Leernetwerk Circulaire ICT: de innovatie zit bij de marktpartijen - verslag 28 november 2018

Toon pagina in menu

ICT heeft op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen behoefte aan een grote sprong voorwaarts. Intensiever contact en een betere samenwerking met de markt is daarvoor de beste optie, is de belangrijkste conclusie van de leernetwerkbijeenkomst ICT van 28 november 2018. Want daar zit de innovatiekracht.   

Bij de start van de leernetwerkbijeenkomst ICT in het Beatrixgebouw in Utrecht blikt Klaas van der Sterren (Rijkswaterstaat) terug op het afgelopen half jaar. "De weg naar klimaatneutraal en circulaire ICT bestaat uit kleine stapjes. In de vorige bijeenkomsten hebben we de behoeftepeiling verkend, en hoe je die behoefte in je aanbesteding verwerkt. Je krijgt immers wat je vraagt. We hebben het juridische kader van aanbestedingen besproken en besproken  hoe maatschappelijk verantwoord inkopen een zaak wordt van de gehele organisatie. Dus niet alleen van inkoop." Voor deze laatste bijeenkomst vandaag zijn diverse marktpartijen uitgenodigd, die daar gretig gehoor aan hebben gegeven. "Het uitgangspunt 'de klant is koning' werkt hierbij niet. Je kunt de weg naar duurzaamheid niet opleggen aan de markt, je moet het gezamenlijk met de markt gaan doen."

Levensduurverlenging

Na een tiental één-minuut-pitches van negen marktpartijen en de gemeente Amsterdam worden vier groepen gevormd die in twee sessies met een specifieke uitdaging aan de slag gaan. De bedoeling is om over vier verschillende vraagstukken te discussiëren en daar leerpunten uit te distilleren.

In de eerste groep, geleid door Esther van Bergen van Cenex Nederland, staat levensduurverlenging centraal. Probleem is hierbij dat het niet duidelijk is welk effect u daadwerkelijk bewerkstelligt. Bijvoorbeeld omdat u (nog) geen specifieke informatie van fabrikanten krijgt over de grondstoffen (bijvoorbeeld schaarse metalen) in apparatuur. U weet dus niet precies wat u koopt en wat de impact daarvan is. Daardoor is het moeilijk om de juiste keuzes te maken. Het eerste leerpunt uit deze discussie is: blijf vragen naar de ‘Bill of Materials’, die moet uiteindelijk beschikbaar komen voor meer transparantie en betere afwegingen. Tegelijkertijd moet het zo lang mogelijk willen verlengen van de levensduur onder de loep. Is dat wel altijd de beste keuze? Er is een moment dat de aanschaf van een nieuw, energiezuiniger apparaat het wint van het verlengen van een ouder apparaat, dat ook om meer onderhoud en ondersteuning vraagt. En is doorverkopen van iets wat daarna uit beeld raakt, wel beter dan recyclen? Het laatste leerpunt betreft innovatie. Daar moeten de uitvragen meer op worden ingericht, trigger de markt om er in mee te gaan.

Dichtgetimmerde uitvragen

De tweede groep buigt zich onder leiding van Albert Geuchies, Contractmanager Categorie Datacenters van de Rijksoverheid over de vraag: wanneer is iets refurbished of hergebruikt? Dat is als eerste een definitievraagstuk. Geuchies zelf kent het voorbeeld van een organisatie die refurbished laptops bestelde. Ze kregen nieuwe laptops geleverd die één keer uit de doos waren gehaald, waren aangesloten en vervolgens terug in de doos gingen als ‘refurbished’. Stel daarom ook eisen aan refurbished, bijvoorbeeld dat ze minimaal een jaar echt gebruikt zijn. "De hamvraag is uiteindelijk wat je wilt met duurzaamheid. Beleid op dit gebied is meestal ruim geformuleerd. Dat lijkt lastig. Tegelijkertijd kun je als inkoper die ruimte ook gebruiken om het zelf in te gaan vullen." Momenteel zijn ICT-uitvragen voor 95% gebaseerd op technische aspecten. Daardoor zijn uitvragen vaak al bij voorbaat zo zeer dichtgetimmerd met technische eisen, dat slechts weinig marktpartijen het kunnen leveren en innovatie uitblijft. Uitvragen moeten juist richting functionele omschrijvingen gaan. Hiervoor moeten inkopers de hulp van de markt inroepen. "Want daar zit de innovatie. Ga in gesprek. Met de usual suspects, maar ook zeker met kleine partijen, wiens bestaansrecht vaak op innovatie is gestoeld. Met kennis uit de markt kun je een kostenplaatje presenteren, waarmee je ook de beleidsmakers in je eigen organisatie kunt overtuigen."

Track & trace

Circulair is nu nog een stip aan de horizon, stelt Femke Nagel, PhiFactory in haar End of life / end of use-groep. Daar komen we door eerst met kleine stapjes te beginnen. Een belangrijke aspect onderweg is informatiedeling tussen aankopers, producenten en resellers, ook via marktconsultaties, marktverkenningen en het delen van best practices. Verder is er duidelijk behoefte aan track & trace, zodat apparatuur niet van de radar verdwijnt. Leg bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid bij de leverancier en zorg ervoor dat een goede afvoer in de uitvraag wordt vermeld. Andere leerpunten uit deze groep zijn:

  • Maak een helder beleid, leg daar bijvoorbeeld in vast dat meer duurzaamheid borgen meerkosten mag opleveren;
  • Spreek een universele taal;
  • Zorg voor een eenduidige uitvraag;
  • Betaal voor gebruik en niet voor bezit.

Handreiking

Als vierde en laatste groep presenteert Klaas van der Sterren hun bevindingen. Hun insteek, technische specificaties versus functionele uitvraag, is met name in de groep van Geuchies ook al aan bod geweest. Net als die groep, wil ook Van der Sterrens groep absoluut de functionele kant op. Wat daarbij kan helpen is open vragen stellen in uw uitvraag en door een handreiking te bieden in de beoordelingscriteria. "Het is belangrijk om tot een duidelijke route te komen en helder te formuleren wat je als organisatie wil. De inkoper moet hier bijvoorbeeld bij budgetbeheerders en beleidsmakers draagvlak voor vinden. De gehele organisatie moet het beleid faciliteren én extern communiceren."

Contact met de markt is hierbij cruciaal, in de vorm van een constante dialoog. U moet elkaar verder helpen. Geef de markt ook gelegenheid om hun expertise in de vraag te kunnen ‘infietsen’.

Na afloop is Van der Sterren benieuwd of inkopers en marktpartijen al concreet tot afspraken met elkaar zijn gekomen. Dat is wat opportuun, zo blijkt. "Maar het is al mooi dat we hiervoor zijn uitgenodigd", reageert de vertegenwoordigster van Canon. "Dat gebeurt eigenlijk nooit." Lesley le Roux (Gemeente Amsterdam) vult aan: "Het is een probleem van ons allemaal. En dit is wel het begin van een concreet verhaal en in die zin al enorm waardevol."

Transform Together

Van der Sterren sluit af met de mededeling dat het ICT-leernetwerk MVI volgend jaar in een andere vorm vervolg krijgt. "Er is een mismatch tussen wat je met inkoop kan doen en de ontwikkeling van nieuwe ICT-hardware. Het is nodig om met de merkeigenaren een duidelijk duurzaamheidsdoel te omarmen waar we naar toe kunnen werken. Daarom gaan we internationaal opschalen, via aansluiting bij de internationale organisatie Transform Together. Hierbij betrekken we de deelnemers van dit leernetwerk." Meer informatie hierover volgt in januari via de PIANOo-website.

Programma Klimaatneutraal en Circulair Inkopen 

Het Leernetwerk Circulaire ICT is onderdeel van het programma Klimaatneutraal en Circulair Inkopen, dat gefinancierd wordt uit de Klimaatgelden uit het regeerakkoord.
Klimaatenveloppe: impuls klimaatneutraal en circulair inkopen