Aandachtspunten en tips - onboarding e-factureren

Toon pagina in menu

Waar moet u op letten als u uw toeleveranciers wilt motiveren om over te stappen op e-factureren? Het Programmabureau e-factureren heeft voor u de belangrijke aandachtspunten en tips bij het starten van een onboarding traject voor u op een rij gezet. Onderstaande aandachtspunten zijn een onderdeel van de Toolkit onboarding e-factureren.

1. Toeleveranciers en gegevens in kaart brengen

Het is van belang om een goed overzicht te hebben van al uw leveranciers, zodat u uw doelgroep specifiek kunt benaderen. Het blijkt dat niet elke organisatie een eenduidig, actueel en volledig overzicht heeft van de leveranciers waarmee zaken wordt gedaan. Breng daarom nu al uw leveranciers in kaart. Harmoniseer de eventueel verschillende administraties, corrigeer en completeer het overzicht van uw leveranciers (inclusief bijvoorbeeld gegevens van KvK en e-mail adressen). Analyseer de in kaart gebrachte toeleveranciers, b.v. op grootte, aantallen facturen, omvang van de factuurbedragen, complexiteit en vergelijkbare parameters.

2. Segmenteren van leveranciers

Natuurlijk zijn niet alle leveranciers hetzelfde. Er zijn grote leveranciers met landelijk bereik (uit de sectoren telecom en energie bijvoorbeeld) maar ook kleine leveranciers. Daarnaast zijn er leveranciers die grote aantallen facturen sturen en leveranciers die er maar een paar sturen. Niet per definitie zijn de grotere leveranciers interessanter om te onboarden, maar hun ‘ICT-volwassenheid’ is meestal meer aanwezig dan bij kleine partijen. Inzicht in de differentiatie in uw leverancierspopulatie kan zeer behulpzaam zijn bij de bepaling van de invoeringsstrategie. Op basis van een goede segmentatie kunt u de onboarding op maat maken en de juiste prioriteiten richting de juiste leveranciers stellen.

We zien in de praktijk dat een gesegmenteerde doelgroepbenadering goed werkt: maatwerkcommunicatie naar elke groep. Variërend van klein naar groot:

  • Grootbedrijf
  • MKB
  • Detailhandel/zzp’ers

Deze drie niveaus moeten verschillend benaderd worden. Een getrapte aanpak is dan zinvol. Eerst de grote partijen, want die leveren in de meeste situaties de grootste efficiencybaten op. Bij deze partijen zijn 1-op-1 gesprekken een logische keuze. Bij de kleinere leveranciers worden meer generieke instrumenten ingezet.

Tenslotte is het verstandig de plaatselijke winkeliersverenigingen, netwerkorganisaties e.d. te betrekken. Mogelijk zijn zij bereid bij hun bijeenkomsten aandacht aan e-factureren te besteden.

3. Communiceer helder en duidelijk

Uw leveranciers doen graag zaken met u, maar ze hebben net als ieder ander een hekel aan bureaucratie, regels en (te) technisch taalgebruik. Zeker als ze er zelf niets mee opschieten of er last van (denken te) hebben. De aanbeveling is dat u helder, to the point, zakelijk en relevant communiceert. Met die gedachte in het hoofd kan het geen kwaad om ook de afdeling communicatie te betrekken bij uw e-facturatie uitingen.

Het Programmabureau e-factureren heeft diverse instrumenten als voorbeeldbrieven en leidraden ontwikkeld die van belang zijn bij een onboarding traject:

4. Interne communicatie en betrokkenheid binnen uw organisatie

Het ligt vaak voor de hand dat de afdeling Financiële Administratie het voortouw neemt bij e-factureren. Maar ook de afdeling Inkoop is een belangrijke stakeholder bij het succesvol invoeren van e-factureren én als het gaat om de contacten met toeleveranciers. De implementatie van e-factureren en impliciet het onboarden van toeleveranciers daarbij, verlangt betrokkenheid van minimaal de afdelingen/functionarissen Inkoop, Financiën, A&O, ICT en Communicatie. Zeker als de invoering van e-factureren het (eigenlijk noodzakelijke) aanpassen van processen en werkwijzen betekent. Een aanbeveling is het dan om interne communicatie breed binnen uw organisatie in te zetten.

5. Eén aanspreekpunt

Een aanspreekpunt e-factureren kan vanuit de afdelingen Inkoop, Financiële Administratie of eventueel ICT naar voren geschoven worden. De betreffende persoon hoeft niet perse alles zelf te weten, maar wel voldoende in- en overzicht te hebben waar de betreffende informatie zich binnen de organisatie bevindt.

Vooral tijdens de implementatiefase van e-factureren bij medeoverheden en andere aanbestedende diensten kan een diffuse situatie ontstaan: bij wie, op welk niveau en hoe up to date is e-facturatiekennis binnen de organisatie beschikbaar? En als dat al onduidelijk is binnen de eigen organisatie, hoe lastig zal het dan zijn voor e-facturerende toeleveranciers om informatie in te winnen? Alles pleit er dus voor om één centraal aanspreekpunt e-factureren voor toeleveranciers te benoemen.

6. E-factuur als inkoopvoorwaarde

Het is niet wettelijk vastgelegd, maar wel aan te bevelen om via uw inkoopvoorwaarden e-facturering verplicht te stellen. U heeft immers geïnvesteerd in alle voorzieningen om e-facturen te kunnen ontvangen. Het is dan een gemiste kans om het binnenkrijgen van e-facturen aan het toeval over te laten. Zeker omdat e-factureren inmiddels laagdrempelig door uw leveranciers te versturen zijn.

Terug naar: Toolkit onboarding e-factureren