Overheden zijn er klaar voor, nu de e-factuurstroom nog

Toon pagina in menu

Kornelis Drijfhout is hoofd van het PIANOo programmabureau e-factureren, onderdeel van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Het bureau is – vanuit een opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties – verantwoordelijk voor de ondersteuning bij de implementatie van e-factureren door aanbestedingsplichtige organisaties. Daartoe behoren onder andere de decentrale overheden. Het PIANOo programmabureau houdt tevens een monitor bij van de implementaties bij de medeoverheden. Kornelis gaat in dit artikel in op de uitdaging de e-factuurstroom echt op gang te brengen en hoe dat te bereiken is.

Implementatiemonitor e-factureren

Randvoorwaarden ingevuld

“De elektronische factuur is gearriveerd en blijft”, zegt Kornelis overtuigd. “De techniek is beproefd en in gebruik genomen. De noodzakelijke standaarden zijn bekend. Voor zowel ontvangers als verzenders zijn passende e-facturatie voorzieningen beschikbaar. Bij e-factureren zijn handmatige handelingen verleden tijd en processen dus minder foutgevoelig. Het biedt ook mogelijkheden de efficiency te verbeteren en toeleveranciers sneller te betalen. De wetgever heeft die voordelen dusdanig belangrijk gevonden, dat zij de e-factuur in de Aanbestedingswet heeft verankerd. Het e-facturatiegebouw staat en de datum van invoering is bereikt. Nu is het moment aangebroken om verder te bouwen aan de e-factuurstroom”, aldus Kornelis.

Twee mensen achter laptop versturen e-factuur in XML-formaat

Nog geen automatisme

“E-factureren zullen we straks net zo gewoon vinden als bijvoorbeeld internetbankieren nu al is. Hoe snel de ontwikkelingen gaan kan niemand zeggen, maar waarschijnlijk sneller dan we denken. Maar voor het zover is, ligt er nog een flinke uitdaging. Want alhoewel de voordelen van e-factureren evident zijn, is het nog geen automatisme dat bedrijven ook daadwerkelijk e-facturen sturen. Daar hoort een traject bij van bewustwording, overtuiging en uiteindelijk actie bij de toeleveranciers. En dat is iets waar overheden een heel actieve bijdrage in kunnen hebben”, zegt Kornelis.

Maar wordt die zogenaamde onboarding (dat is het informeren en motiveren van toeleveranciers om e-facturen te gaan sturen, red.) momenteel dan nog niet opgepakt door gemeenten, provincies en waterschappen? Kornelis: “Dat gebeurt zeker al wel, maar het heeft een pro-actieve en soms bijzonder vasthoudende benadering nodig. Dat merken we aan de signalen uit het land.“

Belletjes

Welke signalen zijn dat dan? Kornelis: “Ik ken een mooi voorbeeld van een waterschap waarvan de projectleider elke maandagmiddag een uurtje heeft geagendeerd voor belletjes om toeleveranciers persoonlijk te overtuigen e-facturen te gaan sturen. Daarbij gaat het in eerste instantie helemaal niet over de technische details hoe je een e-factuur stuurt. Vaak moet er eerst, vanaf de basis, verteld worden wat een e-factuur is en waarom we de stroom met z’n allen zo graag zouden willen vergroten. En dat begint met het naar voren brengen van de argumentatie dat het voor ontvangers én verzenders voordelen oplevert.”

Onboarding toolkit

Nu is natuurlijk lang niet iedereen in de gelegenheid om regelmatig 1 op 1 gesprekken aan te gaan met zijn toeleveranciers, geeft Kornelis toe. “Vaak zijn meer massamediale middelen nodig. Om die reden hebben we dan ook een toolkit onboarding ontwikkeld en voor medeoverheden beschikbaar gesteld op onze site. Daarin zitten templates voor onder andere een brief of mail aan toeleveranciers. Ook een voorbeeld voor een folder is beschikbaar die naar de eigen huisstijl van de betreffende overheid vormgegeven kan worden. En dat hebben we bijvoorbeeld bij een aantal gemeenten ook al gezien. Zo merken we dat bij veel medeoverheden de wil bestaat om de e-factuurstroom een impuls te geven.”

Toolkit Onboarding e-factureren

Tekening a-factuur XML