Verzendspecificatie - onboarding e-factureren

Bron: Programmabureau e-factureren
Toon pagina in menu

De verzendspecificatie is een belangrijk element bij succesvol e-factureren. Hiermee kunt u e-facturen beter en sneller verwerken en weet uw toeleverancier waar hij aan toe is. Een verzendspecificatie geeft alle partijen volledige duidelijkheid over de te hanteren standaarden, factuuropbouw en processen. (mei 2019)

In een verzendspecificatie beschrijft u als ontvangende partij hoe uw toeleveranciers elektronische facturen aan uw organisatie moeten opstellen, adresseren, verzenden en hoe u deze ontvangt. Dit kunt u bijvoorbeeld bij uw inkoopvoorwaarden bijsluiten. Zo zorgt u dat een leverancier alle (detail)informatie krijgt die nodig is om e-facturen aan uw organisatie te verzenden. U bent er dan van verzekerd dat deze ook kunnen worden verwerkt PIANOo adviseert u zoveel mogelijk bij de standaarden aan te sluiten. Dat bespaart u niet alleen werk, maar ook uw leveranciers kunnen makkelijker voldoen aan de eisen die u stelt.

Gebruik van standaarden en de Europese Norm

U dient een e-factuur die voldoet aan de Europese Norm altijd te accepteren. De Europese Norm geeft aan welke informatie-elementen (velden) een e-factuur minimaal moet bevatten en welke optioneel zijn. Voor de Nederlandse markt is er een nadere gebruiksinstructie in de Nederlandse taal opgesteld, de zogenaamde NLCIUS. Daarmee wordt de implementatie van de Europese norm in Nederland vergemakkelijkt. Overheden zijn verplicht deze standaard te gebruiken, of u nu kiest voor het ontvangen van e-facturen via e-mail, een netwerk of andere wijze.

Het gebruik van standaarden neemt u en uw leverancier veel afstemmingswerk uit handen. Verzenders, ontvangers en ICT dienstverleners weten precies hoe ze een e-factuur moeten opstellen. Bovendien wordt de toepasbaarheid vergroot: eenmalig implementeren, vaker gebruiken.

PIANOo raadt u aan om deze gebruiksinstructies in uw verzendspecificatie op te nemen.

Europese e-factuur norm vertaald naar Nederlandse situatie
Europese Norm (EN 16931)

Elementen op de verzendspecificatie

Een goede verzendspecificatie geeft uw toeleveranciers alle informatie die nodig is om met uw organisatie te gaan e-factureren en bevat informatie over:

  • De inhoud en opbouw van de e-factuur (beschreven in de gebruiksinstructies);
  • De verzendwijze (Simplerinvoicing, e-mail of anders);
  • Uw wijze van afhandeling en nadere informatie.

Elementen op de verzendspecificatie

Voorbeeld verzendspecificatie