E-factureren toegelicht

Toon pagina in menu

Een e-factuur is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. In tegenstelling tot een papieren factuur (of een e-mail met een factuur als pdf-bijlage) kan een e-factuur vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Handmatige verwerking is daarmee verleden tijd. Dat heeft voordelen voor zowel overheden als ondernemers.

Voordelen van e-factureren

De voordelen van e-factureren zijn onder andere:

  • Gemak en snellere verwerking - de verwerking verloopt automatisch en de papierstroom blijft achterwege.
  • Nauwkeuriger - geen fouten door handmatige verwerking.
  • Besparingen - geen print- en papierkosten dus besparing in geld en tijd.

Bovendien geeft e-factureren de mogelijkheid van automatische betaling waardoor betalingstermijnen kunnen worden verkort.

Verplicht e-facturen ontvangen en verwerken

De Europese richtlijn 2014/55/EU bepaalt dat alle aanbestedende diensten in de EU landen per 18 april 2019 e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken. Die verplichting is verankerd in de Aanbestedingswet en geldt voor de centrale en decentrale overheden en alle andere aanbestedingsplichtige organisaties.

Europese richtlijn 2014/55/EU  eur-lex.europa.eu.
Aanbestedingswetgeving  op overheid.nl

Versnelde implementatie Rijksoverheid

Al vanaf 1 januari 2017 zijn leveranciers van de Rijksoverheid verplicht om bij nieuwe inkoopovereenkomsten e-facturen te sturen. De verplichting is in de inkoopvoorwaarden van het Rijk opgenomen. Deze mijlpaal is afgestemd met koepel- en brancheorganisaties uit het bedrijfsleven.

Programmabureau e-factureren

Voor ondersteuning bij de implementatie van e-factureren bij aanbestedende diensten was in de periode januari 2016 tot 1 juli 2019 het Programmabureau e-factureren ingericht bij PIANOo. Het programmabureau nam de implementatie van e-factureren bij aanbestedende diensten niet over, maar ondersteunde bij:

  • Het technisch kunnen ontvangen en verwerken van e-factureren.
  • De organisatorische veranderingen die nodig zijn om de voordelen van e-factureren te kunnen benutten.

Het programmabureau gaf afdelingen Financiën, ICT en inkoop de benodigde informatie om e-factureren te kunnen verwerken. Bijvoorbeeld door het ter beschikking stellen van handreikingen en procesbeschrijvingen, maar ook via talloze presentaties en bijeenkomsten in het land. Daarnaast fungeerde het programmabureau als vraagbaak voor bestuurders, managers en projectleiders.

Terug naar: Aan de slag met e-factureren 
Terug naar: E-factureren in ontwikkeling