Informatie voor toeleveranciers

Toon pagina in menu

U zult als toeleverancier van een overheid of andere aanbestedingsplichtige organisatie steeds meer de vraag of zelfs eis te horen krijgen om e-facturen toe te sturen. Want vanaf april 2019 hebben al deze organisaties de voorzieningen op orde om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken en zij willen de voordelen kunnen benutten. Deze webpagina vertelt u beknopt wat u moet weten om e-facturen te kunnen verzenden en waar u terecht kunt voor meer informatie.

logo Connecting Europe Facility (CEF)

E-factureren als concrete vraag van uw klant

Uw klant (bijvoorbeeld een gemeente of onderwijsinstelling) heeft u misschien al gevraagd om e-facturen te gaan versturen. Hoogstwaarschijnlijk heeft men aangegeven hoe de e-factuur ontvangen moet worden en wat de vorm en inhoud van de e-factuur moet zijn. Deze drie onderwerpen zijn meestal vastgelegd in een verzendspecificatie. Om aan de vraag van uw klant te voldoen kijkt u als eerste naar de wijze waarop uw klant e-facturen wil ontvangen; via e-mail met XML-bijlage, via een netwerk of op een andere wijze.

Video: Het verzenden van e-facturen naar (semi-)overheden

Verzenden via e-mail of Simplerinvoicing?

Afhankelijk van de wens van uw klant kunt u uw e-factuur als XML-bijlage via e-mail versturen of via het Simplerinvoicing netwerk. Een e-factuur via e-mail lijkt voor de hand liggend en eenvoudig, maar heeft nadelen. Zo is e-mail een onbeveiligd kanaal. Simplerinvoicing (SI) maakt laagdrempelig e-factureren via een beveiligde route mogelijk. Steeds meer overheden en andere aanbestedingsplichtige organisaties kiezen ervoor om via Simplerinvoicing e-facturen te willen ontvangen. Een groot deel van de in het MKB gebruikte financiële software is daar op ingericht en heeft de mogelijkheid e-facturen te verzenden. Vraag aan uw ICT-dienstverlener naar de mogelijkheden van uw pakket of kijk op de site van Simplerinvoicing.

Voordelen

E-factureren biedt voordelen voor ontvangende partijen, maar ook voor u als verzender. Voor toeleveranciers zijn de voordelen van het verzenden via de beveiligde route via het netwerk van Simplerinvoicing:

  • Snellere betaling, door snellere verwerking en minder “zoekraken” van facturen bij de klant,
  • Gebruik van standaarden en daarom minder afstemming per klant,
  • Betere beveiliging, zodat onbevoegden de factuur niet kunnen onderscheppen, inzien of veranderen,
  • Eenmaal aangesloten zijn alle klanten op het Simplerinvoicing netwerk bereikbaar
  • Betere service aan uw (overheids)klant, die als ontvangende partij voordelen heeft bij e-factureren.

Vorm en inhoud

Overheden en andere aanbestedende diensten zullen u vragen om conform gestandaardiseerde specificaties e-facturen aan te leveren. Om ook over de landsgrenzen heen te kunnen e-factureren heeft de Europese Unie een norm voor e-facturen vastgesteld. Uw klanten zullen deze normering hanteren en in hun verzendspecificatie aangeven wat zij van u verwachten.

Meer informatie

Op de site van Simplerinvoicing kunt u zien of uw softwarepakket of serviceprovider aangesloten is op het SI-netwerk. Algemene informatie over e-factureren bieden Ondernemerplein.nl en de Belastingdienst. Als u factureert naar de Rijksoverheid kunt u kijken op Rijksoverheid.nl. Tenslotte kan ook uw ICT-dienstverlener meer vertellen over hoe u overstapt op e-factureren.

Helpdesk e-factureren

U kunt uw vragen ook stellen aan de helpdesk e-factureren via een e-mail aan @email.  De helpdesk e-factureren is telefonisch te bereiken van maandag tot en met vrijdag tussen 09:00 - 17:00 op telefoonnummer 088 0424400.