Open dialoog nodig voor omslag naar circulaire branche (Marktontmoeting Kantoorinrichting, 7 november 2019)

Toon pagina in menu

Marktconsultatie is een absolute must om te komen tot circulariteit van kantoorinrichting. Het gaat erom dat inkopende organisaties en leveranciers elkaar vertrouwen, samen innoveren en elkaar ruimhartig een kijkje in de keuken gunnen.

Wees realistisch en specifiek in je ambitie

Veel publieke opdrachtgevers stellen ambities als 100% duurzaam of volledig circulair. Leveranciers van kantoorinrichting zijn echter nu nog niet in staat om volledig circulaire aanbiedingen te doen en kunnen dat ook niet alleen. Toewerken naar volledige circulariteit in de branche van kantoorinrichting is een beweging waaraan opdrachtgevers en leveranciers samen invulling moeten geven. Het is daarbij belangrijk dat inkopende organisaties specifiek aangeven wat hun ambitie, doelen en behoeftes zijn.

Geef elkaar ruimte om de eigen processen te herzien

Bij de ontwikkeling naar circulaire kantoorinrichting hebben inkopende organisaties en leveranciers het wederzijdse vertrouwen nodig dat beide partijen toe willen werken naar een circulair model. Beide moeten de ruimte krijgen om de eigen interne processen te herzien als deze hieraan nog niet optimaal bijdragen. Inkopende organisaties hebben bijvoorbeeld tijd nodig om alle inkoopmedewerkers goed te betrekken bij de circulaire ambities. En leveranciers hebben tijd nodig om inzicht te kunnen verkrijgen in de gehele productieketen. Geef elkaar daar de ruimte voor, maar spreek elkaar ook waar nodig kritisch aan om stappen te blijven zetten.

Openheid over wat er nog niet goed gaat, maakt gezamenlijke groei mogelijk

Leer van elkaar. Wees open over de keuzes die u maakt én over de dingen die nog niet goed gaan of waar u nog onvoldoende grip op heeft. Door bewust onbekwaam te zijn en dat te delen, maakt u het mogelijk om tijdens de looptijd van een contract samen te groeien naar een circulair model voor kantoorinrichting. Een vruchtbare samenwerking begint met de juiste houding en een goede dialoog, en niet met een set afspraken of KPI’s.

Organiseer een dialoog met en een schouw voor de markt

Een schouw van een aantal kantoorruimtes kan heel waardevol zijn voor potentiële leveranciers. Zij kunnen zo beter bepalen wat de mogelijkheden zijn voor bijvoorbeeld levensduurverlenging of hoogwaardig hergebruik. Het advies aan inkopende organisaties is om zo’n schouw tijdig in het aanbestedingsproces, en bijvoorbeeld in combinatie met een marktconsultatie, te organiseren. Ook kan het zinvol zijn om een aantal meubels ter beschikking te stellen aan de leveranciers, zodat zij de mogelijkheden voor refurbishment kunnen onderzoeken.

Neem elkaar mee in uw overwegingen

Het toewerken naar een circulaire kantoorinrichting begint bij begrip voor elkaars overwegingen. Hoe beter inkopende organisaties en leveranciers elkaars redenatie, overwegingen en twijfels kennen, hoe beter zij op elkaar kunnen inspelen. Vanuit de leverancier vraagt dat soms om een kritische houding naar de inkopende organisatie. Bijvoorbeeld als het gaat om de niet-realistische eis dat producten 100% duurzaam moeten zijn. Vanuit de opdrachtgever vraagt dit soms om het loslaten van beperkende eisen, zoals het hanteren van de nieuwste NPR-normen in combinatie met een refurbishment-uitvraag. Meubilair van vijf jaar of ouder kan vaak niet worden refurbished, omdat het niet aan de huidige NPR-norm voldoet. Ook een kortweg ‘nee’ bij het beantwoorden van vragen in de Nota van Inlichtingen, behoeft aandacht. Een toelichting daarbij geeft de leverancier meer inzicht in de ambitie van de inkopende organisatie.

Spreek verwachtingen uit

Wat mogen inkopende organisaties en leveranciers van elkaar verwachten?

Vanuit de inkopende organisatie naar de leverancier:

  • Vertrouwen dat men er samen uitkomt
  • Wederzijds vertrouwen in elkaars organisatie
  • Een gezamenlijk doel
  • Onderbouwing van de ambitie met feiten en cijfers
  • Bereidheid om meer te betalen voor een meer duurzaam/circulair product
  • Een uniforme meetmethodiek
  • De wil om samen te innoveren
  • Leren van elkaar en kwetsbaarheid durven tonen
  • Kritisch zijn en ook durven inschrijven bij een ‘slechte’ uitvraag

Vanuit de leverancier naar de inkopende partij:

  • Vertrouwen door middel van partnerships en lange contractperiodes
  • Elkaar tijd gunnen om elkaar goed te begrijpen
  • Transparantie in onderbouwing, risico’s en financiën
  • Ruimte voor meerdere inschrijvers
  • Bewustwording en draagvlak over nut en noodzaak van duurzaamheid
  • Een inschrijfvergoeding bij aanbestedingen met een grotere inspanning
  • Stellen van samenhangende eisen waarin tegenstrijdigheden worden voorkomen

Over de marktontmoeting

Leernetwerk: Kantoorinrichting
Aantal deelnemers: 65 (circa 45 publieke inkopende organisaties, circa 20 vertegenwoordigers van leveranciers)
Bureau: Copper8

De leernetwerken worden gefinancierd met klimaatgeld uit het regeerakkoord. Hiermee geeft de Rijksoverheid via inkoop een impuls aan de transitie naar een klimaatneutrale en circulaire economie. Klimaatenveloppe: impuls klimaatneutraal en circulair inkopen