Leernetwerk Duurzame bedrijfskleding - verslag 11 september 2018

Ervaringen uitwisselen

Binnen het Leernetwerk kunnen deelnemers hun ervaringen uitwisselen. "Politie en Defensie hebben veel gemeenschappelijke items die we allebei los van elkaar inkopen", concludeerde een deelnemer na de kennismakingsronde. "Duurzaamheid nemen we wel in overweging, maar het staat nog niet hoog op de agenda", gaf een andere deelnemer aan. Een veelgehoorde associatie is: als je voor duurzaamheid kiest, kom je duurder uit, maar is dat ook zo? "Ik hoop dat ik handvatten krijg om concreet aan de slag te kunnen. Je hoort mooie verhalen over duurzaamheid, maar hoe pak ik het aan?" Organisator Hanneke op den Brouw gaf aan dat de bijeenkomsten zijn bedoeld om publieke organisaties te helpen bij het duurzaam inkopen van bedrijfskleding, het stimuleren van hergebruik van materialen en een reductie van CO2 uitstoot. "Hopelijk heb je aan het einde van de serie van drie bijeenkomsten een casus voor een aanbesteding."

Bevlogen gastspreker

Rob van Arnhem, luitenant-kolonel bij Defensie en verantwoordelijk voor categoriemanagement, was bereid zijn ervaringen met duurzaam inkopen te delen. Zijn belangrijkste aanbevelingen:

• Ontwikkel een visie op het gebied van duurzaamheid (en laat je inspireren door het Categorieplan van de overheid, kopieer daar uit!).
• Zorg dat je die visie met de markt deelt, wees daarover transparant, laat je plannen aan de markt weten, deel informatie over aanbestedingen zodat de markt de tijd heeft daarop in te spelen.
• Ga flexibel om met samenwerkingen.
• Laat innovatie aan de markt over.
• Zorg voor een duidelijke gunningsmatrix waarin kosten maximaal 50% meewegen.

Lees meer over zijn presentatie het uitgebreide verslag van de bijeenkomst van het  van het Leernetwerk Bedrijfskleding op 3 juli 2018.

Retourstroom

Over de retourstroom vertelt Van Arnhem dat die Defensie nu € 800.000 per jaar oplevert. "Elke twee weken gaan er 160 box-pallets van honderd kilo per stuk, vol met stukken stof, in de verkoop. Het is hoogwaardige grondstof, kledingstukken zijn met de hand geselecteerd en ontdaan van logo’s, mouwen en broekspijpen. Tot 2013 kostte de retourstroom ons geld voor vernietiging, nu zien we het als grondstof. Daarnaast levert hergebruik van kleding nog een besparing op." Een deelnemer vraagt of je een leverancier kunt verplichten om zijn producten terug te nemen, om zo een gesloten kringloop te bewerkstelligen? "Niet doen", zegt Van Arnhem. "Als je leveranciers daartoe gaat verplichten, haken ze af. Het organiseren van de retourstroom is een andere specialisme dan verkoop. Daarvoor zijn andere partijen op de markt." Ook raadt hij aan niet zelf toepassingen te bedenken voor de ingenomen spullen. "Laat dat over aan de markt, daar zit de creativiteit."

Duidelijk zijn over je plannen

Van Arnhem herhaalt dat het enorm belangrijk is om transparant te zijn naar de markt. "Bedrijven snappen anders niet wat de overheid nou eigenlijk wil en hoe onze organisatie in elkaar zit. Het beeld van de markt kan zijn: het gaat om de laagste prijs, niet om duurzaamheid. Een goede gunningsmatrix is niet alleen gebaseerd op prijs, geef duidelijk aan hoe prijs en duurzaamheid beide meewegen. Dan kan de markt met je meedenken." Een suggestie waarmee hij zich direct tot de vertegenwoordigers van de politie richtte: "Breng een scheiding in je assortiment aan. Benader de inkoop voor je core business anders dan je niet core business."

Creativiteit in inkoop

Ook moedigt hij aan creatief te zijn. "Misschien is het basisproduct nog niet duurzaam in te kopen, maar kun je bijvoorbeeld verpakking besparen." Ook wees Van Arnhem zijn contractleverancier bijvoorbeeld op de mogelijkheid van duurzaam geproduceerde veters. "We hebben ze gevraagd om te zorgen dat die veters voortaan in de schoenen zitten."

Duurzaam inkopen is minder inkopen?

Een van de deelnemers oppert: "Is de meest duurzame vorm van inkopen niets inkopen? Of ben je ook bezig met minder inkopen?" Rob van Arnhem antwoordt dat hij verplicht is een bepaalde voorraad aan te houden: "Medewerkers mogen natuurlijk niet zonder uitrusting komen te zitten." De vraag komt naar voren of je mensen kunt belonen als ze minder spullen en uitrusting gebruiken. Conclusie: op zich een prima idee, maar er zijn meer aspecten dan alleen inkoop mee gemoeid. Die moeten worden meegenomen om tot een succesvolle aanpak te komen.

Draagvlak creëren in je eigen organisatie

Er komt ter sprake dat het lastig is om in de organisatie draagvlak te creëren voor duurzaam inkopen. "Mensen hebben vooroordelen: vooral dat het duurder is", oppert een deelnemer. Van Arnhem geeft aan dat bij zestien van de zeventien aanbestedingen die hij recent heeft afgerond de kosten, ondanks de doelstellingen op het gebied van duurzaamheid, lager uitpakten dan geraamd op basis van eerdere aanbestedingen. Toch blijft het een uitdaging om anderen in je organisatie mee te krijgen, daarover is iedereen het eens. De tweede helft van het programma gaat dan ook over de vraag: hoe creëer je draagvlak en welke rol heb je als inkoper als het gaat om interne communicatie. Bureau Involve verzorgt daarvoor een workshop.

Vooral persoonlijke communicatie

Hoeveel belang hecht je aan interne communicatie? Op die vraag antwoordt het merendeel van de deelnemers: veel belang. Enkelen geven aan: er zijn ook andere belangrijke zaken.

Bij de vraag welk middel het meest effectief is in interne communicatie, is de groep eensgezind: persoonlijke communicatie. Wat is de rol van inkoop bij interne communicatie? Hierover is de groep verdeeld. Overtuigen, zeggen zes deelnemers. Informeren, zeggen er acht. Officieel geen rol, geven twee deelnemers aan. Zes deelnemers kiezen niet voor overtuigen of informeren, maar zien wel een rol. Die is echter afhankelijk van hoe je bij een proces betrokken bent: soms moet je ‘gewoon’ de inkoop uitvoeren, soms kun je een discussie over duurzaamheid wel degelijk aanjagen.

Inhoudsdeskundige

Inkopers hebben mogelijk niet zélf de belangrijkste rol in de communicatie, maar kunnen wel initiator zijn. Zorg dat je anderen meekrijgt en meehelpt zodat zij het verhaal intern kunnen vertellen, is de aanbeveling van de workshopleider van Involve. "Je bent wel inhoudsdeskundige." Tot slot oefenen de deelnemers in groepen met gespreksvoering, waarbij het de kunst is alleen open vragen te stellen (dus géén vragen die met ja of nee te beantwoorden zijn) en feedback geven. Door open vragen te stellen, krijg je meer informatie van een ander - en door de ander aan te moedigen, voelt deze zich gehoord. De deelnemers oefenen daadwerkelijk met gesprekken waarin zij bewust met open vragen werken en alleen motiverende feedback geven. "Alleen maar blijven praten, zenden, anderen vertellen over duurzame inkoop, heeft een averechts effect. Zorg dat je in gesprek met je collega’s blijft, stel open vragen en laat met je reactie merken dat je hun verhaal echt hoort. Dan bereik je meer." De deelnemers ervaren het zelf in de oefeningen.

Enkele reacties van deelnemers

Wat nemen de deelnemers mee van de bijeenkomst van het Leernetwerk en wat hopen ze nog te leren in de volgende bijeenkomsten? Shan Shan van Eede, productspecialist bij Defensie: "Ik hoop tips en trucs mee te krijgen hoe we eisen aan duurzaamheid kunnen opstellen. Daar heb ik in mijn werk het meeste mee te maken. We zijn nu bijvoorbeeld met het contract voor inkoop van overhemden bezig en zoeken naar een houvast om met duurzaamheid om te gaan. Hoe vergelijk je offertes van leveranciers die duurzaamheid in hun aanbod hebben verwerkt? Een goede beoordeling is belangrijk voor ons hele inkoopproces. We moeten de offertefase goed doorlopen, ook om problemen en rechtszaken met leveranciers te voorkomen."

Barbara Budding, portfoliomanager Instituut Fysieke Veiligheid: "In de inkoop van bedrijfskleding is duurzaamheid bij ons wel ingeburgerd. We zoeken naar mogelijkheden om het uit te bouwen naar de Veiligheidsregio’s. Ze zijn autonoom, maar werken bijvoorbeeld op het gebied van bedrijfskleding al wel samen. Wij willen kennis en kunde opbouwen zodat wij de Veiligheidsregio’s het beste kunnen ondersteunen. Ik vond het interessant wat Rob van Arnhem vertelde over de gunningscriteria: die moeten helder zijn, ook als het gaat om hoe zwaar de prijs meeweegt. Dat betekent ook dat je helder moet hebben wat je wilt bereiken met de aanbesteding. Verder wil ik van de andere deelnemers leren en mijn kennis delen."

Theo Brakenhoff, inkoper Politie: "Je hoort veel over duurzaamheid en MVO. Waar wij behoefte aan hebben, zijn duidelijke richtlijnen en regels. Hoe moet ik aanbiedingen beoordelen? Dat is nog moeilijk. Bovendien hebben veel mensen toch het idee dat duurzaam duurder is. Dat hoeft dus niet per se, hoorde ik vandaag van Rob van Arnhem, maar stel dat het wel zo is: wat is MVO dan waard? Wanneer is het een hogere prijs waard? Dat is nog ongrijpbaar. Het zou mooi zijn als er een goede beoordelingsmatrix is, juridisch getest en zo in aanbestedingen te gebruiken. Nu is de opdracht om ‘MVO’ in te kopen eigenlijk nog onvoldoende duidelijk voor ons. Vraag aan tien man: wat is MVO, dan krijg je tien keer een ander antwoord. Voor een opdracht moet je duidelijke kaders hebben. Daar ben ik naar op zoek."

Lees ook het verslag van de eerste bijeenkomst in juli 2018 waar inkopers van diverse overheidsorganisatie bij aanwezig waren.

Leernetwerk Duurzame bedrijfskleding - verslag 3 juli 2018

Leernetwerk Duurzame bedrijfskleding

Programma Klimaatneutraal en Circulair Inkopen 

Het Leernetwerk Duurzame Bedrijfskleding is onderdeel van het programma Klimaatneutraal en Circulair Inkopen, dat gefinancierd wordt uit de Klimaatgelden uit het regeerakkoord.
Klimaatenveloppe: impuls klimaatneutraal en circulair inkopen