oriënteert. Meer dan 400.000 bedrijven kunnen via hun software gebruik maken van het Simplerinvoicing netwerk. Op de website simplerinvoicing.org kunt u zien of uw software hierbij zit, of welke aanbieder u verder kan helpen. En bent u zelf eenmaal aangesloten, dan kunt u zonder extra moeite al uw klanten in dit netwerk bereiken. Mocht u toch gebruik maken van de e-mail als verzendwijze van de e-factuur stem dan met uw klant af wat hij aanvullend verlangt op het gebied van beveiliging, standaarden en extra informatie.

Simplerinvoicing.org 

Gebruik een portaal als u handmatig gaat invoeren

In het algemeen ligt een geautomatiseerde opmaak en verzending van de e-factuur voor de hand, maar voor sommige bedrijven kan een portaal (tijdelijk) handig zijn om toch e-facturen via het netwerk van Simplerinvoicing te kunnen versturen. Voor uw klant maakt het niet uit hoe u de e-factuur op het netwerk zet.

Vraag om een verzendspecificatie

In een verzendspecificatie beschrijft een organisatie hoe de e-factuur er uit moet zien en hoe deze verstuurd moet worden, zodat deze efficiënt kan worden ontvangen en verwerkt. Veel organisaties gebruiken een dergelijke verzendspecificatie. Hiermee weet u waar u aan toe bent en hoe u uw facturen sneller en beter verwerkt krijgt.

E-factureren is meer dan alleen ICT

Organisaties die de voordelen van het versturen van e-facturen willen benutten, hebben de (ICT-) techniek op orde, zodat ze een efficiënte, veilige en schaalbare oplossing hebben om e-facturen te verzenden. Als u echt de voordelen van e-facturen wil benutten én uw klant optimaal van dienst wil zijn, kijkt u ook naar de huidige werkwijze en de verbeteringen in uw processen en organisatie die u daar kunt aanbrengen. Veel handelingen zullen nog gebaseerd zijn op het versturen van de PDF-factuur en de moeizame verwerking bij de klant. Denk aan batchverwerkingen of verzamelfacturen.

Maak e-factureren de standaard

Als u dan de efficiëntie in uw proces heeft verhoogd en de technische voorzieningen op orde heeft, dan wilt u natuurlijk zoveel mogelijk e-facturen versturen, zonder afwijkingen en verstoringen.

Benader uw klanten

Uiteraard kunt u al uw klanten individueel benaderen om te gaan e-factureren, maar of dat efficiënt en haalbaar is, is de vraag. Als u toegang heeft tot het Simplerinvoicing netwerk, dan kunt u al uw klanten op ditzelfde netwerk bereiken; er zijn zelfs softwarepakketten die dit voor u herkennen.

Registreer in de Senders Directory

U kunt de overgang naar e-factureren ook een handje helpen door u te registreren in de zogenaamde Senders Directory van Simplerinvoicing. Steeds meer klanten in de (semi) publieke sector kijken hier om te zien of hun leveranciers al kunnen e-factureren. Uw ICT-dienstverlener kan u hierin opnemen of u kunt dat zelf regelen. De genoemde webpagina vertelt u hoe u dat doet.

Senders Directory  op senders.simplerinvoicing.org

Conclusie

Organisaties die e-factureren tot een succes maken, kiezen voor een schaalbare oplossing gebaseerd op open standaarden. Zij zorgen dat processen worden aangepast op de technische mogelijkheden. Met de hierboven beschreven ‘lessons learned’ willen we leveranciers aan (semi-) publieke organisaties op weg helpen om van e-factureren een succes te maken. Hoe meer organisatie gaan e-factureren, hoe beter we met zijn allen in staat zijn om de potentie van e-factureren te realiseren.

E-factureren  op digitaleoverheid.nl