Leernetwerk Duurzame bedrijfskleding - verslag 20 november 2018

Ruud Scheerder van PIANOo verzorgde een korte toelichting op de MVI-criteriatool. Deze nieuwe tool helpt inkopers bij het samenstellen van duurzaamheidseisen en –wensen in hun aanbesteding. Op de website mvicriteria.nl is eenvoudig een document met criteria te maken en te downloaden zodat je het kunt toevoegen aan aanbestedingsdocumenten. De criteria zijn onderverdeeld in verschillende ambitieniveaus. Dankzij feedback uit de praktijk worden de criteria blijvend aangescherpt.

mvicriteria.nl

Een concrete praktijkcase

De bijeenkomst stond in het teken van een case over de inkoop van sportkleding. Hiermee gingen de deelnemers in drie groepen aan de slag. De opdracht: formuleer doelstellingen, maak keuzes over de procedure, perceelindeling en kom tot geschiktheidseisen, duurzaamheidseisen, gunningscriteria en gewenste contractduur. Deelnemers konden de nieuwe MVI-criteria toepassen. Na een stevige anderhalf uur denken, discussiëren en keuzes maken, presenteerden de groepen hoe zij de aanbesteding van de sportkleding zouden aanpakken.

Presentaties

De eerste groep (onder leiding van Hanneke op den Brouw van Rijkswaterstaat) bestaande uit vertegenwoordigers van gemeente, politie en Defensie, heeft lang met elkaar van gedachten gewisseld om tot goede doelstellingen te komen. Uiteindelijk heeft de groep gefocust op twee doelstellingen: levensduurverlenging en CO2-reductie. Een eis in de aanbestedingscase is dat de kleding maximaal 3% duurder mag zijn dan in het huidige contract. De groep geeft aan dat kwaliteit van de goederen ook een MVI-aspect is. Om de levensduur te verlengen wordt goed nagedacht over de wijze van reiniging en worden zo min mogelijk logo’s en bedrukking gebruikt. Zo is de kleding beter geschikt voor hergebruik en recycling.

Begin open

De deelnemers kiezen voor één perceel, een contractduur van vier jaar met mogelijke verlenging en geven direct aan dat een langer durend contract meer ruimte biedt voor innovatie. Verder hebben ze ervaringen uitgewisseld over: hoe voorkom je dat je steeds weer met dezelfde bedrijven zaken doet en hoe kom je met nieuwe partijen in contact? Ideeën hiervoor zijn een uitgebreide marktconsultatie, het houden van een leveranciersdag of het betrekken van een branchevereniging. De groep wil goed onderzoeken wat er mogelijk is qua milieuvriendelijk materiaal. "Van de vorige sessie is me bijgebleven: leg je oor te luisteren in de markt", zei een van de deelnemers. Een advies: "Fixeer niet op het prijsniveau. Begin open. Zorg dat je goed weet waar een leverancier mee bezig is. Is het bijvoorbeeld haalbaar om 10% recyclede content te vragen in een aanbesteding? Na een goede marktconsultatie heb je beter zicht op wat je kunt eisen." Ook als het gaat om hergebruik van de kleding kun je een beroep doen op de creativiteit van de markt.

Trigger marktpartijen

De tweede groep (onder leiding van Jan Langelaar van het IFV) zit op hoofdpunten op dezelfde lijn als de eerste groep. Ze staan stil bij een aantal vragen: wat is precies de behoefte, waar hebben de afnemers sportkleding voor nodig? Antwoord op deze vraag levert input op voor de aanbesteding voor wat betreft het aspect ‘kwaliteit’. In de doelstellingen betrekken zij ook de dienstverlening van de leverancier en circulariteit: wat is er mogelijk als het gaat om retouren? Ook deze groep geeft aan dat ze het belangrijk vinden om een goede marktverkenning te doen en bedrijven te spreken. Op die manier krijg je beter zicht op de laatste mogelijkheden en kun je markpartijen triggeren actuele innovaties toe te passen. Als aandachtspunt brengen ze naar voren dat je als kleine overheidsorganisatie inkoopvolume kunt vergroten door samen te werken met andere overheden.

 ‘Gekaderde vrijheid’

De groep stelt voor een functionele uitvraag te doen. Dat wil zeggen: ‘duidelijk aangeven welke eisen je aan kleding stelt, bijvoorbeeld qua trekweerstand of scheurvastheid. En niet al invullen welk materiaal het beste is’. Ze gebruiken de term ‘gekaderde vrijheid’. Stel functionele eisen en laat leveranciers met advies en ideeën komen over materiaal. Verder geeft de groep aan dat ze voornemens zijn een dashboard samen te stellen waar alle informatie overzichtelijk bij elkaar komt om een goede selectie te maken in de gunningsfase. Tot slot hebben ze alternatieve eigendomsvormen besproken. In de nabespreking komt als punt van aandacht naar voren: hoe controleer je dat alle eisen in je aanbesteding worden nageleefd? ‘Klopt de meting ook echt met wat je geleverd krijgt? Hoe kun je controleren wat de herkomst van gerecycled materiaal is?’

Dozenschuiver of producent: betrouwbare leverancier?

Tot slot presenteert de derde groep (onder leiding van Inge van der Vaart van bureau KplusV) hun gedachten over de aanbestedingscase. Zij zijn begonnen met een inventarisatie van wat de gebruikers willen. Over hoeveel sets kleding gaat het concreet? Ze benoemen diverse MVO-criteria als aanvulling op wat door de andere groepen al naar voren is gebracht: wat gebeurt er met het kledingstuk aan het einde van de levensduur? En: onder welke arbeidsomstandigheden wordt het geproduceerd? Met de 3%-eis (meer mogen de kosten niet toenemen ten opzichte van het huidige contract) kun je nog redelijk flexibel omgaan, geeft de groep aan. Ook bespreekt de groep de mogelijkheden voor levensduurverlenging, diverse contractvormen voor koop vs. lease, wel/niet wassen in het contract meenemen en retouren. Wat is een betrouwbare leverancier? Voldoet een ‘dozenschuiver’ wel of niet aan de geschiktheidscriteria? "We willen in de eerste plaats een betrouwbare leverancier. Als een dozenschuiver goed zicht op het productieproces heeft, kan het een prima leverancier zijn. Zelfs beter dan een producent die niet precies weet wat er in zijn productieketen speelt." Ook kan het DNA van de leverancier, de manier waarop ze zelf omgaan met zaken als circulariteit en arbeidsomstandigheden, een geschiktheidseis zijn. Verder geeft de groep aan dat ze kiezen voor een openbare Europese aanbesteding. Voor de duurzaamheidseisen heeft de groep gewerkt met mvicriteria.nl. Voor wat betreft het contract willen ze een verplichting tot innovatie opnemen, gericht op materiaalgebruik. Daarbij wordt wel opgemerkt dat het lastig is om innovatie goed binnen het contract te formuleren.

Praktische toepasbaarheid

Het werken aan de case levert veel stof tot discussie, nieuwe inzichten en dilemma's op. "Goed om op deze manier te bespreken", reageert een deelnemer. Bij een aantal anderen klinkt de wens om een nog concreter kader te hebben voor duurzaamheid in aanbestedingen. Terugkerende vraag: hoe kunnen we de praktische toepasbaarheid van de kennis over MVI vergroten? In 2019 krijgen de bijeenkomsten van het Leernetwerk Duurzame bedrijfskleding een vervolg waarbij zoveel mogelijk tegemoet wordt gekomen aan deze vraag. Meer informatie hierover volgt in januari 2019.

Boek circulair inkopen

Verder lezen? Dit boek over circulair inkopen belicht acht praktische stappen:

Circulair inkopen in 8 stappen op copper8.com.

Verslagen eerdere bijeenkomsten

In 2018 kwam het Leernetwerk Duurzame bedrijfskleding een aantal keer bij elkaar. In 2019 is het Leernetwerk terug met nieuwe activiteiten die inkopers van de overheid helpen om circulair inkopen concreet vorm te geven in hun aanbestedingen.

Leernetwerk Duurzame bedrijfskleding - verslag 3 juli 2018
Leernetwerk Duurzame bedrijfskleding - verslag 11 september 2018

Programma Klimaatneutraal en Circulair Inkopen 

Het Leernetwerk Duurzame Bedrijfskleding is onderdeel van het programma Klimaatneutraal en Circulair Inkopen, dat gefinancierd wordt uit de Klimaatgelden uit het regeerakkoord.
Klimaatenveloppe: impuls klimaatneutraal en circulair inkopen