De juiste contractvorm zorgt voor een goede samenwerking (Leernetwerk Bouw, 4 april 2019)

Toon pagina in menu

Circulair aanbesteden is een term die we steeds vaker horen in de bouw. Tegelijkertijd is het voor inkopende organisaties vaak zoeken naar een concrete invulling van dit begrip. Hoe worden circulaire ambities vertaald naar selectiecriteria en gunningscriteria? En welke contractvorm is het meest geschikt?

Leerpunten

  • Zorg dat de circulariteitsambitie aansluit op de kernactiviteiten van de organisatie.
  • Persoonlijk leiderschap is onmisbaar om circulaire bouw aan te jagen.
  • Persoonlijke, functiegerelateerde circulariteitsdoelen werken stimulerend. Laat medewerkers bedenken wat zij binnen hun eigen invloedsfeer kunnen doen.
  • Denk goed na over de juiste contractvorm voor circulariteit. En wees op de hoogte van de mogelijkheden rond circulariteit van uitvoeringspartners.
  • Consulteer de markt. Kennis van de mogelijkheden die de markt biedt op het gebied van circulariteit is noodzakelijk voor het opstellen van een uitvraag of het kiezen van een contractvorm.

De eerste stap om tot een passende circulariteitsambitie te komen is het scherp stellen van de drijfveren voor circulariteit in de organisatie. Voorbeelden van drijfveren voor circulariteit zijn materiaalschaarste, financiën en de restwaarde, en imago. Een financiële drijfveer leidt bijvoorbeeld tot andere circulariteitskeuzes dan de intentie om een positiever imago te bereiken.

Ruime contracten

Zodra de circulariteitsambitie van de organisatie vaststaat, moet de inkopende organisatie deze vertalen naar een uitvraag en de keuze voor de contractvorm in de uitvraag. Hoe gaan inkopende organisaties om met risico’s en verantwoordelijkheden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer? En hoe wordt de creativiteit van de markt optimaal gestimuleerd? Voor een innovatieve, circulaire prestatie is een contractvorm gewenst die de markt de ruimte geeft om tot creatieve oplossingen te komen en deze door te ontwikkelen. Daaraan zijn vaak risico’s verbonden. Bij de huidige overspannen markt komt het soms voor dat slechts weinig marktpartijen inschrijven op complexe circulaire ambities. Dat komt doordat het risico veel groter is dan bij ‘traditionele’ projecten. Heldere en redelijke afspraken over de verdeling van verantwoordelijkheden en risico’s zijn daarom belangrijk voor een goede samenwerking. Bij een circulair bouwproject kost het contractmanagement bovendien meer tijd dan bij een “traditioneel” project. Daarvoor moeten de inkopende organisatie en opdrachtnemer genoeg ruimte reserveren.’

Marktconsultaties voor een betere keuze

Inkopende organisaties moeten weten hoe ver hun vaste uitvoeringspartners zijn op het gebied van circulariteit. Ontbreekt die kennis? Dan is het opstellen van een uitvraag of het kiezen van een contractvorm soms erg ingewikkeld. Het realiseren van een project via een prestatiecontract vraagt immers om een andere werkwijze van een opdrachtgever, dan wanneer er door de opdrachtgever een oplossing wordt voorgeschreven.  

Marktconsultaties helpen om te komen tot een betere uitvraag en passende contractvorm. Nodig de uitvoerende partijen uit. Of organiseer presentaties over de nieuwste producten en technieken op het gebied van circulariteit. Met een goed kennisniveau is het voor de publieke organisatie ook mogelijk om in een project bewust in te zetten op non-proven technology, proven technology of juist ‘laaghangend fruit. De keuze voor non-proven technology leidt over het algemeen tot een complexer project dan het inzetten op “laaghangend fruit”. Tegelijkertijd dragen beide strategieën in meer of mindere mate bij aan circulariteit. Ook hierbij is dus kennis van de markt nodig.

Draagvlak bevorderen

Eén van de belangrijkste succesfactoren die naar voren kwam tijdens de bijeenkomst was persoonlijk leiderschap. In projecten waarbij circulariteit succesvol is ingevuld, was er vaak een gedreven trekker. Stellen andere medewerkers andere belangen voorop, zoals tijd en geld? Dan belemmert dit vaak het persoonlijke leiderschap. Daarnaast kan een ongelijk kennisniveau over de mogelijkheden ervoor zorgen dat niet iedereen de circulaire ambities onderstreept. Ook kunnen inkopende organisaties terughoudend zijn wanneer zij weinig ervaring hebben met circulair inkopen. Gerichte ondersteuning kan deze drempel wegnemen. Een slimme manier om meer draagvlak te creëren? Stimuleer medewerkers om te bedenken wat zij binnen hun eigen invloedsfeer en functies kunnen bijdragen aan de ambitie. Persoonlijke, functie-gerelateerde circulariteitsdoelen die aansluiten op de kerndoelen van de organisatie kunnen mensen enthousiast maken.

Over de sessie

Tijdens de leernetwerksessie Circulair Inkopen Bouw kwamen 30 deelnemers bijeen. Uit de positieve reacties op de sessie blijkt dat de leernetwerksessie Circulair Inkopen Bouw voorziet in een behoefte. De deelnemers vonden het leerzaam en inspirerend om met gelijkgestemden aan tafel te zitten en herkenbare ervaringen te delen. In de komende sessies krijgen deelnemers aan de hand van voorbeeldprojecten concrete handvatten. Ook is er veel aandacht voor inhoudelijke kennis over circulaire inkoop.

Begeleiding

Alba Concepts begeleidde de sessie. Alba Concepts is een adviesbureau voor circulaire bouwprojecten en duurzame oplossingen in de vastgoedwereld.

De leernetwerken worden gefinancierd met klimaatgeld uit het regeerakkoord. Hiermee geeft de Rijksoverheid via inkoop een impuls aan de transitie naar een klimaatneutrale en circulaire economie. Klimaatenveloppe: impuls klimaatneutraal en circulair inkopen