Succesvolle circulaire kantoorinrichting begint bij intern draagvlak (leernetwerk Kantoorinrichting, 4 april 2019)

Toon pagina in menu

Voor het werk van circulair inkopende organisaties van kantoorinrichting is een breed intern draagvlak essentieel. De overgang naar een circulair inkoopproces heeft immers consequenties voor de hele organisatie. Niet alleen krijgt iedere eindgebruiker ermee te maken. Ook diverse andere afdelingen moeten hun standaardprocessen aanpassen.

Leerpunten

  • De belangrijkste succesfactor is het gedreven individu. Zij zijn cruciaal om de interne organisatie mee te nemen in de omslag naar circulair inkopen.
  • Betrek alle relevante disciplines in een vroeg stadium bij de circulaire ambitie. Dat leidt tot meer draagvlak.
  • Commitment vanuit het management is essentieel. Inkopende partijen moeten van hun management tijd, ruimte en vertrouwen krijgen. Ook moet het management zorgen voor ‘ontschotting’ tussen afdelingen.
  • Deel kennis en informatie effectiever. Laat de hele organisatie profiteren van kennis en kunde.
  • Formuleer een helder en samenhangend inkoopbeleid. Stuur vooral op de intentie: waarom willen we circulair inkopen? Dit geeft richting.

"In een circulair inkoopproces strekt de rol van de inkopende organisatie verder dan in een regulier inkoopproces." Zo zegt Sybren Bosch, consultant van Copper8. "Het gaat bij circulair inkopen immers niet alleen om het aanschaffen van producten. De inkopende partij moet ook procesmatige afspraken maken over bijvoorbeeld te leveren prestaties, levensduurverlenging of retourname. Daarmee heeft de inkoop effect op onder meer budgethouders, uitvoerders van het bestelproces en de facilitaire organisatie. Ook zij moeten dingen anders gaan doen. Zoals sturen op waardebehoud van meubilair en het plaatsen van circulaire bestellingen."

De belangrijkste succesfactor is het gedreven individu

Het meenemen van de interne organisatie in het veranderproces kost veel tijd en energie en is niet altijd eenvoudig. Bij circulair inkopen is daarom een belangrijke rol weggelegd voor ‘aanjagers’. Gedreven personen die het begrip van circulaire inkoop vergroten in de organisatie en enthousiasme overbrengen. De verantwoordelijkheid voor succes ligt niet alleen bij de inkoopafdeling, maar is organisatiebreed. Bosch: "Betrek alle interne stakeholders zo vroeg mogelijk bij de circulaire ambitie. En stel samen met hen doelstellingen op en stel prioriteiten vast."

Doorlopend commitment van het management

Omdat er op verschillende plekken in de organisatie veranderingen moeten plaatsvinden, is doorlopend commitment vanuit het management essentieel. Er zijn immers ook budgettaire beslissingen te nemen. Zo leidt de keuze voor hergebruik of renovatie van kantoormeubilair meestal tot lagere aanschafkosten, maar ook vaak hogere onderhoudskosten. Vaak zijn voor beide activiteiten (onderhoud en aanschaf) gescheiden interne budgetten vastgesteld. In zo’n geval kan het management beslissen om budget over te hevelen van het ene naar het andere potje. Zo kan het management het circulair inkoopproces faciliteren.

Samenhangend beleid ontbreekt nog vaak

Een belangrijke randvoorwaarde voor succes is één helder en onderling afgestemd beleid op circulair inkopen. Dat ontbreekt nog vaak. "Bij veel organisaties zie je 'haakjes' naar circulariteit terugkomen in de verschillende beleidsdocumenten", vertelt Bosch. "Maar samenhangend beleid dat mandaat geeft aan de inkoopafdeling, in lijn met andere beleidsthema’s, ontbreekt vaak. Bij het opstellen van één coherent inkoopbeleid is het zaak zoveel mogelijk te sturen op de intentie. Waarom willen we circulair inkopen? Dit geeft richting bij het specificeren van de ambities en de te maken afspraken bij het uitvoeren van een inkooptraject."

Kansen om van elkaar te leren

In Nederland is de markt op het gebied van circulaire kantoorinrichting relatief sterk ontwikkeld. Tegelijkertijd is het voor inkopende partijen en contractmanagers vaak nog onbekend gebied. "We weten steeds beter wat we níet weten, en waar de belangrijkste aandachtspunten liggen", besluit Bosch. "Nog niemand kan zich een expert noemen in de circulaire inkoop."

Over de sessie

Tijdens de leernetwerksessie Circulaire Kantoorinrichting gingen circa 25 deelnemers met elkaar in gesprek. In dit leernetwerk gaan deelnemers met elkaar in gesprek om van elkaars inzichten te leren. Ook delen ze proactief kennis en ervaringen die ze onderweg opdoen.

Begeleiding

De sessie werd begeleid door Copper8: een adviesbureau dat veel ervaring heeft in het begeleiden van circulaire inkooptrajecten.

De leernetwerken worden gefinancierd met klimaatgeld uit het regeerakkoord. Hiermee geeft de Rijksoverheid via inkoop een impuls aan de transitie naar een klimaatneutrale en circulaire economie.
Klimaatenveloppe: impuls klimaatneutraal en circulair inkopen